Им могут предложить исправить ошибку

Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-просьбы .docСкачать образец заполнения письма-просьбы .doc

Правила составления письма-просьбы

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

• сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
• причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
• ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
• цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Как отправить письмо

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

После отправления письма

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

Скачать пример письма-просьбы о выделении денежных средств .rtf

От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.

Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

С уважением, Петрова А. А.

Пояснение:

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

• Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
• Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
• Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-просьба о поставке товара

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Скачать пример письма-просьбы о поставке товара .rtf

Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

Наши контакты: (уточнить).

С уважением, Борис Борисович.

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Скачать пример письма-просьбы о предоставлении скидки .rtf

Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.

С уважением, Борис Петров.

Пояснение:

В письме есть следующие важные пункты:

• Объяснение необходимости скидки.
• Указание точного размера скидки, сроков.
• Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Скачать пример письма-просьбы о снижении арендной платы .rtf

Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.

Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

С уважением, Иван Иванович.

Пояснение:

В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Скачать пример письма-просьбы об оплате задолженности .rtf

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

С уважением, Петр Петрович.

Пояснение:

В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

• Точная сумма долга.
• Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
• Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Скачать пример письма-просьбы об отсрочке платежа поставщику .rtf

Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.

Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

• 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
• 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.

Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

С уважением, Иван Иванович.

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Скачать пример письма-просьбы оплатить за другую организацию .rtf

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

С уважением, Петр Петрович.

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Скачать пример письма-просьбы о содействии в решении вопроса .rtf

Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»

Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

С уважением, Иван Иванович.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Письмо-просьба считается наиболее часто встречающимся способом служебной переписки. Среди предпринимателей подобная переписка осуществляется при прошении о какой-нибудь услуге, о выполнении работы или, например, при надобности ознакомится с товаром – прислать образцы или согласовать определенные мероприятия и т. д.

Целью такого прошения является побуждение адресата к выполнению определенных действий, необходимых отправителю. При составлении такого документа требуется соблюдать правила делопроизводства, не допуская ошибок, исправлений и зачеркиваний, с грамотным изложением письменной речи.

Общие сведения

Письмо-просьба составляется в тех обстоятельствах, когда его отправителю требуется получить от другого лица какие-нибудь сведения, документы или обратиться с деловой инициативой и просьбой отозваться на нее. Документ может быть отослан в организацию конкретному лицу (директору предприятия, начальнику подразделения или другому лицу) или физлицу с прошением. Выражение прошения о содействии обязано выражаться в соответствии с общепринятыми правилами служебной переписки.

Документ может быть написан на чистом листе формата А4 или на фирменном бланке (если с прошением обращается представитель организации). При этом, его можно заполнить вручную или набрать на компьютере с последующей распечаткой на принтере:

1. При заполнении письма вручную, рекомендуется писать разборчивым почерком и, желательно, красивым и каллиграфическим.
2. При наборе на компьютере – нужно ответственно отнестись к подбору шрифта, его размеру и размещению текста на листе, при необходимости – использовать структурированный текст.

И в первом и во втором варианте — не надо пренебрегать красивым оформлением документа (соблюдением полей, абзацев и красной строки). Нередко, получив такое письмо, у адресата формируется первоначальное впечатление об отправителе, и соответственно, в зависимости от него, может быть принимается положительное или отрицательное решение.

(Видео: «Письмо просьба образец»)

Причина и цель обращения

Прежде чем изложить в письме с прошением, требуется обосновать причину прошения и цель, а также продумать, почему заявитель хочет обратиться, именно, к данному лицу. При заполнении письма, можно обосновать причину обращения к данному человеку, например, со следующих фраз:

1. Вы считаетесь высокопрофессиональным экспертом в данном сегменте …
2. Вы всегда участвовали во многих мероприятиях нашего предприятия …
3. Ваше подразделение является определяющим …
4. Вы способны разрешить наиболее сложные вопросы в области …
5. За многие годы нашего взаимосотрудничества накоплен огромный положительный опыт между …

После отображения одной из перечисленных формулировок требуется обозначить цель написанного послания, с объяснением сложившихся обстоятельств.

Здесь можно воспользоваться следующими фразами:

• В связи с тем, что …
• Для разрешения сложившихся обстоятельств …
• В целях продвижения бизнеса …
• Для получения высоких успехов в …
• Для предотвращения конфликтов …

После обозначения причины составленного письма и цели его оформления, можно изложить прошение. Текст обязан быть составлен корректно, лаконично и уважительно.

Правила составления письма-просьбы

Унифицированного шаблона писем с просьбой на сегодняшнее время не существует. Тем не менее, такой документ обязан быть составлен в стиле официального служебного письма, с соблюдением общепринятых норм в делопроизводстве и соблюдением служебной этики.

Прежде чем начать заполнять письмо, требуется иметь ввиду, что документ может быть отослан, как одному конкретному лицу, так и группе лиц (к примеру, менеджерам, коллективу бухгалтерии, юридическому отделу и т.д.).

Если письмо с прошением отсылается юр. лицом, то его лучше составлять на фирменном бланке предприятия. Как и любой служебный документ, письмо с прошением обязано состоять:

1) Из вступительного раздела («шапки»), где обозначаются:

• Реквизиты адресата, с отображением названия фирмы и Ф.И.О. руководителя.
• Данные об авторе послания.

2) Название послания.

3) Причины обращения, со ссылкой, например, «на основании предварительной договоренности …», «на основании организованной встречи …», «на основании телефонного разговора» и т.д.);

4) Цели обращения, к примеру «… в целях устранения проблемы», «… во избежание недоразумения …», «для недопущения нарушений» и т.д.).

5) Основной части, где обозначается суть просьбы, прошение может излагаться в свободном стиле, используя формулировки: («… просим Вас …», «… обращаемся с просьбой …» и т.д.). При этом, прошение требуется излагать в уважительном стиле, лаконично, но с полным изложением того, что, именно, требуется отправителю, чтобы адресат понял проблему и у него не возникли вопросы. В то же время, прошение обязано быть конкретизированным, например, при прошении о выполнении услуги, требуется обозначить ее, с отображением цены, или численности, желаемого срока и т. д. Не будет лишним, если предварительно будет высказан комплимент в адрес получателя послания, например, «… зная ваш большой авторитет …», «восхищаясь Вашими организаторскими способностями …» и т.д.).

Примечание. Если в письме содержится несколько запросов, то рекомендуется их перечислить в структурированном тексте, с отдельными пунктами.

6) Если письмо предполагает написание ответа в обозначенный срок, то это рекомендуется сделать корректно.

7) Если в просьбе выражается, например, предложение о сотрудничестве, то в конце послания можно отметить выгоду, которую получит адресат, если положительно откликнется на просьбу отправителя, или объяснить — какое важное значение занимает решение просьбы.

Отправлением и получением писем, обычно, занимаются секретари учреждений (в крупных фирмах такая обязанность может возлагаться на целые отделы). После заполнения такого письма, необходимо его перечитать, убедиться в отсутствии грамматических ошибок, помарок, после чего передать руководителю предприятия на подпись.

9) Подписанное директором письмо подлежит регистрированию в книге исходящей корреспонденции, с присвоением ему номера и даты, и отправляется адресату.

Пример письма-просьбы

Различные варианты

Как уже отмечалось, письма- просьбы получили широкое распространение среди коммерческих предприятий. В большинстве своем, отсылая такие письма, авторы посланий ставят целью побуждение адресата откликнутся на прошение. Поэтому, для этого нужно написать письмо таким образом, чтобы заинтересовать получателя корреспонденции в положительном решении излагаемой просьбы, и чтобы он увидел и свой интерес в предложении.

Поэтому, отправителю требуется продумать текст письма и составить его с учетом психологического характера адресата. В зависимости от ситуации письма-просьбы могут быть следующего типа:

1. Письмо с просьбой без обоснования.
2. Письмо с просьбой с обоснованием.
3. Письмо с несколькими просьбами.

Далее предлагается рассмотреть различные варианты писем с изложением просьбы в зависимости от возможных сложившихся обстоятельствах.

(Видео: «Как написать дел письмо, примеры образцы писем»)

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо с таким прошением, обычно составляются в тех обстоятельствах, когда автор послания желают добиться получения финансовых средств от государственных ведомств, от каких-либо спонсоров и даже от граждан.

При написании такого письма, например, от некоммерческой организации, требуется заполнить «шапку», с отображением:

1. Названия адресата (государственного ведомства), с указанием Ф.И.О, возглавляющего ведомство или являющегося членом законодательного собрания.
2. Реквизитов автора отправляемого документа.
3. Уважительного обращения.
4. Краткого отображения, чем занимается организация, направившая письмо-просьбу.
5. Просьбы об оказании финансовой помощи, с пояснением ее надобности (для ремонта, аренды или для зарплаты и т.д.).
6. Можно сослаться, на законодательные инициативы, озвученные либо президентом РФ, либо председателем Совмина, либо другим высокопоставленным чиновником. Это, обычно, может подхлестнуть адресата в положительном решении в надежде на карьерный рост, так как помощь организации может содействовать ему в достижении такой цели.
7. Непременно, нужно указать конкретную сумму финансовой помощи, которая нужна организации.

Такое письмо-просьба может иметь следующий вид.

Скачать

• Образец, doc
• Бланк, doc

Письмо-просьба о поставке товара

Письма такого плана, как правило направляются партнерам по бизнесу, с просьбой о поставке того или иного товара. Форма письма и его структура такая же, как и любого подобного документа, с обозначением «шапки», где отображается адресат и отправитель, а также уважительного обращения.

Здесь же рекомендуется сообщить источник, где отправитель узнал о товаре, гарантировать со своей стороны о своевременном выполнении своих обязательств при сотрудничестве, и обосновать взаимную выгоду от такой сделки, а также надежду на совместное сотрудничество.

Скачать

• Образец, doc
• Бланк, doc

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Как правило подобные письма отсылаются компаниям-поставщикам. Согласно маркетинговой политики фирма может выпросить различные виды скидок, к примеру:

1. Скидки за снижение сроков оплаты.
2. Скидки постоянным покупателям.
3. Скидки, при распродаже товара, связанные с обновлением ассортимента или распродажей на складе.
4. Скидки, связанные с экономическим кризисом и т. д.

Например, фирма организовывает выставку, обеспечением которой занимается типография, поставляющая стенды и прочую печатную продукцию. При ощутимой стоимости услуг с наступлением кризиса, в результате чего возникли сложности по оплате типографской продукции, организатор выставки может обратиться к руководству типографии о скидке тарифов.

В письме потребуется обозначить следующее:

• Объяснить потребность скидки.
• Указать точную величину скидки и на какой период.
• Можно намекнуть, что, если типография не согласится с предложением, фирма прекратит сотрудничество.

При этом, текст должен написан так, чтобы документ было прочитан полностью и типография согласилась на инициативу о скидке.

Скачать

• Образец, doc
• Бланк, doc

Письмо-просьба о снижении арендной платы

В каждом бизнесе может случиться ситуация, особенно в момент экономического кризиса, когда жестко требуется сокращать те или иные направления. Одной из мер по спасению ситуации может стать сокращение арендной платы, которая занимает немалую долю в общих расходах.

Арендная плата «ложиться неподъемным грузом» на множество фирм. Ее снижение обеспечивает фирме находиться на плаву в сложный период. Отсылая письмо с ходатайством о снижении арендной платы, рекомендуется вспомнить все позитивные отношения с арендодателем. В послании важно напомнить, что прежде арендатор добросовестно исполнял свои обязательства. Убедить арендодателя, что в будущем арендатор будет продолжать сотрудничество, если арендодатель пойдет на уступки. Намекнуть, что ему также выгодно продолжительное сотрудничество между сторонами и что, если он не согласится на присланное предложение, арендатор вынужден будет прекратить сотрудничество.

Скачать

• Образец, doc
• Бланк, doc

Письмо-просьба об оплате задолженности

Между сотрудничающими предприятиями нередко возникают задержки оплаты за товар или задолженности. Если предприятие настроено на продолжение взаимосотрудничества с контрагентом, у которого имеется задолженность, направляется письмо с прошением об ускорении погашения долга.

Обычно, предприятие направляет такое письмо в таких ситуациях:

1. Когда не выполняются финансовые обязательства.
2. При отсутствии оплаты за исполненные работы или предоставленные услуги.
3. При игнорировании звонков и отказе от взаимодействия.
4. При игнорировании договорных требований.

В письме непременно рекомендуется отметить следующее:

• Точную сумму задолженности.
• Дату, до которой требуется погасить долг.
• Меры, которые будут приняты, при игнорировании письма.

В тексте рекомендуется напомнить о длительном взаимосотрудничестве и выразить надежду, что должник откликнется на прошение, а не на требование (Требование оформляется в другом стиле).

Скачать

• Образец, doc
• Бланк, doc

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Ситуация аналогична предыдущему примеру, однако в этом варианте с прошением обращается должник, который просит об отсрочке платежа. Документ подобный предыдущему, и в этом варианте, должник обязан указать:

1. Точный размер долга.
2. Обоснованную причину сложившихся обстоятельств.
3. Дату, когда будет выполнен платеж.
4. Надежду на понимание и на продолжение взаимосотрудничества.

В этом варианте письмо может выглядеть следующим образом.

Скачать

• Образец, doc
• Бланк, doc

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Погашение долга третьим юр. лицом допускается по просьбе руководителя предприятия-должника, при наличии следующей ситуации:

1. При наличии сложностей с пополнением банковского счета.
2. При отсутствии средств на счету должника.

Таким образом, любое предприятие может попросить своего должника рассчитаться с другой фирмой вместо себя, направив такое письмо с прошением.

Скачать

• Образец, doc
• Бланк, doc

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Любое предприятие может столкнуться с какой-либо проблемой, которую без внешнего содействия разрешить невозможно. В этом варианте, можно направить письмо с прошением о содействии, например, для проведения какого-нибудь мероприятия. Такое обращение может направляться, как в коммерческие фирмы, так и в государственные ведомства.

Скачать

• Образец, doc
• Бланк, doc

Ошибки при составлении письма-просьбы

Любые письма, в том числе и письмо-просьбу требуется составлять грамотно, с соблюдением делового стиля. При этом, нужно обращаться к контрагенту с уважением, однако без панибратства или подхалимажа.

Наиболее частыми ошибками при составлении писем являются:

• Например, при обращении рекомендуется писать не «Дорогой …!», «Уважаемый …!» При этом рекомендуется обращаться по имени и отчеству, а не с указанием фамилии.
• Нередко в таком письме отсутствуют вообще приветствие, что явно неправильно.
• Ошибкой будет, если заслуженному человеку, к которому обращается отправитель, не отметить комплимент, с указанием его заслуг и достижений. Например, привести такой вариант:

«Вы не только сами организовываете работу, но и активно оказываете помощь различным учреждениям …»

• При составлении письма с обращением к одному человеку, например, «Просим вас …», нередко «Вы» пишут с маленькой буквы, что является явным признаком неуважения или невнимательности, а надо — с большой — «Просим Вас …».
• Нередко в основном тексте письма отсутствует конкретика. Требуется описывать проблему и просьбу лаконично, и в то же время, детально описать суть просьбы. При этом, если нет потребности, то не надо указывать дату получения ответа. Ее надо либо обосновать, либо исключить. Правильно будет:

«В связи с тем, что Вы интересуетесь проблемой, просим Вас оказать посильную помощь нашему Фонду, занимающемуся сбором информации с 2020 года …»

Вы можете перевести на наш банковский счёт 1234567890 посильную сумму. Если Вам не будет затруднительно, просим ответить не позднее 1 сентября текущего года, так как с этого месяца мы запускаем проект, в котором Вы сможете принять участие».

• Приходится сталкиваться также с отсутствием в письме заключительных формулировок. Правильно будет:

«Рассчитываем на Ваше понимание. Всегда готовы откликнутся на появившиеся вопросы и учесть возникшие замечания.».

В некоторых письмах с просьбой о помощи отсутствует заключительная фраза вежливости. Такая ошибка свидетельствует о неуважении к адресату. Правильно будет в заключение написать: «Заранее благодарю за содействие!»

Как отправить письмо?

Отправлять письма-просьбы можно различными способами:

1. Электронным посланием на E-mail.
2. Почтовым отправлением, воспользовавшись услугами почты России.
3. Личным вручением письма или через курьера.

В то же время, можно предложить следующие рекомендации с просьбой о помощи или содействии:

Лучше, конечно, пользоваться не электронными, а бумажными версиями писем и пересылать их либо курьером, либо заказным отправлением через Почту РФ. Такой вариант продемонстрирует особую заинтересованность отправителя, его готовность ради положительного решения на определённые издержки, что обеспечит хорошее впечатление на адресата об авторе послания.

В особых обстоятельствах рекомендуется написать письмо вручную. При этом, нужно использовать разборчивый каллиграфичный почерк и хорошую качественную бумагу. Такой способ, конечно не годится при массовых рассылках, а вот для привлечения конкретного адресата будет весьма полезным.

Примечание. Надо иметь ввиду, что все письма непременно обязаны регистрироваться в журнале исходящей корреспонденции отправителя, а при получении — в журнале входящей корреспонденции адресата. Переписка между физлицами в регистрации не нуждается.

Содержание

От проблем застраховаться невозможно, но их можно минимизировать, если научиться правильно реагировать и предупреждать последствия. Исправить конфликтные ситуации, которые возникают в любом бизнесе, и вернуть клиента компании поможет письмо с извинениями. Неважно, что стало причиной конфликта или недовольства. Главное, чтобы компания вовремя признала свою ошибку перед покупателем или деловым партнером и сохранила доброе имя и доверие.

Когда нужны деловые извинения

Молчать в ответ на жалобы — одна из самых больших ошибок. Даже если претензии клиента не обоснованы, игнорировать их недопустимо. Большинство руководителей бизнеса считают повышение качества обслуживания клиентов одной из основных задач.

Извинения приносят, если действия со стороны организации доставили клиенту или партнеру неудобства, нанесли вред. То есть, когда клиент потерял деньги, время, хорошее настроение. Особенно важно извиниться, если ситуация грозит нанести серьезный репутационный ущерб компании. 

Специализация бизнеса определяет наиболее частые причины извинений. Так, интернет-магазины просят прощение за медленную доставку или задержку заказанных товаров (пользуясь случаем, передаю привет одному из таких интернет-магазинов). Компании, работающие в сфере В2В, приносят извинения за плохой клиентский сервис. Для операторов сотовой связи и банков причиной конфликта могут стать скрытые платежи и непредвиденные расходы клиента. Это раздражает всех.

Клиенты могут уходить и не возвращаться, даже если вы их ничем не обидели. Как вернуть их на сайт? В этой статье рассматриваем 4 самых эффективных инструмента.

Анализируйте записи звонков, чтобы улучшить работу колл-центра и избежать возможных конфликтов с клиентами. Технология Коллтрекинг не просто отслеживает звонки в компанию, но и записывает разговоры менеджеров с клиентами.

Современный потребитель внимательно относится к качеству товаров и услуг, поэтому практически всем компаниям, работающим в сфере торговли и обслуживания, надо уметь писать письма с извинениями за низкое качество продукта.

Повод, который не зависит от сферы деятельности, — неисполнение условий договора и взятых на себя обязательств. Пусть даже это произошло по независящим от компании причинам: ураган, землетрясение, государственный переворот. Объясните это и извинитесь.

Кто должен приносить извинения клиенту

Письмо-извинение пишут от лица ответственного сотрудника компании, у которого есть полномочия представлять организацию. В крупных компаниях деловой перепиской занимается специальный штат секретарей. В небольших организациях — руководители среднего звена.

Главная задача автора такого письма — правильно извиниться перед клиентом, внимательно изучить факты и выяснить, что произошло на самом деле. Необходимо найти баланс между интересами компании и клиента. Особенно важно, чтобы инцидент разрешился в пределах компании без участия ФАС, Роспотребнадзора и других контролирующих органов. 

Ответственное лицо не должно выставлять некомпетентными других сотрудников компании: «Вообще-то у нас все хорошо, а вот продавцы совсем без образования и не разбираются в вопросе» или «У нас самих много претензий к логистам, постоянно срывают сроки». Это указывает на несогласованность внутренних процессов, вредит имиджу компании. Лучше извиниться за всех, попробовать оправдать коллег и пообещать разобраться на самом высоком уровне. 

Правила оформления

Согласно деловому этикету, извинительное письмо клиенту пишут на фирменном бланке компании. Грамотный текст и умеренная вежливость нейтрализуют негатив. 

Как оформить письмо-извинение:

1. На специальном бланке с реквизитами организации, полным названием, логотипом и круглой печатью.
2. Поля: слева — 3 см, справа — 1,5 см.
3. «Шапка» с ФИО получателя. Если письмо извинение отправляют деловому партнеру или корпоративному заказчику, то его должность.
4. В левом верхнем углу дата отправки и регистрационный номер.
5. Подпись, должность и ФИО отправителя.

Образец письма-извинения
Структура
Письмо извинение — это особый вид делового письма с характерной структурой:

1. Извинения.
2. Основная часть.
3. Заключение.

Содержание

Письмо состоит из нескольких смысловых блоков с четкой логической связью. Основная часть включает описание проблемы и конкретных шагов, которое компания принимает для ее решения. Конструктивное предложение поможет клиенту быстрее принять извинение и вернет его расположение. 

Извинение

Текст извинения должен быть в первом абзаце или даже первом предложении документа. Например:

«Уважаемый Олег Анатольевич!

Наша компания приносит вам извинения за причиненные неудобства, материальные и моральные потери от действий нашего сотрудника…»

Достаточно извиниться один раз в начале письма, а далее описать свои действия для решения проблемы и изложить конструктивные предложения.

Объяснение причин

После принесения официальных извинений стоит объяснить, почему произошел конфликт. Это показывает, что в ситуации разобрались и осознали вину.

События нужно излагать четко и правдиво. Нельзя приукрашивать или преуменьшать вину компании. Даже если повод для конфликта незначителен, клиенту надо показать, что компания относится к этому серьезно.

Выражение сожаления

Это не извинение, которое организация уже принесла в первой части письма. А способ объяснить клиенту, что данный случай — исключение, а не правило работы организации.

В официальном письме сожаления и извинения применяются обдуманно. Не стоит занимать позицию заведомо виновного. Если претензии не обоснованы, то об этом надо сказать: «Нам очень жаль, но…». Отмалчиваться недопустимо. Клиент, считающий себя обиженным, может добавить проблем. 

Если компания действительно виновата, сожаление выражают фразой: «Нам очень жаль что…». Клиента благодарят за то, что он обратил на это внимание и вовремя сообщил. 

Меры по решению проблемы

После извинений и сожаления клиента нужно уведомить о том, как решается его проблема, в какие сроки будут исправлены ошибки. Также стоит предложить альтернативные решения. 

В письме можно гарантировать компенсацию, при этом:

• компенсируются только реальные материальные потери покупателя в условиях, когда компания может его потерять;
• компенсация соразмерна ущербу клиента.

Например, если из-за технической ошибки на сайте клиент вместо стоимости со скидкой заплатил полную цену, стоит предложить компенсацию в виде бонуса. Это может быть индивидуальная скидочная карта или небольшой подарок. Хорошо, если клиент предоставят возможность выбора компенсации. 

Важно! Надо обязательно выполнить обещанное. 

Примеры писем-извинений

Кроме классических бумажных писем, для извинений подходят электронные письма, СМС, сообщения в социальных сетях и мессенджерах.

Для каждой проблемы существует своя форма извинений. Неправильная или неточная классификация конфликтной ситуации только увеличит недопонимание сторон.

За беспокойство

Этот вид письма подойдет в ситуациях, если клиенту пришлось несколько раз отвечать на вопросы, или прислать повторно информацию для оформления заказа, или он возвращался в офис компании, чтобы переоформить документы. В этих и похожих случаях перед ним извиняются за причиненное беспокойство.

За неудобства

Если покупателю пришлось долго ждать, необходимо принести извинения за неудобства. За какие неудобства следует извиниться:

• покупателю пришлось срочно ехать в офис;
• приходится пользоваться сайтом вместо привычного приложения;
• на сайте ведутся технические работы и т.п.

В письме можно несколько раз попросить прощения, чтобы убедить получателя в искренности.

При задержках поставок

Следует подробно и понятно описать, по какой причине произошла задержка и когда будет доставлен товар. После извинений и указания сроков доставки нужно пообещать не повторять подобного и предложить способы компенсации ущерба.

За звонок в нерабочее время

Если компании приходится звонить клиентам в вечернее время или в выходной день, то в начале разговора важно спросить, удобно ли клиенту разговаривать. После этого нужно извиниться. Если ответ утвердительный, только тогда можно задавать вопросы и продолжать разговор.

Извиниться за звонки в нерабочее время можно и деловым письмом. В нем описать их необходимость и поблагодарить за понимание и сотрудничество.

Настраивайте вызов обратного звонка на любую форму с полем телефона с виджетом Callback. Сервис собирает заявки даже в нерабочее время и связывает вас с клиентом в рабочие часы. Вы не упустите ни одной заявки, и вам не придется звонить клиентам поздно вечером.

За ошибку

Извинения в этом случае приносят незамедлительно. Письмо отправляют на бумаге или электронной почтой. Если ошибки серьезные, то прикрепляют расчет и документацию, чтобы объяснить причины ошибки. Важно взять на себя полную ответственность. Клиента интересуют выводы и действия компании в этой ситуации.

За поведение

Деловой этикет — основа обслуживания клиентов. Если возник конфликт, ответственное лицо организации приносит письменное извинение за поведение персонала с объяснением и описанием мер, которые применили к провинившимся.

Извинения на английском 

Английский — это язык международного бизнеса. Умение составлять письма в соответствии с деловым этикетом и правилами международного делопроизводства говорит о статусе компании. Поэтому в работе с иностранными клиентами и партнерами важно знать, как извиниться в письме по-английски. 

Apology letters начинают с обращения по имени. К нему добавляют слово Dear (Name). В письме указывают тему сообщения — Subject. Чтобы на письмо обратили внимание, в теме обозначают, что это письмо-извинение. С этой же целью в начале повествования лаконично излагают суть дела. 

Идеальное письмо с официальными извинениями на английском состоит из 5 предложений. По мнению ведущего маркетолога компании Apple Гая Кавасаки, извинение, состоящее из меньшего количества предложений, выглядит слишком грубо, а с большим количеством — тратит время получателя.

По этой причине используют емкие предложения без сложных конструкций и неуместных отступлений, сам текст структурируют по абзацам.

В деловом письме не должно быть цветных и графических вставок. Также избегают восклицательных знаков и излишней эмоциональности. Это воспринимается как разговор на повышенных тонах, что не помогает решить конфликт.

Заключение

Письма-извинения при всей своей строгости и формальности не должны быть сухой отпиской. Получатель должен чувствовать, что его проблема важна и что ее решат. Если организации научатся правильно извиняться, они смогут улучшить свою репутацию и сформировать круг постоянных клиентов.

Указывать другому человеку на его ошибки в словах, в предложениях это что? — Желание выставить себя более грамотным или что это именно с психологической точки зрения? Я с этим сталкивалась, в свое время Не считаю, что это правильно.Здесь не школа.А не нравится, не читай. К тому же есть люди больные и плохо видящие.Они может быть и рады писать нормально, да не получается. Думаю так, если уж сильно режут глаза, чужие ошибки в текстах и вы ну никак не можете об этом промолчать, можно указать на это автору.Но это надо делать корректно.И не указывать и осуждать: «Фу какой ты не грамотный!», а а мягко поправлять.Например: «Извините, но вы допустили ошибки там то и там-то.Если считаете нужным, поправьтесь пожалуйста». Бывает так, что люди допускают ошибки по невнимательности.В данном случае, поправлять можно.Но осторожно.Но ни в коем случае, нельзя осуждать другого человека.А ошибки, бывает допускаем мы все.Другое дело, что явная безграмотность, конечно режет глаза.Но опять таки, а может человек не русский? Ну вот он учит русский язык, но пока еще не выучил.А вы его осуждать сразу Ко мне были такие претензии.Тут один раз.А на другом сайте (называть не буду) несколько раз.А я знаете ли, молчать не могу.Сразу в бой.Мол: «Не ваше дело.За собой смотреть надо» Своих детей учить будете» и так далее.Ну так а что, мне будут хамить значит, а я должна покорно молчать? Так и хочется спросить в таких случаях: Кто ты мне такой, что бы меня осуждать и указывать мне, на мои ошибки? Мама? Папа? Мой школьный учитель русского языка? А я вот только вчера, задавала вопрос о том: Допустимо ли делать замечания, незнакомым людям? Я думаю, что если это делается некорректно и провокационно, то это просто желание потролить и больше ничего.Возможно у человека просто плохое настроение и он хочет таким образом, слить свой негатив.Ну или подчеркнуть в своих же глазах (а может и в глазах других людей) свою значимость и интеллектуальное превосходство.Ну и пусть подчеркивают.Только не в мой адрес.А я в таких случаях, просто отписываюсь человеку, что это не его дело и он для меня перестает существовать.Но если мне в мягкой форме, указывают на случайные ошибки, я их конечно же исправляю Я всегда говорю Если кому-то, мало ли не нравятся мои ответы или вопросы, по этой причине, то просто не надо их читать.Когда мне например, что-то не нравится, я просто прохожу мимо.Или в крайнем случае, делаю замечание о нарушении.Если оно явное.Чужая безграмотность мне глаз не режет.Для меня важнее ответ автора, его мысль.А ошибки, пусть учителя в школе проверяют.Но если текст написан уж явно безграмотно, то конечно это режет глаза.Я просто не отвечаю и не реагирую никак.Просто прохожу мимо. Можно мягко поправить человека, но ни в коем случае не осуждать А вообще мне до этого особо нет дела, если меня не касается Я хочу пожелать всем, научиться быть терпимее друг к другу.Все мы не идеальны и бывает раздражаем друг-друга.(И это касается не только грамотности) Но с этим ничего не поделаешь.Нужно уметь, быть терпимее.А в ответах, главное не ошибки, а мысль автора.Это как по мне автор вопроса выбрал этот ответ лучшим a start­a [11.9K] 5 лет назад  Есть, как минимум, несколько объяснений данного феномена: Человек работает учителем и просто выполняет должностные обязанности; Человек является редактором, и править чужие ошибки — не более, чем профессиональная деформация; Человек является граммар наци, и указание на письменные ошибки других есть метод достижения главной цели данной субкультуры; Человек испытывает душевные страдания, видя ошибки в тексте, и пытается сказать о своей боли тем, кто эти ошибки совершает, чтобы больше так не делали, ведь ему больно; Человек считает, что не может быть авторитетным высказывание, которое делается неграмотным лицом. (Так, например, я никогда не буду читать статью на профессиональную тему дальше и не приду учиться к тем, кто зазывает на копирайтинг, со слова «Ищите…?», «Пишите…?» и т.п. в вопросительном предложении, а еще и обязательно озвучу этим людям причину отказа). Человек участвует в дискуссии и почувствовал себя уязвленным некорректным высказыванием в свой адрес или в адрес своего мнения. В таком случае, указание на ошибки — всего лишь реакция Ребенка в структуре его бессознательного, который пытается отомстить «обидчику». Возможно, поразмыслив, автор дополнит данный список и полностью разберется в мотивах людей, которые указывают на ошибки в тексте. Никит­а-ники [183] 5 лет назад  У меня есть свои проекты, есть люди которые пишут мне текста. Я часто встречаюсь с ошибками в тексте, хотя их пишут достаточно грамотные люди с опытом работы. Скорее всего они их допускают из-за невнимательности, из-за объема работ которые они берут на день и все нужно успеть. Поэтому когда я указываю на ошибки, недочеты, «косяки» так сказать, я это делаю для того, чтобы человек в будущем перед сдачей статьи внимательнее ее проверял, все-таки я за нее ему плачу деньги. Да и к тому же я считаю, что это очень плохо, когда ты специалист в каком-то любимом деле и в нем же допускаешь простые ошибки. Арист­арх Палео­лог [142K] 5 лет назад  Смотря в какой ситуации допущены эти ошибки и по какой причине. Лично мне на этом проекте ошибки мешают понять вопрос, особенно когда они меняют в корне смысл вопроса. А сидеть, переводить безграмотные «каракули» нет никакого желания. Потому и указываю человеку на его ошибки. Все-таки надо грамотно излагать свои мысли. Кисел­ева Юлия Алекс­еевна [2.9K] 5 лет назад  Недавно писала на БВ ответ на вопрос и допустила ошибку в слове.Так как вопрос касался политики и мое мнение не совпадало с большинством других, то мне сразу сделали замечание да еще в хамской форме .В данной ситуации считаю что это бестактность и не воспитанность.Согласна- даже грамотные люди могут ошибаться-учитывая что я не гуманитарий а математик, для меня вообще сложно излагать мысли на письме.Хотя у меня высшее педагогическое образование с красным дипломом.Так что указывать на ошибки в письме имеет место быть но в корректной форме.В противном случае это показывает на низкое воспитание того кто делает замечание.Опять же я высказываю свое мнение и никого не хочу обидеть. Diskr­et [13.7K] 5 лет назад  Смотря какие это ошибки и в каких словах. В интернете часто встречаются люди, которые пишут ну очень неграмотно, вроде взрослые, но как закончили школу с таким уровнем знаний — совершенно не понятно. Одно дело — допустить пару незначительных ошибок, особенно в сложных словах, другое — делать по ошибке в каждом слове, не ставить знаки препинания и вообще не пытаться писать понятно и разборчиво. И реакция тут тоже будет разная. Если в первом случае можно промолчать, либо тактично указать, то во втором случае человек явно нарвется на сарказм, издевки и даже агрессию. К такому человеку и я не смогу относиться серьезно и уважительно. Впрочем, думаю, это будет абсолютно взаимно. Wilhe­lmina­VIII [16.6K] 5 лет назад  Человеку же на пользу. Пусть скажет «мерси» и исправит, и не подает неправильный пример школьникам, которые везде порхают и впитывают все, как Губки Бобы. Да, я граммар-наци, признаю. Но Вы, Душ, не пугайтесь, к Вам я страшно снисходительна, так что продолжайте в том же духе. В обратку, когда мне справедливо указывают на ляп, не обижаюсь. Ovnin­g [2.1K] 5 лет назад  Это психология. Сам когда вижу, что близкие допускают элементарные ошибки в тексте очень раздражает, сам не знаю почему. Самые элементарные пунктуационные ошибки могут изменить смысл всего текста в целом. Когда общаешься с грамотным человеком это очень приятно. Ошибки делают как грамотные, так и безграмотные люди. У меня специфика работы — очень много пишем текстов — положений, программ, приказов, информационных писем. Выработалась привычка — вычитывать тексты друг у друга и находить ошибки у коллеги. Никто не обижается — когда «глаз замылен», у себя уже ошибок не замечаешь vivar­a [26.2K] 5 лет назад  Если вы указываете человеку на ошибки в тексте, за который вы платите деньги или в ваши обязанности входит поиск ошибок и недочётов, — так должно и быть, ничего личного. Во всех остальных случаях такие «правки» неуместны и нетактичны. Все мы допускаем ошибки, и не только в текстах. Лично мне нравится находить ошибки в «бегущей строке» по ТВ и резко осуждать их, но ведь автор этих ошибок меня не слышит. А жаль. Senso­r [263K] 5 лет назад  Это проявление невоспитанности и неуважения к людям. Указывать на орфографические и грамматические ошибки в тексте можно только детям, потому что их надо учить, развивать.А взрослых людей можно учить только с их согласия и по их просьбе, не иначе. При этом я не имею в виду антисоциальных граждан, которых учат как себя вести против их воли и в местах не так отдаленных. Это совсем другая история. Май20­17 [27K] 5 лет назад  Только в личном сообщении, приветливым тоном, пожелав сперва доброго дня) Знаете ответ?

Онлайн проверка орфографии Advego — это сервис по проверке текста на ошибки. Оценивайте грамотность и правописание статей бесплатно! Мультиязычная проверка ошибок в тексте орфо онлайн! Корректировка текста онлайн — ваш инструмент и ежедневный помощник!

Введите текст (не больше 10000 символов, вы набрали 0):

Проверка орфографии онлайн предназначена для быстрого нахождения ошибок и правильного написания слов как на компьютере, так и на телефоне.

Как пользоваться: чтобы проверить текст на орфографические ошибки, введите слово или текст, затем нажмите «Проверить». Сервис предложит исправление ошибок в написании слов, в которых обнаружены ошибки, а также подчеркнет неправильные слова. Поддерживаются русский, английский и украинский языки. Знаки препинания не учитываются. Сервис незаменим на ЕГЭ, контрольных, словарных диктантах (особенно поможет исправитель).

За эту неделю орфографию проверили 1371 раз.
Число ваших проверок за всё время: 0.
Если вы хотите улучшить этот online сервис, помогающий бесплатно исправлять ошибки, пишите предложения в комментарии. Сервисов, позволяющих полноценно и бесплатно проверять правильность пунктуации (запятые, тире и т.п.) в интернете нет, но есть помощник для проверки пунктуации на 5-ege.ru/. Если вам нужно часто проверять тексты, сохраните эту страницу.

Содержание

От проблем застраховаться невозможно, но их можно минимизировать, если научиться правильно реагировать и предупреждать последствия. Исправить конфликтные ситуации, которые возникают в любом бизнесе, и вернуть клиента компании поможет письмо с извинениями. Неважно, что стало причиной конфликта или недовольства. Главное, чтобы компания вовремя признала свою ошибку перед покупателем или деловым партнером и сохранила доброе имя и доверие.

Когда нужны деловые извинения

Молчать в ответ на жалобы — одна из самых больших ошибок. Даже если претензии клиента не обоснованы, игнорировать их недопустимо. Большинство руководителей бизнеса считают повышение качества обслуживания клиентов одной из основных задач.

Извинения приносят, если действия со стороны организации доставили клиенту или партнеру неудобства, нанесли вред. То есть, когда клиент потерял деньги, время, хорошее настроение. Особенно важно извиниться, если ситуация грозит нанести серьезный репутационный ущерб компании. 

Специализация бизнеса определяет наиболее частые причины извинений. Так, интернет-магазины просят прощение за медленную доставку или задержку заказанных товаров (пользуясь случаем, передаю привет одному из таких интернет-магазинов). Компании, работающие в сфере В2В, приносят извинения за плохой клиентский сервис. Для операторов сотовой связи и банков причиной конфликта могут стать скрытые платежи и непредвиденные расходы клиента. Это раздражает всех.

Клиенты могут уходить и не возвращаться, даже если вы их ничем не обидели. Как вернуть их на сайт? В этой статье рассматриваем 4 самых эффективных инструмента.

Анализируйте записи звонков, чтобы улучшить работу колл-центра и избежать возможных конфликтов с клиентами. Технология Коллтрекинг не просто отслеживает звонки в компанию, но и записывает разговоры менеджеров с клиентами.

Современный потребитель внимательно относится к качеству товаров и услуг, поэтому практически всем компаниям, работающим в сфере торговли и обслуживания, надо уметь писать письма с извинениями за низкое качество продукта.

Повод, который не зависит от сферы деятельности, — неисполнение условий договора и взятых на себя обязательств. Пусть даже это произошло по независящим от компании причинам: ураган, землетрясение, государственный переворот. Объясните это и извинитесь.

Кто должен приносить извинения клиенту

Письмо-извинение пишут от лица ответственного сотрудника компании, у которого есть полномочия представлять организацию. В крупных компаниях деловой перепиской занимается специальный штат секретарей. В небольших организациях — руководители среднего звена.

Главная задача автора такого письма — правильно извиниться перед клиентом, внимательно изучить факты и выяснить, что произошло на самом деле. Необходимо найти баланс между интересами компании и клиента. Особенно важно, чтобы инцидент разрешился в пределах компании без участия ФАС, Роспотребнадзора и других контролирующих органов. 

Ответственное лицо не должно выставлять некомпетентными других сотрудников компании: «Вообще-то у нас все хорошо, а вот продавцы совсем без образования и не разбираются в вопросе» или «У нас самих много претензий к логистам, постоянно срывают сроки». Это указывает на несогласованность внутренних процессов, вредит имиджу компании. Лучше извиниться за всех, попробовать оправдать коллег и пообещать разобраться на самом высоком уровне. 

Правила оформления

Согласно деловому этикету, извинительное письмо клиенту пишут на фирменном бланке компании. Грамотный текст и умеренная вежливость нейтрализуют негатив. 

Как оформить письмо-извинение:

1. На специальном бланке с реквизитами организации, полным названием, логотипом и круглой печатью.
2. Поля: слева — 3 см, справа — 1,5 см.
3. «Шапка» с ФИО получателя. Если письмо извинение отправляют деловому партнеру или корпоративному заказчику, то его должность.
4. В левом верхнем углу дата отправки и регистрационный номер.
5. Подпись, должность и ФИО отправителя.

Образец письма-извинения
Структура
Письмо извинение — это особый вид делового письма с характерной структурой:

1. Извинения.
2. Основная часть.
3. Заключение.

Содержание

Письмо состоит из нескольких смысловых блоков с четкой логической связью. Основная часть включает описание проблемы и конкретных шагов, которое компания принимает для ее решения. Конструктивное предложение поможет клиенту быстрее принять извинение и вернет его расположение. 

Извинение

Текст извинения должен быть в первом абзаце или даже первом предложении документа. Например:

«Уважаемый Олег Анатольевич!

Наша компания приносит вам извинения за причиненные неудобства, материальные и моральные потери от действий нашего сотрудника…»

Достаточно извиниться один раз в начале письма, а далее описать свои действия для решения проблемы и изложить конструктивные предложения.

Объяснение причин

После принесения официальных извинений стоит объяснить, почему произошел конфликт. Это показывает, что в ситуации разобрались и осознали вину.

События нужно излагать четко и правдиво. Нельзя приукрашивать или преуменьшать вину компании. Даже если повод для конфликта незначителен, клиенту надо показать, что компания относится к этому серьезно.

Выражение сожаления

Это не извинение, которое организация уже принесла в первой части письма. А способ объяснить клиенту, что данный случай — исключение, а не правило работы организации.

В официальном письме сожаления и извинения применяются обдуманно. Не стоит занимать позицию заведомо виновного. Если претензии не обоснованы, то об этом надо сказать: «Нам очень жаль, но…». Отмалчиваться недопустимо. Клиент, считающий себя обиженным, может добавить проблем. 

Если компания действительно виновата, сожаление выражают фразой: «Нам очень жаль что…». Клиента благодарят за то, что он обратил на это внимание и вовремя сообщил. 

Меры по решению проблемы

После извинений и сожаления клиента нужно уведомить о том, как решается его проблема, в какие сроки будут исправлены ошибки. Также стоит предложить альтернативные решения. 

В письме можно гарантировать компенсацию, при этом:

• компенсируются только реальные материальные потери покупателя в условиях, когда компания может его потерять;
• компенсация соразмерна ущербу клиента.

Например, если из-за технической ошибки на сайте клиент вместо стоимости со скидкой заплатил полную цену, стоит предложить компенсацию в виде бонуса. Это может быть индивидуальная скидочная карта или небольшой подарок. Хорошо, если клиент предоставят возможность выбора компенсации. 

Важно! Надо обязательно выполнить обещанное. 

Примеры писем-извинений

Кроме классических бумажных писем, для извинений подходят электронные письма, СМС, сообщения в социальных сетях и мессенджерах.

Для каждой проблемы существует своя форма извинений. Неправильная или неточная классификация конфликтной ситуации только увеличит недопонимание сторон.

За беспокойство

Этот вид письма подойдет в ситуациях, если клиенту пришлось несколько раз отвечать на вопросы, или прислать повторно информацию для оформления заказа, или он возвращался в офис компании, чтобы переоформить документы. В этих и похожих случаях перед ним извиняются за причиненное беспокойство.

За неудобства

Если покупателю пришлось долго ждать, необходимо принести извинения за неудобства. За какие неудобства следует извиниться:

• покупателю пришлось срочно ехать в офис;
• приходится пользоваться сайтом вместо привычного приложения;
• на сайте ведутся технические работы и т.п.

В письме можно несколько раз попросить прощения, чтобы убедить получателя в искренности.

При задержках поставок

Следует подробно и понятно описать, по какой причине произошла задержка и когда будет доставлен товар. После извинений и указания сроков доставки нужно пообещать не повторять подобного и предложить способы компенсации ущерба.

За звонок в нерабочее время

Если компании приходится звонить клиентам в вечернее время или в выходной день, то в начале разговора важно спросить, удобно ли клиенту разговаривать. После этого нужно извиниться. Если ответ утвердительный, только тогда можно задавать вопросы и продолжать разговор.

Извиниться за звонки в нерабочее время можно и деловым письмом. В нем описать их необходимость и поблагодарить за понимание и сотрудничество.

Настраивайте вызов обратного звонка на любую форму с полем телефона с виджетом Callback. Сервис собирает заявки даже в нерабочее время и связывает вас с клиентом в рабочие часы. Вы не упустите ни одной заявки, и вам не придется звонить клиентам поздно вечером.

За ошибку

Извинения в этом случае приносят незамедлительно. Письмо отправляют на бумаге или электронной почтой. Если ошибки серьезные, то прикрепляют расчет и документацию, чтобы объяснить причины ошибки. Важно взять на себя полную ответственность. Клиента интересуют выводы и действия компании в этой ситуации.

За поведение

Деловой этикет — основа обслуживания клиентов. Если возник конфликт, ответственное лицо организации приносит письменное извинение за поведение персонала с объяснением и описанием мер, которые применили к провинившимся.

Извинения на английском 

Английский — это язык международного бизнеса. Умение составлять письма в соответствии с деловым этикетом и правилами международного делопроизводства говорит о статусе компании. Поэтому в работе с иностранными клиентами и партнерами важно знать, как извиниться в письме по-английски. 

Apology letters начинают с обращения по имени. К нему добавляют слово Dear (Name). В письме указывают тему сообщения — Subject. Чтобы на письмо обратили внимание, в теме обозначают, что это письмо-извинение. С этой же целью в начале повествования лаконично излагают суть дела. 

Идеальное письмо с официальными извинениями на английском состоит из 5 предложений. По мнению ведущего маркетолога компании Apple Гая Кавасаки, извинение, состоящее из меньшего количества предложений, выглядит слишком грубо, а с большим количеством — тратит время получателя.

По этой причине используют емкие предложения без сложных конструкций и неуместных отступлений, сам текст структурируют по абзацам.

В деловом письме не должно быть цветных и графических вставок. Также избегают восклицательных знаков и излишней эмоциональности. Это воспринимается как разговор на повышенных тонах, что не помогает решить конфликт.

Заключение

Письма-извинения при всей своей строгости и формальности не должны быть сухой отпиской. Получатель должен чувствовать, что его проблема важна и что ее решат. Если организации научатся правильно извиняться, они смогут улучшить свою репутацию и сформировать круг постоянных клиентов.