Грубые ошибки при заполнении трудовой книжки

Несмотря на то что в нормативных правовых актах, регулирующих вопросы оформления трудовых книжек, прописаны основные положения, позволяющие работодателю безошибочно заносить данные в этот документ, у отдела кадров возникает множество проблем. Они касаются как вопросов заполнения, так и ведения. Выделим ­общие требования к записям в трудовой книжке, а также типичные ошибки.

Разговоры об отмене трудовых книжек ведутся давно. Однако заявлять об анахронизме трудовой книжки весьма преждевременно. В статье мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при ­оформлении ­трудовых книжек, внесении в них записей и их учете.

Трудовые книжки не раз хотели отменить. Якобы они безнадежно устарели, и в современных экономических условиях с электронным документооборотом между государственными органами и внебюджетными фондами этому документу уже нет места. Хотя, по правде сказать, ­важность и полезность этого векового документа трудно переоценить.

Во-первых, трудовая книжка нужна работнику, поскольку в ней зафиксированы все этапы его трудовой деятельности и ему не нужно собирать массу документов, подтверждающих его трудовой стаж, для потенциального работо­дателя, а в последующем и для оформления государственной пенсии.

Во-вторых, она необходима работодателю, ведь только так он может убедиться в наличии того или иного опыта работы кандидата на вакантную должность и ему не нужно будет проверять огромное количество ­документов, свидетельствующих о предыдущей трудовой деятельности кандидата.

В-третьих, трудовая книжка не будет лишней и для государства при назначении пенсионных выплат гражданину, т.к. подделать трудовую книжку значительно сложнее, чем, скажем, трудовой договор и сопутствующие ему документы, и не нужно будет долго и скрупулезно изучать все иные бумаги, подтверждающие трудовой стаж работника.

В статье мы не будем вести полемику о нужности или ненужности трудовых книжек, не будем рассматривать технические моменты внесения записей, а поговорим о том, с какими трудностями при их оформлении и заполнении сталкиваются специалисты по кадрам на практике, ­какие они делают ошибки.

Несколько слов о трудовых книжках

Прежде всего отметим, что порядок ведения трудовых книжек установлен в следующих нормативных правовых актах:

  1. Трудовом кодексе РФ (ст. 65, 66, 80, 84.1, 165, 234, 309, 392, 394).
  2. Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек).
  3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция по заполнению трудовых книжек).

Напомним, что оформление трудовой книжки производится работодателем, если работник поступает на работу впервые, в силу ст. 65 ТК РФ. В соответствии с п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, должно осуществляться работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема его на работу. Между тем данные о работнике вносятся в трудовую книжку в соответствии со ­следующими документами:

  • сведения о ФИО, дате рождения (число, месяц, год) работника – на основании паспорта гражданина РФ установленного образца или иного документа, удостоверяющего личность;
  • сведения об образовании работника – на основании документов об образовании;
  • сведения о профессии и (или) специальности работника – на основании надлежащим образом оформленных документов об образовании либо документов о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Следует обратить внимание, что заполнение трудовой книжки, как правило, производится на основании подлинников соответствующих документов. Если же таковые отсутствуют, то в трудовую книжку вносятся данные на основании дубликата или нотариально заверенной копии документа. Оформленная надлежащим образом трудовая книжка в дальнейшем хранится в организации в кадровой службе в специальном сейфе или несгораемом запирающемся шкафу.

Записи в трудовую книжку, как об этом указано в п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, должны вноситься в трудовую книжку на основании издаваемых работодателем приказов (распоряжений) не позднее чем через неделю после их издания. Порядок внесения записей определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и ­Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Несмотря на то что в указанных нормативных правовых актах, регулирующих вопросы оформления трудовых книжек, подробно прописаны основные положения, позволяющие работодателю безошибочно оформлять трудовые книжки, у работодателей возникает множество вопросов. Рассмотрим некоторые из присланных нашими читателями.

Книжка старого образца

Что делать, если работник при приеме на работу предъявил работодателю трудовую книжку старого образца, хотя в то время, когда ему завели трудовую книжку, действовал образец книжки 2004 года?

Ничего противозаконного в этом нет. В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Прежний работодатель не вернул трудовую книжку

Бывает, что работник при приеме на работу не предъявил трудовую книжку, сказав, что прежний работодатель ему ее не возвратил. Как ­поступить в такой ситуации?

Само по себе отсутствие у работника трудовой книжки по причине ее невыдачи прежним работодателем не является препятствием в приеме на работу. В таком случае работодатель по заявлению работника обязан оформить новую трудовую книжку, но при этом он не вправе вносить в нее записи о прежней работе.

Работник «забыл» предъявить трудовую книжку при поступлении на работу

Что делать работодателю, если сотрудник при поступлении на работу не предъявляет работодателю трудовую книжку, обещая принести ее позже, а затем забывает об этом и предъявляет ее только при ­увольнении? Следует ли вносить записи «задним» числом?

Такие ситуации нередки, особенно учитывая избирательность работников по отношению к работодателям. Зачастую работники намеренно могут не предоставлять работодателю трудовую книжку. По большей части это работники, по тем или иным причинам скрывающие ­неблагоприятные сведения о себе.

В свою очередь у работодателя может быть несколько путей разрешения подобной ситуации. Первый из них – отказаться заключать трудовой договор с работником, не предъявившим трудовую книжку при приеме на работу (если трудовой договор заключается не впервые). Второй – оформить новую трудовую книжку по заявлению работника (если она была утеряна, утрачена, повреждена и пр.). Третий – составить акт о том, что работник не принес трудовую книжку при устройстве на работу, и письменно уведомить работника о необходимости предъявить трудовую книжку (если трудовая книжка имеется у работника, но он не желает предъявлять ее работодателю).

Работник просит завести новую книжку, несмотря на наличие прежней

Нередко бывает, что работник просит завести новую трудовую книжку, несмотря на наличие у него прежней книжки с внесенными записями, подтверждающими его многолетний трудовой стаж. Что делать работодателю в такой ситуации?

По сути законодательством не предусмотрен прямой запрет на наличие у работника двух трудовых книжек. Поэтому на практике многие работники, пользуясь этим, исхитряются завести несколько трудовых книжек.

Рассмотрим парадоксальную ситуацию на примере медицинского ­работника.

Пример 1

Так, медицинский работник может иметь трудовую книжку, фиксирующую его трудовой стаж в государственном лечебном учреждении – больнице или поликлинике, и она, естественно, будет находиться у данного работодателя. Однако, как известно, доктора работают по графику, соответственно, у них есть возможность одновременно устроиться на работу к другому работодателю, например, в частную клинику, таким образом, совместив два графика работы не в ущерб себе и работодателям. К слову, работодателям может быть неизвестно о других местах работы такого сотрудника.

Далее, в частной клинике работник может завести другую трудовую книжку, сославшись на то, что первая утеряна, украдена и т.п. Более того, как мы знаем, медицина не стоит на месте, а динамично развивается, в том числе и благодаря научному прогрессу. В связи с этим каждый уважающий себя медик стремится к повышению своей квалификации, в том числе и в научной сфере, – получает ученую степень и звания, занимается научно-исследовательской или научно-педагогической ­работой и т.п. Такая деятельность, бесспорно, может быть совмещена с практикой.

То есть медик может завести таким же путем и третью трудовую книжку – для фиксации стажа работы в области науки.

Однако если комплексно подойти к вопросу, то закон, хотя и не содержит запрета на наличие нескольких трудовых книжек, все же позволяет иметь только одну трудовую книжку. Во-первых, в законе прослеживается четкое подразделение на основное место работы и работу по совместительству. В свою очередь в соответствии с ч. 1 ст. 282 ТК РФ совместительство – выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. То есть основное место работы – одно. Вместе с тем заключение трудовых договоров о работе по совместительству допускается с неограниченным числом работодателей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Во-вторых, ТК РФ предоставляет гарантии работнику в связи с совмещением работы с обучением, в связи с вредными и (или) опасными условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях только по основному месту работы. Поэтому если предположить, что работник заводит более одной трудовой книжки, а как правило, он это делает для получения тех или иных льгот, предусмотренных трудовым законодательством, в большем размере, таким образом работник нарушает принцип недопустимости злоупотребления правом. Тогда как, имея одну трудовую книжку, он вряд ли сможет данный принцип нарушить.

Общие требования к записям в трудовой книжке

Скажем также несколько слов об основных требованиях к записям в трудовые книжки, а именно – какие принципы должны соблюдаться при внесении записей в трудовые книжки работников:

  1. полнота содержания записей (порядковый номер записи, ее дата, номер, дата и наименование документа, на основании которого та или иная запись вносится в трудовую книжку, и т.д.);
  2. соответствие формулировок записей положениям трудового законодательства и (или) приказа (распоряжения) (приказов (распоряжений) о приеме работника на работу, его переводе на другую постоянную ­работу, об увольнении работника и т.д.);
  3. соответствие записей фактическим обстоятельствам.

В любом случае основанием внесения той или иной записи в трудовую книжку является соответствующий документ, причем его подлинник или в отдельных случаях – надлежащим образом заверенная копия.

Обратите внимание: нарушение порядка ведения и учета трудовых книжек является нарушением трудового законодательства.

К сведению

Если работник принят на работу и через несколько дней уволился, то не обязательно вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу, поскольку в соответствии с ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у ­данного работодателя является для работника основной.

Основные ошибки работодателя

Ошибки в сведениях о работнике

Чаще всего работодатель при заполнении трудовой книжки может ошибиться в написании ФИО работника, неточно указать дату его рождения или его образование и квалификацию. По большому счету все ошибки в сведениях о работнике вызваны невнимательностью или небрежностью специалиста по кад­рам. К примеру, он может внести соответствующие сведения на титульный лист трудовой книжки со слов работника или глядя на ­некачественно ­сделанную копию документа с нечитаемой ­информацией.

Чтобы избежать таких ошибок, нужно внимательно изучить подлинники представленных работником при поступлении на работу документов в соответствии со ст. 65 ТК РФ, сопоставить их с представленными работником копиями, убедившись в их качестве (или самостоятельно сделать качественные копии документов). Далее точно переписать ­информацию из документов на титульный лист трудовой книжки.

Приведем образец (Пример 2).

Пример 2. . 1

Вопрос в тему

Куда: kadry@delo-press.ru

Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

В трудовой книжке неверно указана дата рождения работника. Как внести изменения в трудовую книжку, если организации, оформившей трудовую ­книжку, уже не существует?

Очевидно, что нынешний работодатель на основании паспорта работника может самостоятельно внести изменения в дату его рождения на титульном листе. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а если ликвидирована – ­работодателем по новому месту работы на основании подтверждающих документов.

Ошибки в сведениях о работе

Работодатель может неверно или неточно указать:

  • наименование организации (не в соответствии с ее уставом),
  • дату приема на работу (может быть указана дата заключения трудового договора, притом что дата начала работы в договоре иная),
  • наименование структурного подразделения (не в соответствии с тем, что указано в трудовом договоре),
  • наименование должности (или профессии) (не в соответствии со штатным расписанием),
  • в последней графе раздела «Сведения о работе» трудовой книжки дать ссылку не на тот документ.

Чтобы избежать подобных ошибок или свести их к минимуму, нужно заполнять сведения о порученной работнику работе (трудовой функции) следующим образом2:

  1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указать в виде заголовка полное, а также сокращенное (при его наличии) ­наименование организации.
  2. В следующей строке:
    • в графе 1 указать порядковый номер записи (арабской цифрой с точкой);
    • в графе 2 указать дату приема на работу (цифрами);
    • в графе 3 написать о том, что работник принят (назначен) в соответствующее структурное подразделение3 с указанием наименования должности / работы, а также профессии с указанием квалификации или ­специальности (в соответствии со штатным расписанием и в определенных случаях – в соответствии с квалификационными справочниками);
    • в графе 4 указать номер и дату приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник принят на работу, с указанием наименования вида документа.

Приведем образец (Пример 3).

В свою очередь основанием для внесения таких записей является приказ (распоряжение) о приеме на работу (а в случае с руководителем организации – протокол или решение высшего органа управления).

Основанием внесения записи о работе по совместительству будет являться надлежащим образом заверенная копия приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству или выписка из него, а также соответствующее письменное заявление работника. Кроме того, в соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе ­работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Пример 3

Вопрос в тему

Куда: kadry@delo-press.ru

Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Нужно ли вносить в трудовую книжку сведения об испытательном сроке, условиях оплаты труда и прочие подробности, таким образом переписав формулировку о приеме на работу, приведенную в соответствующем приказе ­(распоряжении)?

Разумеется, не нужно. В этом не только нет необходимости, но и нормативные правовые акты, регулирующие порядок заполнения трудовых книжек, о которых мы сказали, этого не предусматривают.

Смена наименования организации

Рассмотрим некоторые вопросы, волнующие кадровиков-практиков и возникающие у них в связи с изменением наименования организации.

Некоторые читатели интересуются, обязательно ли делать запись о переименовании организации в разделе «Сведения о работе» или можно сделать вклейку в конце трудовой книжки с полной информацией о переименовании организации с подписью и печатью руководителя организации. Да, в трудовую книжку, в раздел «Сведения о работе», обязательно следует внести запись об изменении наименования организации. Так, при приеме на работу работодатель должен указать полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. И наоборот: если при изменении наименования организации не будет внесена соответствующая запись, это может привести к проблемам при оформлении пенсии ввиду того, что работники Пенсионного фонда могут легко запутаться в отсутствии последовательности записей. То есть они могут расценить это как факт того, что работник был принят на работу в одну организацию, а уволен – как бы из другой (т.к. в печати буде указано уже новое наименование). Что касается «вклеек» в трудовую книжку, то Правилами ведения трудовых книжек такой порядок внесения информации в трудовую книжку не предусмотрен.

Бывает, что при изменении названия вышестоящей организации подчиненная организация полного названия не меняла, а меняла только сокращенное. Здесь возникает вопрос: нужно ли вносить во все трудовые книжки сотрудников подчиненной организации запись об этом? Как мы уже говорили, полное и сокращенное наименование организации прописывается в трудовой книжке работника в разделе «Сведения о работе». Соответственно, если изменяется только сокращенное наименование организации, в которой трудится работник, об этом также следует внести сведения в трудовую книжку.

Если в трудовой книжке в «шапке» проставлен штамп наименования организации в перевернутом виде, считается ли это грубым нарушением? Нужно ли вносить изменения по этому поводу в трудовую книжку или оставить все так, как есть? Перевернутый штамп наименования организации в трудовой книжке говорит, скорее, о невнимательности и несерьезном отношении к работе специалиста, проставившего его без проверки. Тем не менее это не является нарушением правил ведения трудовых ­книжек. ­Следовательно, ставить штамп снова (в правильном виде) не нужно.

Ошибки в переводе работника на другую работу

Кроме того, работодатель совершает ошибки при внесении записей о переводе работника на другую работу. Например, неверно указывает дату перевода или наименование структурного подразделения, в которое переводится работник, – не в соответствии с документами.

Сведения о переводе работника на другую постоянную работу нужно вносить таким образом (в следующей свободной строке после предыдущей записи):

  • в графе 1 указать порядковый номер вносимой записи (арабской цифрой с точкой);
  • в графе 2 указать дату перевода (цифрами);
  • в графе 3 написать о том, что работник переведен в соответствующее структурное подразделение4, с указанием наименования должности / работы, специальности, профессии и квалификации;
  • в графе 4 указать номер и дату соответствующего приказа.

Обратите внимание: при переводе (переходе) работника на другую работу к другому работодателю соответствующая запись вносится в ­трудовую книжку уже на новом месте работы.

Приведем образец заполнения трудовой книжки при переводе сотрудника в рамках одной организации (Пример 4).

Пример 4

Основанием для внесения записей о переводе работника на другую постоянную работу является приказ (распоряжение) о переводе на другую работу.

Вместе с тем самое большое количество ошибок совершается работодателем при внесении в трудовую книжку записи об увольнении работника. Наиболее частые из них:

  • неверно указана дата увольнения работника (вместо собственно даты увольнения пишут, например, дату издания приказа (распоряжения) об увольнении);
  • неверно указана формулировка причины увольнения работника;
  • неверно указано основание увольнения работника;
  • неверная ссылка на решение работодателя, послужившее основанием для увольнения.

Заполнять сведения об увольнении работника необходимо следующим образом5:

  • в графе 1 указать порядковый номер вносимой записи (арабской цифрой с точкой);
  • в графе 2 указать дату увольнения (цифрами);
  • в графе 3 написать о том, что работник уволен со ссылкой на статью (подпункт, пункт, часть) ТК РФ (или иного федерального закона) (формулировка должна полностью соответствовать формулировке в соответствующей статье (подпункте, пункте, части статьи) ТК РФ или иного ­федерального закона);
  • в графе 4 указать номер и дату соответствующего приказа.

Приведем образец (Пример 5).

Пример 5

Обратите внимание: записи об увольнении вносятся в трудовую книжку в день увольнения.

Основанием для внесения сведений в этом случае является приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (увольнении).

Вопрос в тему

Куда: kadry@delo-press.ru

Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Если вся запись об увольнении работника не войдет в оставшиеся строчки раздела «Сведения о работе» на одной странице, нужно ли делать запись на этой странице или переходить на новую страницу?

Конечно, следует начать вносить запись на той странице, где есть пустые строчки в соответствующей графе, а затем продолжить ее на следующей странице трудовой книжки. Иначе, учитывая, что записи об увольнении самые объемные, трудовой книжки не хватит для того, чтобы внести все сведения о работе.

Вопрос в тему

Куда: kadry@delo-press.ru

Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

В каких случаях ставится печать в трудовую книжку?

Печать в трудовой книжке ставится на титульном листе и при увольнении работника, поскольку в соответствии с п. 35 Правил ведения трудовых книжек при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Проставление печати при внесении других записей не требуется.

Иные сведения

Отметим, что записи в трудовую книжку об иных сведениях, касающихся работы, вносятся в аналогичном порядке, за исключением ­графы 3, в которой прописываются сведения:

  • о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т.п.);
  • об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
  • о работе по совместительству;
  • о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж работника;
  • о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа работника;
  • о времени военной службы либо времени службы работника в органах внутренних дел и таможенных органах;
  • о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Что касается типичных ошибок работодателя при внесении сведений в трудовую книжку о награждении (поощрении) работника за трудовые заслуги, то их практически не бывает, поскольку само по себе награждение (поощрение) за трудовые заслуги встречается довольно редко, ­поэтому и ошибок совершается мало.

Ошибки при внесении изменений в трудовую книжку

Собственно исправления в трудовую книжку могут вноситься по разным причинам. Например, могли поменяться сведения о работнике или выполняемой им работе, также могли быть внесены изменения в штатное расписание, квалификационные справочники, учредительные документы и др. Основные ошибки работодателя могут проявляться в ­следующем:

  • изменения в трудовую книжку вносятся на основании ненадлежащих документов;
  • не соблюдаются технические требования к внесению изменений;
  • не указан документ, являющийся основанием для внесения изменений.

Вносить изменения (исправления) в трудовую книжку, в раздел «Сведения о работнике», нужно следующим образом:

  1. на первой странице:
    • при изменении ФИО одной чертой – по линейке, пастой или чернилами – зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются верные сведения со ссылкой на наименование соответствующего документа, его номер и дату (на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью ­работодателя и печатью)6;
    • при получении нового образования дополняется ранее внесенная запись;

К сведению

Оформление изменений в ранее совершенных записях, содержащих сведения о работнике, должно производиться на основании следующих документов: паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других аналогичных документов, как об этом указано в п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, – по последнему месту работы работника на основании его письменного заявления с приложением надлежащим образом заверенных копий указанных документов.

class=»

  • в сведениях о выполняемой работником работе изменения вносятся в свободной строке, следующей за последней заполненной строкой раздела «Сведения о работе» трудовой книжки7:
    • в графе 1 указать порядковый номер вносимой записи (арабской цифрой с точкой);
    • в графе 2 указать дату внесения записи (цифрами);
    • в графе 3 написать: «Запись за номером… недействительна», после чего внести правильную запись;
    • в графе 4 указать номер и дату соответствующего приказа или иного решения работодателя.

    • К сведению

    Изменения (исправления) в ранее внесенные записи, содержащие сведения о работе (при неправильных и неточных записях), вносятся по новому месту работы на основании надлежащим образом заверенных копий подтверждающих ­документов.

    Что касается внесения других изменений в трудовую книжку, например, в связи с изменением названия должности работника при изменении в штатном расписании или в связи с изменением наименования организации, в графе 3 пишется: «Наименование должности работника с 19.01.2015 изменено на «менеджер по продажам», а при изменении в учредительных документах: «ООО «Монтер» с 19.01.2015 ­переименовано в ООО «Мастер».

    Ошибки при оформлении дубликата трудовой книжки и вкладыша

    Напомним, что выдача дубликата трудовой книжки производится в связи с:

    • выявлением в трудовой книжке неверной (неточной) записи, признанной недействительной;
    • непригодностью трудовой книжки к использованию по назначению;
    • утратой трудовой книжки.

    Работодатель в основном совершает следующие типичные ошибки при оформлении дубликата трудовой книжки:

    • переносит в дубликат записи, признанные недействительными;
    • переносит в дубликат записи на основании ненадлежащих документов;
    • переносит в дубликат не все записи;
    • не проставляет отметки об оформлении дубликата.

    Оформлять дубликат трудовой книжки необходимо следующим образом8:

    1. При выявлении записи, признанной недействительной:
      • перенести в новый бланк трудовой книжки верные записи так, как они были указаны в оригинале трудовой книжки;
      • проставить в правом верхнем углу на первой странице дубликата трудовой книжки отметку «Дубликат»;
      • на титульном листе прежней трудовой книжки написать: «Взамен выдан дубликат» и указать его серию и номер.
    2. В связи с непригодностью к использованию:
      • внести в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки запись о суммарном общем и / или непрерывном трудовом стаже работы до поступления на работу к данному работодателю, а также записи о ­трудовом стаже по периодам:
          в графу 1 – порядковый номер записи;
          в графу 2 – дату приема на работу;
          в графу 3 – наименование работодателя, у которого работал работник, структурного подразделения, работы (должности), специальности, профессии с указанием квалификации, на которую работник был принят, – в хронологическом порядке сведения о работе у всех предыдущих работодателей, содержащиеся в ­представленных работником документах;
          в графу 4 – наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате;
      • проставить в правом верхнем углу на первой странице дубликата трудовой книжки отметку «Дубликат»;
      • на титульном листе прежней трудовой книжки написать: «Взамен выдан дубликат» и указать его серию и номер.
    3. При утрате трудовой книжки (на основании документа, удостоверяющего факт утраты9):
      • внести сведения об общем и / или непрерывном стаже работы работника до поступления на работу к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами: «Общий стаж ­работы 5 лет 3 месяца 20 дней»;
      • внести сведения о работе и награждении (поощрении), внесенные в трудовую книжку по последнему месту работы работника;
      • проставить в правом верхнем углу на первой странице дубликата трудовой книжки отметку «Дубликат»;
      • на титульном листе прежней трудовой книжки написать: «Взамен выдан дубликат» и указать его серию и номер.

    Приведем образец (Пример 6).

    Пример 6

    Что касается вкладыша в трудовую книжку, то он, как правило, оформляется, если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов. Правила его заполнения идентичны правилам заполнения трудовых книжек. Основными ошибками, допускаемыми при оформлении вкладыша трудовой книжки, являются:

    • не заполнение (неполное заполнение) сведений на титульном листе вкладыша;
    • не проставление отметки об оформлении вкладыша в трудовой книжке;
    • внесение записей во вкладыш с начала.

    При выдаче вкладыша следует:

    • в правом верхнем углу титульного листа поставить штамп «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша;
    • вшить вкладыш в трудовую книжку между ее последней страницей и обложкой, поскольку без трудовой книжки он недействителен;
    • продолжать нумерацию вносимых во вкладыш записей.

    Ошибки при учете и хранении трудовых книжек

    Реже, но встречаются ошибки в оформлении документов, связанных с учетом трудовых книжек, например, может быть неправильно оформлена книга учета движения трудовых книжек.

    Поскольку книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них имеет длительный срок хранения (75 лет), следует предусмотреть твердую обложку при ее оформлении; листы (страницы) должны быть пронумерованы от начала до конца, прошиты; содержать заверительную надпись (указать название книги, количество прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должность, подпись и расшифровку подписи руководителя организации и дату оформления журнала); также она должна быть скреплена сургучной печатью ­организации.

    В статье мы рассмотрели наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при оформлении трудовых книжек, внесении в них записей и их учете. Разумеется, их гораздо больше, чем может показаться на первый взгляд. И это, скорее, говорит о том, что специалистам кадровой службы еще долго не наскучит их работа, поскольку всегда есть повод для ­совершенствования в своем деле.

    Источник

    Ошибки оформления трудовых книжек и их последствия

    Дата публикации: 21 июня 2013.

    Пока трудовые книжки так и не отменили, этот документ является основным свидетельством трудовой деятельности и трудового стажа работника. Однако с ведением, учётом и хранением таких документов по-прежнему возникают проблемы, а большинство ошибок при ведении кадровой документации связано именно с порядком заполнения трудовых книжек. Халатное отношение к трудовым книжкам может иметь негативные последствия как для работника, так и для работодателя.

    Нормативная база

    Хорошие новости: от многих проблем и вопросов может избавить чёткое представление о правилах работы с трудовыми книжками. Основные нормативные акты, которые помогут в этом:
    1. Трудовой кодекс РФ;
    2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
    3. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
    4. Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»).
    Есть также ряд актов, в которых освещаются специфические вопросы оформления трудовых книжек для различных профессий или категорий граждан, например, Постановление Минтруда РФ от 11 июня 1992 года №21Г «О порядке пересмотра записей в трудовых книжках о причинах увольнения работников с предприятий военно-промышленного комплекса», Письмо Роструда от 15 июня 2005 года №908-6-1 «Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника».
    Виды ошибок
    ▪ При первичном оформлении трудовых книжек
    Важно помнить, что по действующему законодательству работодатель – физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на всех работников, а работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
    Частой ошибкой при оформлении трудовой книжки является невнесение в неё сведений об образовании работника, а также ошибки в написании его имени и отчества. Это связано с игнорированием работодателями требования о внесении соответствующих сведений в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов, в том числе документов, удостоверяющих личность работника, и документов об образовании. Недопустимо внесение каких-либо сведений со слов работника.
    ▪ В процессе ведения трудовых книжек
    Наибольшее количество ошибок допускается при внесении сведений о работе, и прежде всего записи о трудовой функции, порученной работнику в соответствии с трудовым договором. В записи о приёме на работу должны указываться следующие сведения:
    – дата приёма на работу;
    – наименование структурного подразделения, в которое принят работник (если такое условие содержится в трудовом договоре);
    – наименование должности, специальности, профессии, при наличии – с указанием квалификации.
    Чаще всего в трудовых книжках отсутствует полное и сокращённое наименование организации перед внесением записи о приёме работника, а в записях встречаются сокращения каких-либо слов.
    При внесении в трудовую книжку работника ошибочной записи исправление её возможно только в порядке, установленном Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Такое исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. В разделе трудовой книжки, содержащем сведения о работе, зачёркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путём признания их недействительными и внесения правильных записей.
    Оформляя перевод работника на другую должность, работодатель зачастую вносит в трудовую книжку соответствующую запись и при этом заверяет её подписью руководителя и печатью организации. Это является нарушением порядка ведения трудовых книжек, поскольку подпись руководителя и печать организации должны быть внесены в трудовую книжку работника только после записи об увольнении работника. Фактически такая запись не является записью в трудовой книжке, и признать её недействительной нельзя, а значит, исправить запись также не представляется возможным.
    ▪ При оформлении дубликата и вкладыша трудовой книжки
    Дубликат – это надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу трудовой книжки, за исключением совершённых в ней ранее неверных записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих документированных сведений.
    Вкладыш – составная часть трудовой книжки, вшиваемая в неё в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Вкладыш оформляется и ведётся в том же порядке, что и трудовая книжка.
    Основными ошибками, допускаемыми при оформлении дубликата трудовой книжки, являются:
    – перенос в дубликат ошибочных записей (записей, признанных недействительными);
    – перенос в дубликат записей на основании ненадлежащих документов;
    – перенос в дубликат записей не в полном объёме;
    – отсутствие отметки (отметок) об оформлении дубликата.
    Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, поэтому «новый» работодатель, столкнувшийся с просьбой о выдаче дубликата при оформлении на работу, выдавать его работнику не должен.
    Оформление вкладыша чревато следующими ошибками:
    – неполное заполнение сведений на титульном листе;
    – отсутствие отметки об оформлении вкладыша в трудовой книжке;
    – ненадлежащее удостоверение сведений, внесённых во вкладыш при оформлении.
    Не связанной с оформлением, но очень распространённой ошибкой работодателей является отказ в своевременной выдаче работнику его трудовой книжки.
    Возможные риски
    Для работника все проблемы с неправильно оформленными трудовыми книжками можно свести к двум:
    – проблемы при дальнейшем трудоустройстве, связанные с некорректной формулировкой причин об увольнении (а это в том числе финансовые потери из-за невозможности своевременно приступить к новой работе), невозможность подтвердить свою работу на конкретной должности;
    – невозможность впоследствии доказать свой трудовой стаж (особенно учитывая периодические сбои в информационной системе Пенсионного фонда РФ) при оформлении пенсии. Практика знает случаи отказа ПФР гражданам в назначении пенсии даже на основании того, что сведения в трудовой книжке не соответствуют паспортным данным, а значит, трудовая книжка выдана другому гражданину. Это возможно, если Ф.И.О., указанные в трудовой книжке, в точности не соответствуют паспортным данным (классический случай: в имени Наталия буква «и» заменена на «ь»). Чтобы доказать своё право на пенсию, работнику потребуется представить многочисленные справки из архивов, а зачастую единственным выходом будет восстановление своих прав через суд.
    Для работодателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, их халатность может обернуться административной и материальной ответственностью:
    – по ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечёт наложение административного штрафа, который для юридических лиц сейчас составляет от 30 000 до 50 000 рублей, или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
    – в случае неоправданной задержки выдачи трудовой книжки при увольнении (в том числе по причине несвоевременно исправленных ошибок в её записях) по ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им за период незаконного лишения возможности трудиться заработок.
    Нюанс: при выдаче новой трудовой книжки работнику организация взимает с работника стоимость трудовой книжки (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Однако из этого правила есть 3 исключения, когда плату брать запрещено, это:
    – неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша к ней;
    – порча трудовой книжки не по вине работника;
    – массовая утрата трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

    Ирина КИР, JOB.RU

    Источник

    Как исправить ошибку в трудовой книжке:

    • указать порядковый номер;
    • поставить текущую дату (число, месяц, год);
    • в следующей графе написать, какая информация не соответствует действительности и на какую ее надо заменить;
    • в последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается корректировка.

    Правовые основы

    Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Важно исправить запись в трудовой книжке так, чтобы не допустить новых ошибок.

    Форма книжки и Порядок их ведения и хранения утверждены приказом Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021. Это нормативный акт, который является основополагающим, и его текст необходимо держать под рукой каждому кадровику. В нем дана вся необходимая информация, как корректно заполнить и каким образом вносить изменения.

    Типичные ошибки

    Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего случаются следующие неточности:

    • неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
    • неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
    • неточное название должности;
    • пропуск букв, грамматические ошибки.

    Поскольку даже один неверный символ иногда становится причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровикам следует относиться к неточностям предельно внимательно. Всегда следует сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, то ее необходимо корректно исправить.

    Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

    В соответствии с разделами II и III Порядка, утв. приказом Минтруда РФ № 320н, работодатель вправе внести исправления в:

    • фамилию, имя, отчество;
    • дату рождения;
    • сведения об образовании;
    • наименование профессии или специальности сотрудника;
    • информацию о награждениях.

    Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных данных в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» — никаких зачеркиваний (п. 12 Порядка, утв. приказом № 320н). Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе (п. 7 Порядка, утв. приказом № 320н).

    В остальных случаях исправления вносятся путем признания определенной информации неточной и внесения правильной. Для этого в следующей после неточности графе необходимо указать порядковый номер, текущую дату и написать, какая информация не соответствует действительности и на какую ее надо заменить. В соседней колонке указать, на основании какого приказа или документа вносится исправление. Новые данные необходимо заверить подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

    Обратите внимание: такие правила актуальны для исправления информации не только в трудовых, но и во вкладышах к ним (п. 32 Порядка, утв. приказом № 320н).

    Образец исправления в трудовой книжке 2023 г.

    Образец исправления записи в трудовой книжке о приеме на работу

    Вопрос в тему

    Куда: kadry@delo-press.ru

    Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

    В трудовой книжке неверно указана дата рождения работника. Как внести изменения в трудовую книжку, если организации, оформившей трудовую ­книжку, уже не существует?

    Очевидно, что нынешний работодатель на основании паспорта работника может самостоятельно внести изменения в дату его рождения на титульном листе. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а если ликвидирована – ­работодателем по новому месту работы на основании подтверждающих документов.

    Ошибки в сведениях о работе

    Работодатель может неверно или неточно указать:

    • наименование организации (не в соответствии с ее уставом),
    • дату приема на работу (может быть указана дата заключения трудового договора, притом что дата начала работы в договоре иная),
    • наименование структурного подразделения (не в соответствии с тем, что указано в трудовом договоре),
    • наименование должности (или профессии) (не в соответствии со штатным расписанием),
    • в последней графе раздела «Сведения о работе» трудовой книжки дать ссылку не на тот документ.

    Чтобы избежать подобных ошибок или свести их к минимуму, нужно заполнять сведения о порученной работнику работе (трудовой функции) следующим образом2:

    1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указать в виде заголовка полное, а также сокращенное (при его наличии) ­наименование организации.
    2. В следующей строке:
      • в графе 1 указать порядковый номер записи (арабской цифрой с точкой);
      • в графе 2 указать дату приема на работу (цифрами);
      • в графе 3 написать о том, что работник принят (назначен) в соответствующее структурное подразделение3 с указанием наименования должности / работы, а также профессии с указанием квалификации или ­специальности (в соответствии со штатным расписанием и в определенных случаях – в соответствии с квалификационными справочниками);
      • в графе 4 указать номер и дату приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник принят на работу, с указанием наименования вида документа.

    Приведем образец (Пример 3).

    В свою очередь основанием для внесения таких записей является приказ (распоряжение) о приеме на работу (а в случае с руководителем организации – протокол или решение высшего органа управления).

    Основанием внесения записи о работе по совместительству будет являться надлежащим образом заверенная копия приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству или выписка из него, а также соответствующее письменное заявление работника. Кроме того, в соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе ­работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

    Пример 3

    Вопрос в тему

    Куда: kadry@delo-press.ru

    Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

    Нужно ли вносить в трудовую книжку сведения об испытательном сроке, условиях оплаты труда и прочие подробности, таким образом переписав формулировку о приеме на работу, приведенную в соответствующем приказе ­(распоряжении)?

    Разумеется, не нужно. В этом не только нет необходимости, но и нормативные правовые акты, регулирующие порядок заполнения трудовых книжек, о которых мы сказали, этого не предусматривают.

    Смена наименования организации

    Рассмотрим некоторые вопросы, волнующие кадровиков-практиков и возникающие у них в связи с изменением наименования организации.

    Некоторые читатели интересуются, обязательно ли делать запись о переименовании организации в разделе «Сведения о работе» или можно сделать вклейку в конце трудовой книжки с полной информацией о переименовании организации с подписью и печатью руководителя организации. Да, в трудовую книжку, в раздел «Сведения о работе», обязательно следует внести запись об изменении наименования организации. Так, при приеме на работу работодатель должен указать полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. И наоборот: если при изменении наименования организации не будет внесена соответствующая запись, это может привести к проблемам при оформлении пенсии ввиду того, что работники Пенсионного фонда могут легко запутаться в отсутствии последовательности записей. То есть они могут расценить это как факт того, что работник был принят на работу в одну организацию, а уволен – как бы из другой (т.к. в печати буде указано уже новое наименование). Что касается «вклеек» в трудовую книжку, то Правилами ведения трудовых книжек такой порядок внесения информации в трудовую книжку не предусмотрен.

    Бывает, что при изменении названия вышестоящей организации подчиненная организация полного названия не меняла, а меняла только сокращенное. Здесь возникает вопрос: нужно ли вносить во все трудовые книжки сотрудников подчиненной организации запись об этом? Как мы уже говорили, полное и сокращенное наименование организации прописывается в трудовой книжке работника в разделе «Сведения о работе». Соответственно, если изменяется только сокращенное наименование организации, в которой трудится работник, об этом также следует внести сведения в трудовую книжку.

    Если в трудовой книжке в «шапке» проставлен штамп наименования организации в перевернутом виде, считается ли это грубым нарушением? Нужно ли вносить изменения по этому поводу в трудовую книжку или оставить все так, как есть? Перевернутый штамп наименования организации в трудовой книжке говорит, скорее, о невнимательности и несерьезном отношении к работе специалиста, проставившего его без проверки. Тем не менее это не является нарушением правил ведения трудовых ­книжек. ­Следовательно, ставить штамп снова (в правильном виде) не нужно.

    Ошибки в переводе работника на другую работу

    Кроме того, работодатель совершает ошибки при внесении записей о переводе работника на другую работу. Например, неверно указывает дату перевода или наименование структурного подразделения, в которое переводится работник, – не в соответствии с документами.

    Сведения о переводе работника на другую постоянную работу нужно вносить таким образом (в следующей свободной строке после предыдущей записи):

    • в графе 1 указать порядковый номер вносимой записи (арабской цифрой с точкой);
    • в графе 2 указать дату перевода (цифрами);
    • в графе 3 написать о том, что работник переведен в соответствующее структурное подразделение4, с указанием наименования должности / работы, специальности, профессии и квалификации;
    • в графе 4 указать номер и дату соответствующего приказа.

    Обратите внимание: при переводе (переходе) работника на другую работу к другому работодателю соответствующая запись вносится в ­трудовую книжку уже на новом месте работы.

    Приведем образец заполнения трудовой книжки при переводе сотрудника в рамках одной организации (Пример 4).

    Пример 4

    Основанием для внесения записей о переводе работника на другую постоянную работу является приказ (распоряжение) о переводе на другую работу.

    Вместе с тем самое большое количество ошибок совершается работодателем при внесении в трудовую книжку записи об увольнении работника. Наиболее частые из них:

    • неверно указана дата увольнения работника (вместо собственно даты увольнения пишут, например, дату издания приказа (распоряжения) об увольнении);
    • неверно указана формулировка причины увольнения работника;
    • неверно указано основание увольнения работника;
    • неверная ссылка на решение работодателя, послужившее основанием для увольнения.

    Заполнять сведения об увольнении работника необходимо следующим образом5:

    • в графе 1 указать порядковый номер вносимой записи (арабской цифрой с точкой);
    • в графе 2 указать дату увольнения (цифрами);
    • в графе 3 написать о том, что работник уволен со ссылкой на статью (подпункт, пункт, часть) ТК РФ (или иного федерального закона) (формулировка должна полностью соответствовать формулировке в соответствующей статье (подпункте, пункте, части статьи) ТК РФ или иного ­федерального закона);
    • в графе 4 указать номер и дату соответствующего приказа.

    Приведем образец (Пример 5).

    Пример 5

    Обратите внимание: записи об увольнении вносятся в трудовую книжку в день увольнения.

    Основанием для внесения сведений в этом случае является приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (увольнении).

    Вопрос в тему

    Куда: kadry@delo-press.ru

    Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

    Если вся запись об увольнении работника не войдет в оставшиеся строчки раздела «Сведения о работе» на одной странице, нужно ли делать запись на этой странице или переходить на новую страницу?

    Конечно, следует начать вносить запись на той странице, где есть пустые строчки в соответствующей графе, а затем продолжить ее на следующей странице трудовой книжки. Иначе, учитывая, что записи об увольнении самые объемные, трудовой книжки не хватит для того, чтобы внести все сведения о работе.

    Вопрос в тему

    Куда: kadry@delo-press.ru

    Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

    В каких случаях ставится печать в трудовую книжку?

    Печать в трудовой книжке ставится на титульном листе и при увольнении работника, поскольку в соответствии с п. 35 Правил ведения трудовых книжек при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Проставление печати при внесении других записей не требуется.

    Иные сведения

    Отметим, что записи в трудовую книжку об иных сведениях, касающихся работы, вносятся в аналогичном порядке, за исключением ­графы 3, в которой прописываются сведения:

    • о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т.п.);
    • об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
    • о работе по совместительству;
    • о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж работника;
    • о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа работника;
    • о времени военной службы либо времени службы работника в органах внутренних дел и таможенных органах;
    • о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

    Что касается типичных ошибок работодателя при внесении сведений в трудовую книжку о награждении (поощрении) работника за трудовые заслуги, то их практически не бывает, поскольку само по себе награждение (поощрение) за трудовые заслуги встречается довольно редко, ­поэтому и ошибок совершается мало.

    Ошибки при внесении изменений в трудовую книжку

    Собственно исправления в трудовую книжку могут вноситься по разным причинам. Например, могли поменяться сведения о работнике или выполняемой им работе, также могли быть внесены изменения в штатное расписание, квалификационные справочники, учредительные документы и др. Основные ошибки работодателя могут проявляться в ­следующем:

    • изменения в трудовую книжку вносятся на основании ненадлежащих документов;
    • не соблюдаются технические требования к внесению изменений;
    • не указан документ, являющийся основанием для внесения изменений.

    Вносить изменения (исправления) в трудовую книжку, в раздел «Сведения о работнике», нужно следующим образом:

    1. на первой странице:
      • при изменении ФИО одной чертой – по линейке, пастой или чернилами – зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются верные сведения со ссылкой на наименование соответствующего документа, его номер и дату (на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью ­работодателя и печатью)6;
      • при получении нового образования дополняется ранее внесенная запись;

    К сведению

    Оформление изменений в ранее совершенных записях, содержащих сведения о работнике, должно производиться на основании следующих документов: паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других аналогичных документов, как об этом указано в п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, – по последнему месту работы работника на основании его письменного заявления с приложением надлежащим образом заверенных копий указанных документов.

    class=»

  • в сведениях о выполняемой работником работе изменения вносятся в свободной строке, следующей за последней заполненной строкой раздела «Сведения о работе» трудовой книжки7:
    • в графе 1 указать порядковый номер вносимой записи (арабской цифрой с точкой);
    • в графе 2 указать дату внесения записи (цифрами);
    • в графе 3 написать: «Запись за номером… недействительна», после чего внести правильную запись;
    • в графе 4 указать номер и дату соответствующего приказа или иного решения работодателя.

    • К сведению

    Изменения (исправления) в ранее внесенные записи, содержащие сведения о работе (при неправильных и неточных записях), вносятся по новому месту работы на основании надлежащим образом заверенных копий подтверждающих ­документов.

    Что касается внесения других изменений в трудовую книжку, например, в связи с изменением названия должности работника при изменении в штатном расписании или в связи с изменением наименования организации, в графе 3 пишется: «Наименование должности работника с 19.01.2015 изменено на «менеджер по продажам», а при изменении в учредительных документах: «ООО «Монтер» с 19.01.2015 ­переименовано в ООО «Мастер».

    Ошибки при оформлении дубликата трудовой книжки и вкладыша

    Напомним, что выдача дубликата трудовой книжки производится в связи с:

    • выявлением в трудовой книжке неверной (неточной) записи, признанной недействительной;
    • непригодностью трудовой книжки к использованию по назначению;
    • утратой трудовой книжки.

    Работодатель в основном совершает следующие типичные ошибки при оформлении дубликата трудовой книжки:

    • переносит в дубликат записи, признанные недействительными;
    • переносит в дубликат записи на основании ненадлежащих документов;
    • переносит в дубликат не все записи;
    • не проставляет отметки об оформлении дубликата.

    Оформлять дубликат трудовой книжки необходимо следующим образом8:

    1. При выявлении записи, признанной недействительной:
      • перенести в новый бланк трудовой книжки верные записи так, как они были указаны в оригинале трудовой книжки;
      • проставить в правом верхнем углу на первой странице дубликата трудовой книжки отметку «Дубликат»;
      • на титульном листе прежней трудовой книжки написать: «Взамен выдан дубликат» и указать его серию и номер.
    2. В связи с непригодностью к использованию:
      • внести в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки запись о суммарном общем и / или непрерывном трудовом стаже работы до поступления на работу к данному работодателю, а также записи о ­трудовом стаже по периодам:
          в графу 1 – порядковый номер записи;
          в графу 2 – дату приема на работу;
          в графу 3 – наименование работодателя, у которого работал работник, структурного подразделения, работы (должности), специальности, профессии с указанием квалификации, на которую работник был принят, – в хронологическом порядке сведения о работе у всех предыдущих работодателей, содержащиеся в ­представленных работником документах;
          в графу 4 – наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате;
      • проставить в правом верхнем углу на первой странице дубликата трудовой книжки отметку «Дубликат»;
      • на титульном листе прежней трудовой книжки написать: «Взамен выдан дубликат» и указать его серию и номер.
    3. При утрате трудовой книжки (на основании документа, удостоверяющего факт утраты9):
      • внести сведения об общем и / или непрерывном стаже работы работника до поступления на работу к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами: «Общий стаж ­работы 5 лет 3 месяца 20 дней»;
      • внести сведения о работе и награждении (поощрении), внесенные в трудовую книжку по последнему месту работы работника;
      • проставить в правом верхнем углу на первой странице дубликата трудовой книжки отметку «Дубликат»;
      • на титульном листе прежней трудовой книжки написать: «Взамен выдан дубликат» и указать его серию и номер.

    Приведем образец (Пример 6).

    Пример 6

    Что касается вкладыша в трудовую книжку, то он, как правило, оформляется, если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов. Правила его заполнения идентичны правилам заполнения трудовых книжек. Основными ошибками, допускаемыми при оформлении вкладыша трудовой книжки, являются:

    • не заполнение (неполное заполнение) сведений на титульном листе вкладыша;
    • не проставление отметки об оформлении вкладыша в трудовой книжке;
    • внесение записей во вкладыш с начала.

    При выдаче вкладыша следует:

    • в правом верхнем углу титульного листа поставить штамп «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша;
    • вшить вкладыш в трудовую книжку между ее последней страницей и обложкой, поскольку без трудовой книжки он недействителен;
    • продолжать нумерацию вносимых во вкладыш записей.

    Ошибки при учете и хранении трудовых книжек

    Реже, но встречаются ошибки в оформлении документов, связанных с учетом трудовых книжек, например, может быть неправильно оформлена книга учета движения трудовых книжек.

    Поскольку книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них имеет длительный срок хранения (75 лет), следует предусмотреть твердую обложку при ее оформлении; листы (страницы) должны быть пронумерованы от начала до конца, прошиты; содержать заверительную надпись (указать название книги, количество прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должность, подпись и расшифровку подписи руководителя организации и дату оформления журнала); также она должна быть скреплена сургучной печатью ­организации.

    В статье мы рассмотрели наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при оформлении трудовых книжек, внесении в них записей и их учете. Разумеется, их гораздо больше, чем может показаться на первый взгляд. И это, скорее, говорит о том, что специалистам кадровой службы еще долго не наскучит их работа, поскольку всегда есть повод для ­совершенствования в своем деле.

    Источник

    Ошибки оформления трудовых книжек и их последствия

    Дата публикации: 21 июня 2013.

    Пока трудовые книжки так и не отменили, этот документ является основным свидетельством трудовой деятельности и трудового стажа работника. Однако с ведением, учётом и хранением таких документов по-прежнему возникают проблемы, а большинство ошибок при ведении кадровой документации связано именно с порядком заполнения трудовых книжек. Халатное отношение к трудовым книжкам может иметь негативные последствия как для работника, так и для работодателя.

    Нормативная база

    Хорошие новости: от многих проблем и вопросов может избавить чёткое представление о правилах работы с трудовыми книжками. Основные нормативные акты, которые помогут в этом:
    1. Трудовой кодекс РФ;
    2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
    3. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
    4. Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»).
    Есть также ряд актов, в которых освещаются специфические вопросы оформления трудовых книжек для различных профессий или категорий граждан, например, Постановление Минтруда РФ от 11 июня 1992 года №21Г «О порядке пересмотра записей в трудовых книжках о причинах увольнения работников с предприятий военно-промышленного комплекса», Письмо Роструда от 15 июня 2005 года №908-6-1 «Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника».
    Виды ошибок
    ▪ При первичном оформлении трудовых книжек
    Важно помнить, что по действующему законодательству работодатель – физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на всех работников, а работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
    Частой ошибкой при оформлении трудовой книжки является невнесение в неё сведений об образовании работника, а также ошибки в написании его имени и отчества. Это связано с игнорированием работодателями требования о внесении соответствующих сведений в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов, в том числе документов, удостоверяющих личность работника, и документов об образовании. Недопустимо внесение каких-либо сведений со слов работника.
    ▪ В процессе ведения трудовых книжек
    Наибольшее количество ошибок допускается при внесении сведений о работе, и прежде всего записи о трудовой функции, порученной работнику в соответствии с трудовым договором. В записи о приёме на работу должны указываться следующие сведения:
    – дата приёма на работу;
    – наименование структурного подразделения, в которое принят работник (если такое условие содержится в трудовом договоре);
    – наименование должности, специальности, профессии, при наличии – с указанием квалификации.
    Чаще всего в трудовых книжках отсутствует полное и сокращённое наименование организации перед внесением записи о приёме работника, а в записях встречаются сокращения каких-либо слов.
    При внесении в трудовую книжку работника ошибочной записи исправление её возможно только в порядке, установленном Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Такое исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. В разделе трудовой книжки, содержащем сведения о работе, зачёркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путём признания их недействительными и внесения правильных записей.
    Оформляя перевод работника на другую должность, работодатель зачастую вносит в трудовую книжку соответствующую запись и при этом заверяет её подписью руководителя и печатью организации. Это является нарушением порядка ведения трудовых книжек, поскольку подпись руководителя и печать организации должны быть внесены в трудовую книжку работника только после записи об увольнении работника. Фактически такая запись не является записью в трудовой книжке, и признать её недействительной нельзя, а значит, исправить запись также не представляется возможным.
    ▪ При оформлении дубликата и вкладыша трудовой книжки
    Дубликат – это надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу трудовой книжки, за исключением совершённых в ней ранее неверных записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих документированных сведений.
    Вкладыш – составная часть трудовой книжки, вшиваемая в неё в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Вкладыш оформляется и ведётся в том же порядке, что и трудовая книжка.
    Основными ошибками, допускаемыми при оформлении дубликата трудовой книжки, являются:
    – перенос в дубликат ошибочных записей (записей, признанных недействительными);
    – перенос в дубликат записей на основании ненадлежащих документов;
    – перенос в дубликат записей не в полном объёме;
    – отсутствие отметки (отметок) об оформлении дубликата.
    Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, поэтому «новый» работодатель, столкнувшийся с просьбой о выдаче дубликата при оформлении на работу, выдавать его работнику не должен.
    Оформление вкладыша чревато следующими ошибками:
    – неполное заполнение сведений на титульном листе;
    – отсутствие отметки об оформлении вкладыша в трудовой книжке;
    – ненадлежащее удостоверение сведений, внесённых во вкладыш при оформлении.
    Не связанной с оформлением, но очень распространённой ошибкой работодателей является отказ в своевременной выдаче работнику его трудовой книжки.
    Возможные риски
    Для работника все проблемы с неправильно оформленными трудовыми книжками можно свести к двум:
    – проблемы при дальнейшем трудоустройстве, связанные с некорректной формулировкой причин об увольнении (а это в том числе финансовые потери из-за невозможности своевременно приступить к новой работе), невозможность подтвердить свою работу на конкретной должности;
    – невозможность впоследствии доказать свой трудовой стаж (особенно учитывая периодические сбои в информационной системе Пенсионного фонда РФ) при оформлении пенсии. Практика знает случаи отказа ПФР гражданам в назначении пенсии даже на основании того, что сведения в трудовой книжке не соответствуют паспортным данным, а значит, трудовая книжка выдана другому гражданину. Это возможно, если Ф.И.О., указанные в трудовой книжке, в точности не соответствуют паспортным данным (классический случай: в имени Наталия буква «и» заменена на «ь»). Чтобы доказать своё право на пенсию, работнику потребуется представить многочисленные справки из архивов, а зачастую единственным выходом будет восстановление своих прав через суд.
    Для работодателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, их халатность может обернуться административной и материальной ответственностью:
    – по ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечёт наложение административного штрафа, который для юридических лиц сейчас составляет от 30 000 до 50 000 рублей, или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
    – в случае неоправданной задержки выдачи трудовой книжки при увольнении (в том числе по причине несвоевременно исправленных ошибок в её записях) по ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им за период незаконного лишения возможности трудиться заработок.
    Нюанс: при выдаче новой трудовой книжки работнику организация взимает с работника стоимость трудовой книжки (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Однако из этого правила есть 3 исключения, когда плату брать запрещено, это:
    – неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша к ней;
    – порча трудовой книжки не по вине работника;
    – массовая утрата трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

    Ирина КИР, JOB.RU

    Источник

    Как исправить ошибку в трудовой книжке:

    • указать порядковый номер;
    • поставить текущую дату (число, месяц, год);
    • в следующей графе написать, какая информация не соответствует действительности и на какую ее надо заменить;
    • в последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается корректировка.

    Правовые основы

    Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Важно исправить запись в трудовой книжке так, чтобы не допустить новых ошибок.

    Форма книжки и Порядок их ведения и хранения утверждены приказом Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021. Это нормативный акт, который является основополагающим, и его текст необходимо держать под рукой каждому кадровику. В нем дана вся необходимая информация, как корректно заполнить и каким образом вносить изменения.

    Типичные ошибки

    Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего случаются следующие неточности:

    • неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
    • неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
    • неточное название должности;
    • пропуск букв, грамматические ошибки.

    Поскольку даже один неверный символ иногда становится причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровикам следует относиться к неточностям предельно внимательно. Всегда следует сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, то ее необходимо корректно исправить.

    Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

    В соответствии с разделами II и III Порядка, утв. приказом Минтруда РФ № 320н, работодатель вправе внести исправления в:

    • фамилию, имя, отчество;
    • дату рождения;
    • сведения об образовании;
    • наименование профессии или специальности сотрудника;
    • информацию о награждениях.

    Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных данных в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» — никаких зачеркиваний (п. 12 Порядка, утв. приказом № 320н). Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе (п. 7 Порядка, утв. приказом № 320н).

    В остальных случаях исправления вносятся путем признания определенной информации неточной и внесения правильной. Для этого в следующей после неточности графе необходимо указать порядковый номер, текущую дату и написать, какая информация не соответствует действительности и на какую ее надо заменить. В соседней колонке указать, на основании какого приказа или документа вносится исправление. Новые данные необходимо заверить подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

    Обратите внимание: такие правила актуальны для исправления информации не только в трудовых, но и во вкладышах к ним (п. 32 Порядка, утв. приказом № 320н).

    Образец исправления в трудовой книжке 2023 г.

    Образец исправления записи в трудовой книжке о приеме на работу

    Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

    Вариант 1. Исправляем за другую организацию

    На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, вправе внести исправление в любой раздел книжки. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

    Пример исправления сведений о работе за другую компанию

    Какими документами следует подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации: справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в этом случае не имеют никакой юридической силы.

    Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

    Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, то он вправе обратиться и к прежнему работодателю. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему обязаны исправить неточности.

    Если у человека нет нового места работы, то после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

    Пример исправления сведений о работе в трудовой книжке прежним работодателем

    Какими документами следует подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации: справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в этом случае не имеют никакой юридической силы.

    Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

    Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, то он вправе обратиться и к прежнему работодателю. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему обязаны исправить неточности.

    Если у человека нет нового места работы, то после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

    Пример исправления сведений о работе в трудовой книжке прежним работодателем

    Другая ситуация: экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи. В этом случае прежний работодатель следует такому алгоритму, как исправить, если запись в трудовой сделана неверно:

    1. Пишет собственное наименование компании после сведений на новом рабочем месте работника.
    2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
    3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
    4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

    Пример исправления в трудовой прежним работодателем после трудоустройства в другую компанию

    Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Это означает, что для исправления в трудовой книжке ошибочной записи в дате не предусмотрен специальный способ. Запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

    Исправление реквизитов

    Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

    Несколько ошибок сразу

    Если допущено несколько неточностей, то исправить необходимо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительной. Затем указывает верные данные. Допускается и одной формулировкой исправлять несколько некорректных сведений.

    Образец корректировки, если надо аннулировать две последние отметки:

    Пример исправления сразу двух записей в трудовой книжке

    Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Это означает, что для исправления в трудовой книжке ошибочной записи в дате не предусмотрен специальный способ. Запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

    Исправление реквизитов

    Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

    Несколько ошибок сразу

    Если допущено несколько неточностей, то исправить необходимо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительной. Затем указывает верные данные. Допускается и одной формулировкой исправлять несколько некорректных сведений.

    Образец корректировки, если надо аннулировать две последние отметки:

    Пример исправления сразу двух записей в трудовой книжке

    Ошибка при первичном заполнении

    Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, то работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

    Исправления на титульном листе

    Все неверные сведения на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные или когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, заполнявшего документ.

    Пример исправления на титульном листе трудовой книжки

    Рекомендуется, чтобы корректировка ФИО работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Поскольку только он точно знает, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, то работник вправе пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

    Если на титульном листе требуется указать новую специальность или дополнительное образование, то ничего зачеркивать нельзя. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные (п. 8 Порядка, утв. приказом № 320н).

    Ошибки в сведениях о награждении

    У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. И часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. Такие лишние сведения необходимо убрать. Здесь действуют общие правила, как аннулировать запись в трудовой книжке:

    • ответственное лицо признает записи недействительными;
    • расписывается;
    • затем ставит печать (при ее наличии).

    Пример исправления в трудовой книжке сведений о награждении

    Рекомендуется, чтобы корректировка ФИО работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Поскольку только он точно знает, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, то работник вправе пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

    Если на титульном листе требуется указать новую специальность или дополнительное образование, то ничего зачеркивать нельзя. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные (п. 8 Порядка, утв. приказом № 320н).

    Ошибки в сведениях о награждении

    У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. И часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. Такие лишние сведения необходимо убрать. Здесь действуют общие правила, как аннулировать запись в трудовой книжке:

    • ответственное лицо признает записи недействительными;
    • расписывается;
    • затем ставит печать (при ее наличии).

    Пример исправления в трудовой книжке сведений о награждении

    Аналогичным образом следует действовать, если есть неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

    Исправления в дубликате

    По инициативе работника трудовую книжку, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, есть возможность заменить дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной (п. 30 Порядка, утв. приказом № 320н).

    В самом дубликате неточности исправляются по аналогичным правилам, что и в основной трудовой книжке.

    Нужно ли исправлять орфографические ошибки

    Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, то, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, то это иногда дорого обходится работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», то работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

    Когда трудовую книжку признают недействительной

    Существует несколько ситуаций, когда ТК признают недействительной:

    • при первичном заполнении были допущены ошибки;
    • из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
    • замазан или нечетко виден номер документа;
    • внесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
    • уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

    В этих случаях работнику есть возможность оформить дубликат. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

    Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

    Источник

    Работник выходит на пенсию, поэтому заблаговременно обратился с документами в Пенсионный фонд России (далее — ПФР). Однако специалист ПФР указала на ошибки в трудовой книжке, из-за которых могут отказать в назначении пенсионных выплат. Какие ошибки в трудовой книжке считаются критическими и могут повлиять на размер будущей пенсии? Кто и как может их исправить?

    КТО ИСПРАВЛЯЕТ ОШИБКИ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ?

    Трудовая книжка — основной документ, который подтверждает стаж работника, необходимый для назначения страховой пенсии.
    Действительно, перед назначением выплат специалисты Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — ПФР) сверяют данные о периодах работы с трудовой книжкой работника, несмотря на то, что ПФР с 2001 года ведет на каждого гражданина индивидуальные пенсионные счета. В ходе таких проверок специалисты могут обнаружить существенные ошибки в трудовой книжке (вкладыше в нее), которые не должны негативно повлиять на назначение пенсии, поскольку первичными являются данные персонифицированного учета, тем не менее, на практике подобное происходит.

    Такие конфликты успешно решаются в суде в пользу граждан, однако желательно, чтобы нашим работникам не приходилось обращаться в суд, чтобы получить заслуженную пенсию.
    При внесении и проверке записей в трудовых книжках следует руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей  и Инструкцией по заполнению трудовых книжек .

    Это правило распространяется и на работодателя, являющегося индивидуальным предпринимателем. В случае реорганизации прежнего работодателя исправление в трудовую книжку вносит его правопреемник, а при ликвидации — работодатель по новому месту работы (п. 28 Правил).

    ОШИБКИ ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ

    Перечислим ошибки, которые могут повлиять на назначение пенсии:

    • имеются ошибки или отсутствуют сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения;

    • отсутствует подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки;

    • отсутствует печать организации, которая оформила работнику трудовую книжку впервые.

    Если ошибка сделана и выявлена непосредственно при оформлении новой трудовой книжки, то такой бланк трудовой книжки считается испорченным и его необходимо уничтожить (п. 42 Правил), а работнику завести новую трудовую книжку.
    В случае если ошибка на титульном листе трудовой книжки допущена в фамилии, имени или отчестве работника, то необходимо зачеркнуть неправильную запись одной линией так, чтобы ее можно было прочесть, а на внутренней стороне обложки сделать соответствующую пометку об исправлении и заверить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, а также печатью организации (при ее наличии) (п. 2.3 Инструкции).
    Роструд в письме от 28.08.2008 № 0807-1 определяет порядок действий при отсутствии на титульном листе трудовой книжки печати организации.

    ОШИБКИ В РАЗДЕЛЕ «СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ» ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

    Ошибки в названии организации (графа 3):

    • отсутствует название организации в заголовке;
    • указано только полное или только сокращенное наименование организации;
    • название организации указано с ошибками;
    • организация переименована, а запись не внесена;
    • наименование организации в заголовке не совпадает с оттиском печати.

    Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 11, 2018.

    Источник

    Обычно неверные записи в трудовой книжке исправляет работодатель, который сделал ошибку. Однако бывают случаи, что требуется исправить запись с прошлого места работы сотрудника.

    В сентябре прошлого года введен новый порядок хранения трудовых книжек, а правила их заполнения стали проще. В этом материале Bankiros.ru расскажет, как исправить ошибки в бумажном экземпляре трудовой книжки по новым правилам.

    Кто должен исправлять неверные записи в трудовой

    Такие исправления вносит работодатель, который допустил ошибку, например, сделал неточную или полностью неверную запись. Кроме того, есть ряд случаев, когда на текущем месте работы могут исправлять записи предыдущего работодателя:

    • бывший работодатель предоставил документ о том, что допустил ошибку;
    • предыдущая компания специалиста ликвидирована. Если она реорганизована, то исправления вносит ее правопреемник.

    Вносит исправления работник, отвечающий за заполнение трудовых книжек. Если такого специалиста нет, исправления делает непосредственно руководитель или индивидуальный предприниматель.

    Записи в трудовой книжке совместителя исправляет работодатель, внесший записи о совместительстве. Кроме того, запись по совместительству могут сделать и на основной работе, тогда ошибки в ней исправляются там же.

    Bankiros.ru

    Как исправляются ошибки в трудовой книжке

    Заполнение трудовой книжки регулируют статьи 77-81 и 83-84,1 Трудового кодекса РФ. В этих статья сказано, какие формулировки могут использоваться при увольнении сотрудника, и помогают внести корректные данные при исправлении.

    Отметим, что в трудовой книжке не исправляются ошибки, которые не влияют на действительность записей и подтверждение стажа.

    Например, запись с названием предприятия и о приеме работы занесли в одну строку. Это формальная ошибка, которая никак не влияет на достоверность информации.

    Не нужно исправлять также записи, когда месяц прописали прописью, а не указали арабскими цифрами. А вот орфографические ошибки исправляются в том случае, когда могут повлиять на решение Пенсионного фонда о зачете трудового периода в общий стаж. Так, требуется исправить ошибку в названии компании, фамилии, имени и отчестве работника, дате его рождения.

    Однако по большей части это относится к записям до 2020 года. С первого января 2020 года работодатели сдают на сотрудников СЗД-ТД – сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Благодаря этому у государства есть электронные сведения обо всех работниках. Теперь работодателям важно следить, чтобы корректные данные были указаны в такой форме и исправлять записи в ней.

    Bankiros.ru

    Нужно ли исправлять ошибки, если сотрудник увольняется

    Исправлять неверные записи нужно даже в том случае, когда сотрудник увольняется или уже уволился. Если не исправить ошибки, у работника могут быть проблемы с назначением пенсии и подтверждением стажа. В этом случае он может подать иск в суд на своего бывшего работодателя.

    Если работник окажется прав, то предприятие не только потеряет время, но и деньги, потому что работодателю скорее всего придется оплатить сотруднику и компенсацию морального вреда. Но опять же в первую очередь здесь идет речь о записях до 2020 года. Теперь работодателю важно следить за точностью заполнения форм СЗВ-ТД.

    Как исправить ошибки в трудовой книжке

    Если ошибки были при заполнении титульного листа, то он уничтожался по акту, а работнику заводили новую трудовую книжку.

    С 2021 года бумажные трудовые книжки больше не заводят. Если ошибки допущены в форме СЗВ-ТД, то работодатель просто подает корректные данные.

    Исправления на титульном листе. На титульном листе можно исправлять информацию и вносить новые сведения. Например, если сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию, то кадровик должен одной линией зачеркнуть ее фамилию и написать новую. При этом зачеркнутая фамилия должна быть читаемой.

    Рядом указывается новая фамилия сотрудницы. На внутренней стороне корочки перечисляются документы, которые дали основание для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке или разводе и другое. Запись заверяется подписью и печатью ответственного лица.

    Исправления информации об образовании. В специальной строке делается запись об уровне образования сотрудника – «среднее общее», «высшее» и другое. Если у человека было только среднее профессиональное образование, а затем он получил высшее, то сведения об этом вносятся в трудовую книжку. Старые записи не зачеркиваются – новые вносятся через запятую.

    Исправления данных о работнике. Иногда бывает так, что ошибки допущены в фамилии, имени и отчестве работника. Получается, что трудовая книжка как бы и не принадлежит сотруднику. Это в дальнейшем может повлечь проблемы с учетом стажа в Пенсионном фонде. Что делать в такой ситуации, трудовое законодательство не объясняет. Однако есть несколько возможных вариантов решения проблемы:

    • сотрудник может обратиться к работодателю, который допустил ошибку. Он внесет необходимые исправления;
    • исправить ошибку самостоятельно, предварительно получив документ от бывшего работодателя о том, что он допустил ошибку;
    • просто завести новую трудовую книжку, но в этом случае могут возникнуть проблемы с учетом трудового стажа в ПФР.

    Исправления сведений о работе. В таких записях зачеркивания не допускаются. После последней записи нужно указать следующий порядковый номер и текущую дату записи. В третьей графе указать, что запись с определенным номером недействительна. В четвертой графе указываются дата и номер приказа, запись из которого указали неправильно.

    Важно, чтобы все исправления соответствовали документам, на основании которых они вносятся. Только в исключительных случаях могут быть указаны показания свидетелей, судебное решение в тех случаях, когда из-за чрезвычайных ситуаций трудовые книжки были массово утеряны.

    Bankiros.ru

    Аналогично исправляются записи о переводе сотрудника на другое место работы или увольнение, которые суд признал незаконными.

    Если сотрудника восстанавливают на прежнем месте работы, то необходимо указать, что запись с определенным номером недействительна, потому что сотрудника восстановили на предыдущем месте работы. В четвертой графе указывается ссылка на приказ или решение, по которому сотрудника восстановили на предыдущем месте работы или изменили формулировку для его увольнения.

    Если в трудовой есть недействительная запись об увольнении, сотрудник может потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.

    Если пометки о недействительной записи вносят в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись и печать ставятся только после записи об увольнении сотрудника.

    Исправление даты. В трудовой книжке даты вносятся только арабскими цифрами: дата и месяц – двузначными, а год – четырехзначными. Правильно будет, например, 18.02.2022, а не 18 февраля 2022 года.

    Если месяц указан прописью, но дата правильная, никаких исправлений не нужно. Если дата неверная, то такую запись признают недействительной, а затем вносят корректные сведения.

    Исправление реквизитов. В трудовой книжке не следует писать сокращения документов, например, «пр.» вместо «приказ». Это может исказить смысл и понятность записи. При подобных ошибках такие записи отмечаются в качестве недействительных, а внизу указываются корректные сведения.

    Неточности в данных о награждении. Наиболее частые ошибки в информации о награждении – это внесение таких сведений в раздел записей о работе. Подобные записи признаются недействительными и переносятся в раздел со сведениями о работе или вкладыш к книжке.

    Ошибки в названии организации. Правила исправления таких записей не определены, поскольку такие записи не нумеруются. В большинстве случаев в трудовой книжке указывается информации об ошибке в названии и ниже указывается верное наименование компании.

    Ошибки во вкладыше. Его заводят для трудовой книжки, в которой уже нет места для записей. В этом случае в ней делается отметка о том, что к ней выдан вкладыш, а на титульном листе указывается его серия и номер. Такой документ ведется по всем правилам заполнения трудовой книжки.

    Частые ошибки во вкладыше – это начало нумерации записей заново. Однако такие записи делаются сквозными в соответствии с записями в трудовой.

    При возникновении таких ошибок следует указать, что в нумерации произошли ошибки и присвоить записи необходимый номер.

    Сразу несколько ошибок в трудовой книжке. При множестве ошибок в трудовой книжке исправляется каждая из них. Если неверные записи идут подряд, допустимо исправить их одной записью.

    Bankiros.ru

    Как вносятся пропущенные записи в трудовую книжку

    Если не указано название компании и информация о приеме на работу, то сначала признаются недействительными другие записи с этой компанией, а затем прописывается информация с названием организации, о приеме на работу и дальнейшие записи.

    Если не указана информация о службе в армии, то такую информацию допустимо указать в другом месте – она не должна идти строго перед записью о приеме на работу.

    Если не указана информация о переводе или присвоении разряда, то ее можно указать в любой момент. Ее вносят следующим порядковым номером после последней записи в сведениях о работе.

    В новой записи указывается фактическая дата перевода сотрудника.

    Если произошло переименование предприятия, то сведения вносятся отдельной строкой после последней записи в раздел «Сведения о работе». Порядковый номер и дату в таких случаях не ставят.

    Внести такую запись может и новый работодатель, если получит подтверждение об этом от прежнего работодателя сотрудника.

    Как исправляются ошибки прежнего работодателя

    Если в трудовой книжке нет записи об увольнении, то сотрудник может обратиться к прежнему работодателю для ее внесения.

    Если у работника нет подтверждения того, что его действительно уволили, вносить данные с его слов нельзя. Стоит завести новую трудовую книжку.

    Сотрудника можно трудоустроить по совместительству, поскольку иметь два основных места работы нельзя. Трудовая инспекция может оштрафовать такого работодателя.

    Обычно записи о приеме на работу по совместительству вносит первый работодатель, поэтому второму работодателю не нужно делать каких-либо дополнительных записей в трудовой книжке.

    Что важно запомнить о записях в трудовой книжке

    1. По общим правилам исправляет записи тот работодатель, который допустил ошибку.
    2. Если компания ликвидирована, исправления вносит новый работодатель.
    3. Не стоит исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записи. Например, месяц прописью, вместо арабской цифры.
    4. Если есть неточности на титульном листе, такие записи зачеркиваются, а рядом ставятся правильные.
    5. При получении нового уровня образования информация о нем указывается через запятую.

    6. Если есть ошибки о месте работы и профессиональных наградах, такие записи помечаются как недействительные, а рядом вносятся достоверные сведения.
    7. Если в трудовой книжке заполнены все страницы раздела, в ней прикрепляется вкладыш. Он ведется по всем правилам заполнения трудовой.
    8. При несоблюдении правил исправления ошибок в трудовой книжке работодатель может получить штраф, а за фиктивные записи ему может грозить уголовная ответственность.

    Напомним, ранее Bankiros.ru рассказывал о том, где открыть вклад в феврале 2022 года.

    Чтобы быть в курсе последних новостей, подписывайтесь на телеграм-канал Bankiros.ru.

    Источник

    Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Грубые ошибки негрубые ошибки недочеты
  • Грубые ошибки женщины в сексе
  • Грубые ошибки в трудовой книжке
  • Грубые ошибки в тексте это
  • Грубые ошибки в счет фактуре