Ошибки в форме СЗВ-М различаются по степени критичности. Одни ошибки чреваты крупными штрафами и сложно исправляются. Другие исправить достаточно легко. А некоторые неточности могут быть вообще несущественны. Об этом – в нашей статье.
Общие правила сдачи СЗВ-М
Сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п) должны сдавать в ПФР по итогам каждого месяца все страхователи. То есть, все организации, которые имеют штатных и внештатных работников (застрахованных лиц). В форму включают сведения обо всех застрахованных физлицах, которые выполняют работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров.
Неважно, вела организация фактическую деятельность или нет, а также были ли выплаты людям в отчетном месяце или нет. Подать форму СЗВ-М нужно в любом случае. Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
СЗВ-М сдают в территориальные отделения ПФР по месту учета страхователя, то есть организации – работодателя.
Форму можно сдать:
- на бумаге или в электронном виде – если число физлиц, которые включены в отчет, меньше 25 человек;
- только в электронном виде – если количество человек, включенных в отчет, 25 и более.
СЗВ-М сдают ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить
Первичный отчет имеет тип «исходная» с кодом «исхд».
Дополняющую форму СЗВ-М (с признаком «доп») организация подает, если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет. В этом случае в отчет с кодом «доп» включают только тех физических лиц, сведения о которых добавляют.
Отменяющую форму СЗВ-М (с признаком «отмн») сдают, если в первичный отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде) – в неё включают сведения об этих работниках.
Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:
- сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
- сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.
Такие правила следуют из постановления Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.
Ответственность
По общему правилу, размер штрафа составляет 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Страхователя оштрафуют на эту сумму:
- если он сдаст отчет позже срока;
- если он сдаст отчет своевременно, но укажет в нем данные не по всем сотрудникам;
- если он сдаст отчет вовремя, но укажет в нем недостоверные сведения (например, неверный СНИЛС или ФИО сотрудника).
Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).
Штрафа можно избежать, если организация устранит ошибки и несоответствия в течение пяти дней с момента получения уведомления об ошибках от ПФР. Также санкций не будет, если страхователь выявит и исправит ошибки самостоятельно, до того, как их обнаружит ПФР.
Такие выводы следуют из части 3 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и п. 39 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н.
Важно!
По мнению ПФР, без санкций можно исправить только ошибочные данные по тем сотрудникам, которые уже были в исходном отчете. Если же страхователь «забыл» про кого-то из работников, а затем сдал на него дополняющую форму, то наказания не избежать (письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602). Причем даже в том случае, если организация обнаружила и исправила ошибку самостоятельно.
Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Есть решения как в пользу страхователей (постановление 2ААС от 21.05.2018 № 02АП-2626/2018), так и в пользу чиновников (постановление 14 ААС от 28.04.2018 № 14 АП-10424/2017). Высшие судебные инстанции пока не высказали однозначного мнения по данному вопросу. Поэтому страхователю, который нашел «пропущенных» сотрудников, нужно быть готовым к уплате штрафа или к судебным тяжбам.
Еще один штраф предусмотрен за то, что организация, которая обязана сдавать СЗВ-М в электронном виде, представила его на бумаге. В этом случае страхователя оштрафуют на 1000 руб. Это правило части 4 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Виды и коды ошибок в СЗВ-М
После сдачи СЗВ-М страхователем, программа ПФР проверяет, корректно ли составлен отчет. В результате такой проверки компания может получить протокол со статусом «Документ принят», «Документ принят частично» или «Документ не принят».
Каждому виду ошибок в СЗВ-М присвоен соответствующий код. А именно:
- коды 10 и 20 – предупреждение. СЗВ-М с такой неточностью считается принятым. То есть отчет примут, несмотря на ошибку. Однако указанная в отчете информация требует разъяснений либо проверки. Получив такое предупреждение, страхователю нужно еще раз проверить правильность представленных сведений и в случае необходимости внести соответствующие исправления;
- коды 30 и 40 – ошибка. Это означает, что отчет с ошибкой примут, но частично. Если ошибку не исправить к сроку сдачи отчета, штрафов не избежать;
- код 50 – грубая ошибка. Наличие такого кода в протоколе означает, что сведения по всем застрахованным лицам, указанным в отчете, не приняты и считаются не представленными. В этом случае страхователю необходимо устранить все ошибки и повторно сдать СЗВ-М.
Далее остановимся на каждом из видов ошибок более подробно.
Грубые ошибки в СЗВ-М (код ошибки – 50)
Таким ошибкам соответствует код 50, а форма СЗВ-М при их наличии считается непредставленной. То есть – отчет не принят, нужен новый исходный отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными данными об организации-страхователе (ИНН, регистрационный номер, электронная подпись и т.п.). В таких случаях СЗВ-М необходимо сформировать заново (с кодом «исхд»).
Важно!
Нельзя отправлять тот же файл, который в фонде первый раз не приняли, – даже если в нём все ошибки скорректированы. Если при повторной отправке имя файла будет тем же, что и в первый раз, проверочная программа ПФР автоматически откажет в приеме.
Вот примеры таких ошибок.
|
В чем ошибка |
Как правильно |
Как исправить |
|---|---|---|
|
ИНН организации-страхователя в СЗВ-М неправильный |
ИНН организации-страхователя – один из обязательных элементов СЗВ-М. Он должен совпадать с теми сведениями, которые есть в ПФР. Программа сверяет ИНН автоматически. Если, по данным фонда, за этой организацией значится другой ИНН, то программа ПФР автоматически откажет в приеме формы. |
Сверить ИНН по учредительным документам организации с тем ИНН, который занесен в учетную программу. Скорее всего, в учетной программе организации содержатся неправильные данные. А именно – внесен ошибочный ИНН. Его нужно исправить в программе. После этого – сформировать отчет заново, и новый файл отправить в ПФР. |
|
В отчете указан неверный регистрационный номер организации-страхователя в ПФР |
Регистрационный номер страхователя в ПФР – один из обязательных элементов СЗВ-М. Он должен совпадать с теми сведениями, которые есть в ПФР. То есть с тем номером, который значится в уведомлении о регистрации организации в фонде. Программа сверяет номер страхователя автоматически. Если, по данным фонда, этой организации присвоен другой номер страхователя, то программа ПФР автоматически откажет в приеме формы. |
Сверить регистрационный номер, который указан в отчете, с тем, что содержится в уведомлении о регистрации в фонде. Если обнаружено несовпадение – ошибку исправить в учетной программе. После этого – сформировать отчет заново, и новый файл отправить в ПФР. Если несоответствия не обнаружено (номер страхового свидетельства занесен в программу верно), то могла иметь место одна из следующих причин:
|
|
Электронная подпись в СЗВ-М некорректна |
Электронный СЗВ-М, как и другие отчеты, обязательно заверять усиленной квалифицированной подписью. Важно, чтобы подпись была выпущена уполномоченным удостоверяющим центром. Проверочная программа ПФР откажет в приеме отчета, если выявит, что подпись:
|
Проверить реквизиты подписи отправленного отчета в личном кабинете на сайте спецоператора. Сформировать отчет заново, подписать корректной подписью и отправить в ПФР. |
|
В СЗВ-М указан отчетный период позже месяца, в котором его отправили |
Отчетный период, за который подается форма, должен быть раньше месяца, в котором проводится проверка. Сдать отчет за будущие месяцы невозможно. Например, в октябре можно сдать отчет за сентябрь и предшествующие месяцы, но не за ноябрь того же года. Если в СЗВ-М указан отчетный период, который еще не наступил или не закончился, проверочная программа ПФР его не пропустит. |
Проверить значение периода (месяц, год), за который заполняется СЗВ-М. Исправить ошибки в учетной программе, сформировать отчет заново и отправить в фонд. |
|
Повторный СЗВ-М с типом «исходная» за тот же отчетный период |
Отчет СЗВ-М с типом «исходная» за каждый отчетный период можно сдать только один раз. Если отчет за тот период уже представлен, то все последующие файлы с этим типом данных проверочная программа ПФР автоматически не примет. После отчета с типом «исходная» за тот же период можно отправить только «дополняющую» или «отменяющую» СЗВ-М. |
Здесь возможны такие варианты:
|
|
Файл с СЗВ-М – некорректно заполненный XML-документ |
Любой файл с отчетом СЗВ-М должен соответствовать формату, указанному в постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 7 декабря 2016 № 1077п. В нем подробное описание состава и структуры отчета. |
Сверить отчет с требованиями к составу и структуре файла. К примеру, одна из возможных ошибок: учетная программа некорректно сформировала в файле номер территориального отделения ПФР. Исправить ошибки в учетной программе и сформировать отчет заново. Новый файл отправить в фонд. |
Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет примут частично (код ошибки 30-40)
Таким ошибкам соответствуют коды 30-40. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой частично. Это означает – отчет принят, но нужен корректирующий отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными или неполными данными о застрахованных лицах.
Вот примеры таких ошибок.
|
В чем ошибка |
Как правильно |
Как исправить |
|---|---|---|
|
Неверный СНИЛС сотрудника |
В форме СЗВ-М нужно указывать тот СНИЛС, который содержится в страховом свидетельстве ПФР. При проверке специалисты фонда сверяют СНИЛС по ФИО человека. Если СНИЛС работника в отчете СЗВ-М не соответствует данным фонда, организация-страхователь получит протокол с ошибкой. |
Сверить СНИЛС сотрудников со страховыми свидетельствами, копии которых есть в личных делах. Убедиться, что верное значение СНИЛС внесли в учетную программу (при необходимости – исправить). Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочный СНИЛС. Сформировать дополняющий отчет, указав правильный СНИЛС. |
|
Неверные ФИО сотрудника |
Фамилию, имя и отчество сотрудника указывают точно так, как в страховом свидетельстве. При проверке специалисты фонда сверяют ФИО по страховому номеру. Если ФИО работника в отчете СЗВ-М не соответствует данным фонда, организация-страхователь получит протокол с ошибкой. |
Сверить ФИО сотрудников со страховыми свидетельствами, копии которых есть в личных делах. Убедиться, что верное ФИО внесли в учетную программу (при необходимости – исправить). Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные. Сформировать дополняющий отчет, указав правильные данные. |
|
Недействительный СНИЛС сотрудника |
В отчете должен стоять действующий СНИЛС сотрудника. Тот, что указан в страховом свидетельстве, которое сотрудник предъявлял при приеме на работу. На практике возможна такая ситуация. ПФР ошибочно открыл несколько лицевых счетов одному и тому же застрахованному лицу и, соответственно, присвоил ему несколько СНИЛС. Обнаружив эту ошибку, сотрудники фонда закрывают «лишние» счета. Из-за этого один из «старых» СНИЛС может оказаться недействительным. |
Уточнить у сотрудника, не было ли случая задвоения СНИЛС, и попросить у него узнать в ПФР актуальные сведения. Узнав правильный номер лицевого счета человека, нужно исправить его значение в учетной программе. По сотрудникам, в СНИЛС которых были ошибки
|
|
Нет фамилии или имени застрахованного лица |
В таблице отчета СЗВ-М у каждого сотрудника должны быть фамилия и имя. Это требование формата отчета. Если это поле не заполнено хотя бы у одного из сотрудников, фонд примет отчет только частично |
Ошибиться в ФИО сотрудников мог бухгалтер или сотрудник отдела кадров, занося информацию в учетную программу. Возможно, случайно оставили поля пустыми. Поэтому нужно исправить данные в программе. Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные. Сформировать дополняющий отчет, указав правильные данные. |
Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет уточнять необязательно (код ошибки 10-20)
Таким ошибкам соответствуют коды 10-20. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой. Это означает – отчет принят, уточнять необязательно.
Самые распространенные ошибки такого типа:
- не указан ИНН застрахованного лица;
- указан неверный ИНН сотрудника.
Если ИНН не указан по причине его отсутствия у человека, то этот недочет исправлять не нужно – идентификационный номер не является критичным для пенсионного отчета.
Однако ошибку лучше исправить, если:
- ИНН у человека есть, но его просто забыли включить в отчет;
- ИНН сотрудника указан с опечатками.
Важно!
При отсутствии ИНН у застрахованного лица нужно просто оставить соответствующие графы формы СЗВ-М пустыми. Нельзя вписывать в графы нули – это будет считаться ошибкой.
Выводы
«Забывчивость» или невнимательность бухгалтера, ответственного за СЗВ-М, может обернуться для компании немалыми суммами штрафов. Ведь размер санкций зависит от числа застрахованных лиц, а в крупных организациях штат сотрудников достаточно большой. При грубой ошибке в СЗВ-М отчет считается непринятым полностью. И, соответственно, если ее не исправить вовремя – штрафные 500 руб. умножаются на количество всех сотрудников. Однако проконтролировать всю отчетность, чтобы выловить ошибку, и исправить ее за невнимательного подчиненного главбуху нереально.
Высокая квалификация наших специалистов и автоматизированный контроль позволят избежать вашей компании ошибок и штрафов, а вашему главному бухгалтеру – освободить рабочее время от рутинных операций и сосредоточиться на решении стратегических задач.
Как исправить ошибки в СЗВ-М? Что делать, если пришел отрицательный протокол по итогам проверки файла? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье.
Сроки подачи корректировки СЗВ-М
В настоящее время абсолютно все компании и ИП, которые осуществляют выплаты наемным сотрудникам и лицам по договорам ГПХ, обязаны отчитываться по форме СЗВ-М. С 30.05.2021 это нужно делать по новой форме.
Все нюансы заполнения отчета вы найдете в этой статье.
Также смотрите наш чек-лист по заполнению СЗВ-М.
При заполнении данного отчета рекомендуем взять за основу образец заполнения СЗВ-М от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе предоставляется бесплатно.
С 10.01.2022 данный отчет можно представить на бумажном носителе, если в штате 10 сотрудников или менее. В электронном варианте отчет сдается, если у работодателя трудится больше 10 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Заполненный бланк подается в ПФР ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, наступающего после окончания отчетного периода (п. 22 ст. 11 закона № 27-ФЗ).
Чтобы не пропустить важные для отчетности даты, следите за нашей рубрикой «Календарь бухгалтера».
Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Нередко проверки налоговиков или внебюджетных фондов заканчиваются штрафом. Однако его сумму можно попытаться уменьшить, если есть смягчающие обстоятельства. Применить их могут как проверяющие, так и суды.
На какие обстоятельства нужно ссылаться, чтобы снизить штраф, узнайте в К+. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.
Корректировать выявленные самостоятельно ошибки в принятых ПФР сведениях по форме СЗВ-М страхователь без негативных для себя последствий может до момента выявления этих ошибок фондом. Причем если ошибка выявляется в момент приемки отчета, то санкций можно избежать, подав уточнение не позднее 5 рабочих дней с даты получения уведомления об устранении расхождений (п. 38 инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 22.04.2020 № 211н).
Напомним, что 1 ошибка будет стоить компании 500 руб. Общая сумма штрафных санкций рассчитывается исходя из количества застрахованных лиц, перечисленных в табличной части документа (абз. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ).
Частые ошибки при сдаче СЗВ-М
В блоке 4 данной формы необходимо перечислить всех сотрудников компании, с которыми в отчетном месяце действовали трудовые договоры или договоры ГПХ (только для тех договоров ГПХ, с которых исчислялись страховые взносы). Включить нужно даже тех работников, которые были уволены 1 числа месяца или приняты в его последний день.
|
№ п/п |
Ошибки в СЗВ-М |
Способ исправления |
|
1 |
Забытый сотрудник |
Всех работников, указанных в первичном отчете, перечислять не нужно |
|
2 |
Лишний сотрудник |
Перечислять весь персонал не нужно, иначе исходные сведения по ним обнулятся |
|
3 |
Ошибки в данных работников |
|
Узнайте, можно ли не платить штраф, если ПФР наложил его за опечатку в данных сотрудника. Об одном из таких дел, рассмотренных судом, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе вы можете получить бесплатно.
Об исправлении других ошибок, например, в отчетном периоде, типе формы и т.д. читайте здесь.
«СЗВ-М ошибка 50»: что означает данная запись
Если компания после отправки электронного отчета получила отрицательный протокол проверки, необходимо еще раз пересдать форму, исправив допущенные неточности.
Цифровые коды выявляемых ошибок приведены в распоряжении правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п.
Код 50 означает ошибку, отчет с которой не может быть принят фондом. Например:
1. Файл имеет неверную структуру.
Сдаваемый файл должен быть корректно заполнен в формате XML-документа со следующей структурой:
ПФР[рег. номер]_[код ТО ПФР]_СЗВ-М_[дата формирования файла]_[GUID].xml,
где: Рег. номер — номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов.
Код ТО ПФР — код территориального органа ПФР, в который отправляется файл (указывается согласно классификатору территориальных органов ПФР).
Дата формирования файла — дата в формате ГГГГММДД.
GUID — глобальный уникальный идентификатор, который отражает уникальность электронного документа. Значение GUID должно быть идентично значению GUID документа. Например: ПФР_034-012-008689_034012_СЗВ-М_20211121_2d2b5a89-157c-44e8-a2a0-639b7ce30a69.xml.
2. Проставлена некорректная электронная подпись.
3. Неверно указан ИНН отчитывающейся фирмы.
4. Отправлен файл с типом «Исх», а ранее уже был сдан первичный файл за отчетный месяц.
Что означают другие коды ошибок
Код 30 информирует о следующих ошибках:
- СНИЛС, Ф. И. О. сотрудников не соответствуют данным, указанным в базе ПФР;
- графа «№ п/п» заполнена не в порядке возрастания;
- не заполнены обязательные элементы — фамилия или имя сотрудника.
Код 20 свидетельствует о том, что допущены ошибки в ИНН застрахованного лица или поле осталось не заполненным.
Подробнее о кодах ошибок мы рассказывали здесь.
Итоги
Заполнять отчет по форме СЗВ-М нужно очень внимательно. Допущенные ошибки, выявленные после истечения срока сдачи отчета, могут довольно дорого обойтись компании, особенно если в ней трудится много сотрудников.
Из нашей статьи вы узнаете:
С 1 января 2023 года ПФР и ФСС стали единым Социальным фондом. В связи с этим изменились правила сдачи отчётности по застрахованным лицам.
Отчёты СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3 объединились в сводной форме — ЕФС-1. А на смену СЗВ-М с 1 января 2023 года пришёл новый отчёт — персонифицированные сведения о физлицах. Его следует ежемесячно не позднее 25 числа представлять в ФНС. Затем налоговая передаст данные в СФР.
Форма, формат и порядок заполнения нового отчёта утверждены приказом ФНС от 29 сентября 2022 года № ЕД-7-11/878@.
Подробно о новом отчёте и о правилах его заполнения читайте в нашей статье «Персонифицированная отчётность».
Отчёт заполняют все плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физлицам. Сведения подают о каждом застрахованном лице, в том числе в пользу которого начисляли выплаты в рамках трудовых отношений, ГПД на выполнение работ, оказание услуг, ряда других договоров.
Сведения о самозанятых, с которыми заключён только договор ГПХ, включать в состав формы не нужно. Она подаётся по застрахованным лицам, а выплаты самозанятым по таким договорам взносами не облагаются.
Исключение составляют случаи, когда выплата самозанятому не признаётся объектом обложения НПД, например:
- на отчётную дату от самозанятого не получен чек на оплату. При получении чека после сдачи формы нужно подать уточнённые сведения;
- самозанятый был работником компании менее чем два года назад.
Новая форма персонифицированных сведений включает:
- персональные данные физлиц;
- суммы выплат или иных вознаграждений, начисленных в их пользу в месяце, предшествующем месяцу подачи сведений.
Если в форме персонифицированных сведений о физлицах была допущена ошибка, можно подать уточнённые сведения. Отдельной корректирующей формы нет: заполняется та же форма, но на титульном листе проставляется номер корректировки. В уточнённый отчёт включаются только те физлица, данные по которым нужно изменить.
Сдать отчётность в вовремя и без ошибок поможет один из сервисов от «Калуга Астрал», предназначенных для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.
В рамках персонифицированной отчётности работодатель обязан сдавать несколько документов, одним из которых является СЗВ-М. Этот отчёт содержит в себе данные о застрахованных лицах, и при допущении ошибок СЗВ-М можно корректировать и сдать в исправленном виде.
Инструкция: как сдать корректирующий СЗВ-М
Корректировка СЗВ-М выполняется в три этапа. Первые два из них — предварительные, и только на третьем этапе можно приступать непосредственно к заполнению корректирующей формы.
В 2021 году корректировка формы СЗВ-М выполняется по тем же правилам, что действовали раньше. Мы подробно рассмотрим порядок действий в этом случае.
1 этап: проверка принятия отчёта
В первую очередь работодатель должен убедиться, что отчёт СЗВ-М был доставлен в территориальный орган ПФР и принят его сотрудниками. Для этого нужно помнить о трёх главных правилах. Отчёт считается принятым, если:
- бумажный вариант СЗВ-М был сдан лично в отделение ПФР;
- после отправки электронного отчёта был получен положительный протокол;
- после отправки СЗВ-М по почте было получено уведомление о его доставке в ПФР.
То же самое мы отразили в удобной схеме.
Направлять корректирующий отчёт СЗВ-М в ПФР можно сразу же после того, как исходный документ был получение Пенсионным фондом.
2 этап: выбор типа отчёта
Существует две формы для внесения корректировок в исходный документ. Выбор между ними зависит от того, что нужно сделать — отменить первичный отчёт или дополнить его.
Если вы хотите обнулить документ, вам нужно использовать отменяющую форму. Она используется, когда в исходном отчёте были допущены те или иные ошибки, например, внесены неверные данные о сотрудниках или указана лишняя информация.
Дополняющий отчёт нужен в том случае, если ошибок допущено не было, но в то же время вы забыли отразить в исходном документе какую-либо необходимую информацию.
Чтобы было легче понять и запомнить разницу, обратите внимание на таблицу.
3 этап: заполнение корректировочной формы
Вот мы и пришли к третьему и самому важному этапу: теперь форму нужно правильно заполнить.
В первую очередь нужно определиться с тем, какой бланк заполнять. С мая 2021 года — это бланк, утверждённый постановлением Правления ПФ РФ от 15.04.2021 № 103п.
Заполнение корректирующего отчёта должно начинаться с заполнения основных сведений. Реквизиты страхователя и отчётный период указываются в разделах 1 и 2, а тип формы — в разделе 3. Напомним, что форма может быть двух видов: дополняющая и отменяющая. Именно это и нужно указать в третьем разделе.
Непосредственно корректировку сведений нужно проводить в разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах». В каждой строке нужно указать сотрудника, страховой номер индивидуального счёта и ИНН. Ранее поданные сведения о работнике после принятия корректировки будут отменены.
Чтобы внести корректировку в сведения о сотруднике, нужно сначала отправить отменяющую форму, а затем дополняющую. В последней нужно указывать верные сведения о сотрудниках, данные которых были обнулены отменяющей формой.
Образец заполнения корректирующей формы
В какой срок сдавать корректирующий отчёт СЗВ-М
Первый вопрос, который возникает после обнаружения ошибки это не «Как заполнить корректирующий отчёт?», а «Сколько у меня есть времени на то, чтобы сдать корректирующий отчёт?».
Для начала нам нужно разобраться, в каком формате мы вообще должны сдавать СЗВ-М. Для этого необходимо помнить о следующем алгоритме: если в прошлом отчётном периоде количество работников было менее 25 человек, то отчёт можно сдавать как в электронном, так и в бумажном виде. В остальных случаях — только в электронном.
Очередная схема для удобства запоминания.
Законом сроки подачи корректирующего отчёта не установлены, однако чтобы избежать штрафа, лучше подавать его как можно быстрее. Оптимальным будем срок в пять дней. Именно такой срок указан при обнаружении ошибки органом ПФР.
Быстрее всего сдать отчет именно в электронном формате. Сервис 1С-Отчетность создан специально для этого: во время заполнения отчетности сервис укажет на ошибки, а документ попадет в контролирующий орган моментально
Штрафы за корректирующий отчёт СЗВ-М
Работодатель может получить штраф за отчёт СЗВ-М, который был подан с ошибками. Чтобы понять, за что будет выставлен штраф, в первую очередь необходимо разобраться, в каком случае штраф вообще могут выставить.
Итак, у нас есть две ситуации: страхователь сам обнаружил ошибку и об ошибке сообщили в уведомлении от ПФР. В первом случае работодатель не получит штрафа, если сам подаст корректирующий документ. Во втором случае избежать штрафа он также может. На это у работодатель будет пять дней, за которые он должен подать уточнёнку.
Проще это понять с помощью следующей схемы.
Если же страхователь не укладывается в отведённые на уточнение пять дней, тогда штрафа не избежать. За каждого сотрудника, в сведениях которого была допущена ошибка, работодателю придётся заплатить 500 рублей. То же самое касается и сотрудников, сведениях о которых не были поданы вообще.
Как сдавать корректировку при ликвидации работодателя
Если индивидуальный предприниматель прекращает свою деятельность, либо если организация ликвидирована, персонифицированные сведения всё равно должны быть подвергнуты корректировка в случае, когда в них допущены неточности. Данная обязанность ложится уже не на работодателя, который прекратил своё существование, а на сотрудников Пенсионного Фонда.
Это связано с тем, что на лицевых счетах застрахованных лиц должны быть достоверные сведения вне зависимости от того, прекратил свою деятельность работодатель или нет.
Что делать, если ПФР не принимает отчёт
В ответ на сданный отчёт СЗВ-М Пенсионный Фонд может выслать уведомление, в котором будет указан код ошибки. Этот код будет указывать не только на саму ошибку, но и на способ её решения.
Всего есть 14 ошибок, которые объединены в три группы ошибок — коды 20, 30 и 50. Подробно ознакомиться с каждой из ошибок можно в Постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2016 N 1077П.
Если приходит ошибка с кодом 50, то отчёт придётся направлять заново. Такая ошибка может прийти, например, когда использована некорректная электронная подпись. Если ошибка приходит под кодом 20 или 30, достаточно сдать дополняющий отчёт. Например, код 20 может прийти, когда не заполнен ИНН.
Выводы
Резюмируя всё вышесказанное:
- Если в СЗВ-М неверные, неполные или отсутствующие данные, отчёт нужно корректировать.
- В корректирующей форме нужно выставлять правильный тип: «отменяющая» или «дополняющая».
- Если работодатель не подал корректирующий отчёт в течение пяти дней после обнаружения ошибок органом ПФР, на него будет наложен штраф.
- Во время уточнения электронного отчёта нужно ориентироваться на код ошибки, присланный ПФР.
Несмотря на кажущуюся простоту этого отчета, с оформлением дополняющей СЗВ-М могут возникнуть сложности. Работодателю важно учесть ряд нюансов — по заполнению разделов бланка, срокам его представления и возможным санкциям от ПФР за опоздание с представлением отчета. Наш материал поможет разобраться в этих нюансах и познакомит с готовыми образцами дополняющей СЗВ-М для разных ситуаций.
Для чего нужна дополняющая СЗВ-М
Дополняющая СЗВ-М позволяет работодателю уточнять и дополнять переданные ранее в ПФР сведения о застрахованных лицах (ст. 15 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…»).
С помощью дополняющей СЗВ-М работодатель передает в ПФР:
-
сведения, которых нет в исходном отчете (например, по забытому сотруднику);
-
верные данные вместо ошибочных (исправление ошибок в ФИО, ИНН или СНИЛС работника, допущенных в исходном СЗВ-М).
Дополняющая СЗВ-М позволяет формировать полную и достоверную персонифицированную информацию на лицевых счетах застрахованных лиц.
Стать экспертом кадрового учета — легко!
Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП», в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.
Посмотрите бесплатный урок из курса.
На каком бланке оформить дополняющую СЗВ-М
Отдельного бланка для дополняющей СЗВ-М не предусмотрено. Заполнить такой отчет нужно на том же бланке, что был использован для исходного отчета.
Чтобы ПФР отличил исходный отчет от корректирующего, в бланке отчетной формы предусмотрен специальный Раздел 3 «Тип формы (код)».
Для дополняющей СЗВ-М в этом разделе следует проставить код «доп»:
Как заполнить дополняющую СЗВ-М при исправлении ошибок
Для исправления ошибок в исходном отчете, уже переданном в ПФР, недостаточно оформить только дополняющую СЗВ-М. Необходимо сначала отменить ошибочные данные.
Используйте следующий порядок действий, если вы ошиблись в ФИО, ИНН или СНИЛС сотрудника — оформите две СЗВ-М:
-
с типом «отмн» — в этот бланк перенесите из исходного СЗВ-М сведения о работниках (работнике), по которым требуются исправления;
-
с типом «доп» — в нем укажите верные данные по этим сотрудникам (сотруднику).
Расскажем подробнее, как заполнить СЗВ-М с типом «отмн» и «доп» при исправлении ошибок в исходном отчете:
Шаг 1. На новом бланке СЗВ-М заполните Раздел 1 «Реквизиты страхователя» и Раздел 2 «Отчетный период» точно также, как вы это сделали в исходном отчете.
Шаг 2. В Разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте код «отмн».
Шаг 3. В Раздел 4 «Сведения о застрахованных лицах» перенесите из исходного отчета индивидуальные сведения только по тому сотруднику, в чьих данных содержится ошибка.
Шаг 4. Отправьте СЗВ-М с типом «отмн» в ПФР.
Шаг 5. На новом бланке СЗВ-М заполните Раздел 1 «Реквизиты страхователя» и Раздел 2 «Отчетный период» точно также, как вы это сделали в исходном отчете.
Шаг 6. В разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте код «доп».
Шаг 7. В разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах» проставьте верные индивидуальные сведения (ФИО, ИНН и СНИЛС) только по тому сотруднику, ошибочные сведения по которому были отражены в исходном отчете и были отменены в СЗВ-М с типом «отмн».
Шаг 8. Отправьте СЗВ-М с типом «доп» в ПФР.
Пример 1
При оформлении СЗВ-М за октябрь 2020 года бухгалтер ООО «Ветер» ошибся в номере СНИЛС одного сотрудника — Китаева Игоря Юрьевича. В его СНИЛС две цифры поменялись местами и вместо номера 040-298-765 08 в отчет попал номер 040-298-675 08.
Чтобы на лицевом счете сотрудника была отражена достоверная информация, в ПФР были отправлены два отчета по форме СЗВ-М: с типом «отмн» и типом «доп». В нем были отражены сведения только по одному сотруднику, в индивидуальные сведения которого в исходном отчете закралась ошибка.
Как была исправлена ошибка в СЗВ-М, смотрите в образцах:
Оформляем дополняющую СЗВ-М на забытых сотрудников
Заполнение дополняющей СЗВ-М на забытых сотрудников укладывается в несколько шагов:
Шаг 1. На новом бланке СЗВ-М заполните Раздел 1 «Реквизиты страхователя» и Раздел 2 «Отчетный период» точно также, как вы это сделали в исходном отчете.
Шаг 2. В разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте код «доп».
Шаг 3. В разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах» укажите индивидуальные сведения (ФИО, ИНН и СНИЛС) только по тому сотруднику (сотрудникам), которого вы забыли включить в исходный отчет. Дублировать индивидуальные сведения о сотрудниках, уже указанных в исходном СЗВ-М, не нужно.
Шаг 4. Отправьте СЗВ-М с типом «доп» в ПФР.
Пример 2
Ежемесячно бухгалтер ООО «Мастер» представлял в ПФР отчет по форме СЗВ-М по 112 сотрудникам компании. В октябре 2020 года для выполнения разовой работы по договору ГПХ были оформлены три физлица-подрядчика. Заполняя СЗВ-М за октябрь, бухгалтер по привычке отразил всех штатных сотрудников, а про нанятых подрядчиков забыл. Свою оплошность он заметил уже после отправки исходного отчета. Сведения по забытым лицам он опоказал в дополняющей СЗВ-М.
Как бухгалтер заполнил дополняющую СЗВ-М за октябрь 2020 года, смотрите в образце:
В какой форме представить дополняющую СЗВ-М
По общему правилу, компании с численностью трудящихся 25 и больше могут сдавать СЗВ-М исключительно в электронном виде (п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ). Если численность меньше, выбор остается за работодателем: отчитаться можно на бумаге или через интернет.
Если исходный отчет отправлен исходя из численности физлиц в электронном виде, дополняющую СЗВ-М также следует оправить в той же форме. Не имеет значения, что в нем будут представлены сведения только по одному или нескольким сотрудникам.
Напомним, что за представление СЗВ-М в бумажном виде вместо электронного, штраф составляет 1 000 руб. (п. 2 ст. 8, п. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ, п. 41 Инструкции от 22.04.2020 № 211н).
Когда сдать дополняющий отчет
Срок представления дополняющей СЗВ-М зависит от того, кто обнаружил ошибку — работодатель или ПФР:
Уведомление ПФР должно содержать сведения об ошибках и (или) несоответствиях представленных индивидуальных сведений имеющимся у ПФР данным (п. 38 Инструкции, утв. Приказом Минтруда № 211н, ч. 5 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
Специалисты ПФР вправе передать уведомление работодателю лично под расписку, направить по почте заказным письмом или отправить в электронном виде по ТКС.
Чтобы не опоздать с представлением дополняющей формы (если ошибки выявил ПФР) и не заработать штраф, важно верно отсчитать срок (п. 38 Инструкции № 211н):
-
уведомление направлено по почте заказным письмом — датой вручения считается шестой день, считая с даты отправления заказного письма;
-
уведомление отправлено в электронном виде по ТКС — датой получения является дата, указанная в подтверждении о получении информационной системы работодателя.
Вместо уведомления об устранении ошибок ПФР может отправить работодателю протокол проверки СЗВ-М с указанием выявленных ошибок и (или) несоответствий. Оба эти документа юридически равнозначны (Постановление АС Северо-Западного округа от 23.04.2020 № Ф07-4647/2020 по делу № А42-9736/2019).
Дополняющая СЗВ-М и коронавирусная субсидия
В период пандемии коронавируса у СЗВ-М появился особый статус. С помощью данных из этого отчета налоговые органы выясняют, имеет ли право работодатель получить из федерального бюджета субсидию.
Компания теряет право на субсидию, если количество ее работников в месяце, за который выплачивается субсидия, составляет не менее 90% количества работников в марте 2020 года или снижено не более чем на 1 человека в марте 2020 года (Правила предоставления в 2020 году из федерального бюджета субсидий, утв. Постановлением Правительства от 24.04.2020 № 576).
Налоговики напомнили, что субъекты малого и среднего предпринимательства, сократившие штат более чем на 10% (на основании анализа отчетности СЗВ-М) или более чем на 1 человека по отношению к количеству работников в марте 2020 года, не могут претендовать на получение субсидии.
Причем представление дополняющей СЗВ-М за март 2020 года после окончания срока по направлению в налоговые органы заявлений на получение субсидии, предусмотренной Постановлением № 576, с целью формального исполнения положений Правил, не является основанием для получения субсидии.
Когда за дополняющую СЗВ-М оштрафуют
Штрафа избежать не удастся, если вы представили дополняющую СЗВ-М по забытым сотрудникам позже законодательно установленного срока. Теперь это прямо предусмотрено ч. 4 п. 40 Инструкции № 211н.
Раньше от штрафа в подобных обстоятельствах можно было отбиться в суде (Постановление АС СЗО от 06.04.2020 № Ф07-2720/2020 по делу № А56-79354/2019, Определение ВС РФ от 08.02.2019 № 301-КГ18-24864, от 20.12.2019 № 306-ЭС19-23114).
Штраф за представление индивидуальных сведений позже установленного срока предусмотрен в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
Примеры:
-
Компания сдала СЗВ-М за ноябрь 14 декабря, а 16 декабря представила дополняющую СЗВ-М с пятью забытыми сотрудниками. Штраф составил 2 500 руб. (5 чел. х 500 руб.) — отчет представлен за пределами установленного законом срока.
-
Компания представила исходный СЗВ-М за ноябрь 14 декабря, а 15.12.2020 отправила в ПФР дополняющую СЗВ-М по двадцати забытым сотрудникам. Штраф ей не выпишут — отчет представлен до завершения отчетной кампании.
Напомним, что СЗВ-М за отчетный месяц следует представить не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 2.2 ст. 11 Закона о№ 27-ФЗ).
Размер штрафа за дополняющую СЗВ-М в суде можно существенно снизить, если суд примет во внимание смягчающие обстоятельства (Постановления АС ЦО от 12.04.2018 № Ф10-760/2018, АС МО от 13.09.2017 № Ф05-12439/2017). Смягчающими обстоятельствами могут быть признаны незначительное опоздание с отчетом и отсутствие умысла и негативных последствий для бюджета. А также тот факт, что правонарушение совершено впервые и работодатель признал вину.
Подводим итоги
Дополняющая СЗВ-М:
-
оформляется на том же бланке, что и исходный отчет, с указанием кода «доп» в Разделе 3 «Тип формы (код)»;
-
должна содержать информацию только по тем сотрудникам, сведения по которым в исходном отчете отсутствуют или отражены с ошибками;
-
представляется вместе с отменяющей СЗВ-М, если требуется исправить ошибки в уже представленных в фонд сведениях;
-
может стать причиной штрафа в размере 500 руб. за каждого забытого сотрудника, если будет представлена в ПФР позже 15 числа месяца, следующего за отчетным.