Если совершена ошибка в документе

Исправить ошибку в документе

Поможем, потому что знаем «как». Позвоните!

Ошибки в документах исправляются двумя способами:

• несудебный порядок (внесение изменений изменений в правоустанавливающие документы, свидетельства, актовые записи и пр.);
• судебный порядок (чаще всего используется, когда человека уже нет в живых, или при отказе второй стороны по сделке).

При наследовании

Когда человека не в живых, ошибки в его документах уже не исправляются, а доказываются факты принадлежности документов этому гражданину. Это судебный порядок. Хотя в ряде случаев есть исключения. Посоветуйтесь с нашими юристами по наследственным делам.

Ошибка в архивной справке

Есть ошибки, которые можно исправить, обратившись в архив лично или по доверенности от гражданина, чьи интересы представляются. Например, в ГУЖА архивная информация о данных гражданина, ранее проживающего по указанному адресу, может быть исправлена путем предоставления соответствующих документов. То же может быть и в ЗАГС. А вот если, например, ошибка сделана   в списках садоводов, приватизировавших землю в общедолевую собственность, в архиве Администрации этого не исправить, придется обращаться в суд. 

Если же гражданина нет в живых, а ошибка не дает совершать определенные действия его наследникам, это только судебный порядок установления фактов.

Исправить ошибку в свидетельстве о собственности

В свидетельстве о праве собственности на землю 1992-1997 годов это сделать практически невозможно. Причем, надо заметить, что внутри такого документа есть запись «Свидетельство является временным документом и подлежит замене». При жизни человека нужно собрать ряд подтверждающих докментов и весь комплект зарегистрировать в Регитсрирующем органе. После смерти — с собранными доказательствами обращаться в суд.

Исправление ошибок в свидетельстве о праве собственности, выданном нотариусом, предполагает следующий порядок действий: подготовить доказательства, обратиться к нотариусу, доказать свою правоту. Если нотариус категорически не согласен на исправление, или этого сделать невозможно в силу закона, придется обращаться в суд. Если нотариуса, подготовившего документ, требующий корректировки ошибок, с прошествием времени уже не найти, звоните нам. Мы поможем.

Исправление ошибки в свидетельстве о собственности после смерти человека невозможно. Но ничего страшного, вместо этого можно устанавливать факты в судебном порядке. Эта процедура заменит собой исправление ошибки в старом документе о собственности.

После любых действий, исправленный документ о собственности на недвижимость должен быть зарегистрирован в УФСГРКК города или области.

Исправить ошибку в свидетельстве о регистрации собственности

Если свидетелство о регистрации права собственности с ошибкой, исправить это достаточно просто. Надо внести изменения в Единый реестр прав на недвижимость.

Но если ошибка в свидетельстве ЕГРП сделана из-за того, что она же содержится и в правоустанавливающем документе на собственность (в свидетельстве о праве на наследство, в брачном договоре, в договорах по сделкам с недвижимостью (купле-продаже, дарении, договоре приватизации и пр.), исправлять, в первую очередь, придется сам правоустанавливающий документ.

Исправить ошибку государственного реестра

Таких ошибок сегодня стало очень много. Простая халатность или невнимательность специалистов государственных органов рождает документы с ошибками. Исправляить нужно тут же, не отходя от окна выдачи документов. Если Вы заметили ошибку сразу, ее можно исправить бесплатно, подав документы обратно на исправление. Если же по прошествии времени Вы подаете заявление о таком исправлении, практика опказывает, что УФСГРКК (или МФЦ) считают эту процедуру внесением изменений в свидетельство о госрегистрации и требуют оплату госпошлины.

Исправить ошибку в свидетельстве о рождении

Всю информацию о рождении граждан содержат архивы по месту рождения каждого человека.Нужно отправить запрос в архив ЗАГС с просьбой предоставления определенного документа (свидетельства, справки, информационной справки и пр.). В разных случаях — надо просить разные документы и прилагать к своей просьбе разные комплекты доказательств с Вашей стороны к заявлению о предоставлении информации или нового свидетельства.

Бывают случаи, когда из архива приходит информация о том, что именно в архиве уже ошибка или нежелательные для Вас данные. Тогда в судебном порядке устанавливаются факты или сразу право собственности по различным основаниям.

Исправить ошибку в свидетельстве о браке

Процедура похожа на предыдущую (со свидетельством о рождении).

Исправить ошибку в трудовой книжке

Эта процедура чаще других встречается в нашей практике. Неправильные записи, фамилии, имена, несуществующие должности и прочие ошибки в трудовых книжках исправляются двумя способами:

• работодатель (если он еще существует) выдает справку, в которой подтверждает истинные сведения, или, при возможности, делается запись в трудовую книжку об исправлении определенной ошибки. При отсутствии работадателя — дело можно решать только в судебном порядке.
• в суде, доказывая определенные факты, которые простой справкой или записью в трудовую книжку решить невозможно.

Исправить ошибку в трудовой (в суде)

Если придется исправлять ошибку в трудовой в судебном порядке, предлагаем Вам прочитать страницы нашего сайта о спорах по трудовым и пенсионным вопросам, или сразу обратиться за помощью специалистов в наш Юридический центр.

Исправить ошибку в больничном листе

Здесь есть разные варианты: ошибку в бесспорном порядке исправляет само учреждение, выдавшее больничный и заверяет печатью, или придется доказывать свою правоту на комиссиях или в суде.

Исправить ошибку в паспорте

Вариант единственный — обращаться за заменой паспорта.

Исправить ошибку в договоре

В договорах на покупку собственности, в дарственных, в договоре приватизации (передаче квартиры или комнаты в собственность граждан), договорах долевого участия в строительстве, инвестиционных договорах и пр., ошибки исправляются по-разному:

• для договоров, составленных в простой письменной форме, составляются дополнительные соглашения также в простой письменной форме (если в отношении таких договоров не стала обязательной нотариальная форма), теми же сторонами, которые участвовали в основном договоре. По сделкам с недвижимостью, такое соглашение впоследствии должно быть зарегистрировано Регистрирующим органом (необходимо не всегда). После смерти одной из сторон договора. придется обращаться в суд;
• для договоров, составленных в нотариальной форме, преимущественно требуется нотариальное исправление ошибок, также с необходимостью дальнейшей регистрации;
• исправить ошибку в договоре после смерти одной или обеих сторон договора, можно только в суде. Причем, в сам документ никакие исправления внести нельзя. Можно только устанавливать определенные факты или признавать права правопреемников по таким договорам.

Как исправить ошибки в иных документах

Для наших юристов любые процедуры по исправлению ошибок абсолютно известны и понятны. Сложности у граждан при самостоятельных шагах для исправления ошибок, могут быть при:

• определении органа, в который нужно обращаться;
• незнание или непонимание информации для запросов или корректировки данных;
• поиск организации в связи с переездом, или поиск архива при ликвидации организации;
• невозможность установления данных, требуемых для исправления ошбики и пр.

Опыт плюс различные информационные каналы дают нам возможность решать подобные проблемы быстро и качественно. Обращайтесь к нам за помощью.

Ошибки в написании имени, фамилии или места рождения в документах встречаются часто. Некоторые люди могут прожить всю жизнь, не сталкиваясь с серьезными проблемами. И если в поликлинике или в университете на неточности закрывают глаза, то когда речь заходит о деньгах и имуществе, ошибки в документах могут стать критичными. К примеру, для нотариуса это повод для отказа в оформлении документов.

Разобрались, почему нужно исправлять ошибки в документах и как это делать правильно.

Как исправить ошибки в документе

Ведомства, которое заменяло бы все ошибки в документах, нет, поэтому простого и понятного алгоритма тоже нет. В общих чертах действовать нужно следующим образом: обратиться в тот орган власти, который выдал документ. Как правило, документы исправляют, но если пришел отказ, идите в суд. В этом случае нет ничего страшного, дела не затрагивают третьих лиц, поэтому рассматриваются в особом порядке. Шансы восстановить справедливость очень высоки.

В этом материале расскажем о замене тех документов, в которых ошибки становятся критичными.

Как исправить ошибку в свидетельстве о рождении или браке

Ошибки в документах, выданных в ЗАГСе, встречаются часто. Особенно у тех, кто родился в бывших советских республиках: при рождении маму новорожденного, допустим, записали как «Олена», а при переезде после распада СССР выдали паспорт на «Алену». Кажется, ничего страшного, но далее дочь или сын после смерти мамы сталкиваются с тем, что нотариус не признает родство.

Поэтому лучше заранее проверить свои документы, даже если в последний раз вы ими пользовались, когда обращались в детскую поликлинику. Новый документ можно получить в ЗАГСе. Чтобы ускорить выдачу, лучше обратиться в то отделение, которое выдало документ изначально, но допускается обращение и по месту пребывания.

Сотрудник ЗАГСа выдаст заявление, в котором нужно четко изложить суть проблемы. К заявлению прикрепляется свидетельство с ошибкой, а также копии любых документов, которые подтверждают описку — например, паспорт родителей. За правку придется заплатить госпошлину — 650 рублей.

ЗАГС будет рассматривать документы 1 месяц, но если понадобится уточнить данные (например, отправить запрос в другой регион или страну), то сроки увеличиваются до 3 месяцев. Если сотрудник не подтвердит вашу правоту, то вам выдадут старое свидетельство и откажут в исправлении. Кроме того, в ЗАГСе вам обязательно должны выдать отказ в письменной форме. Именно этот документ примет районный судья, чтобы начать разбирательство.

Суд, как правило, встает на сторону подготовленного заявителя и выносит решение исправить запись. С решением нужно снова обратиться в ЗАГС, и тогда уже вам не смогут отказать.

Как исправить ошибку в паспорте

Самые часто встречающиеся ошибки в паспортах — в записях ФИО и места рождения. Из-за переименования городов после распада СССР рожденные до 1991 года в Ленинграде вдруг становятся уроженцами Санкт-Петербурга. Ошибки в именах встречаются еще чаще — например, «Наталия» становится «Натальей».

С такой ситуацией столкнулся собеседник Банки.ру: «Во всех документах, в том числе в паспорте с 14 до 21 года, я записан как «Ренат», а в 21 год новый паспорт выдали «Ринату». Я подзабил на это, пока мне не отказала в работе служба безопасности потенциального работодателя. Рекрутер так и сказала: у вас разные ФИО в документах, это не понравилось коллегам. Только тогда я пошел менять паспорт».

Когда при получении вы видите ошибку в паспорте, самое лучшее решение в этой ситуации — не подписывать документ о получении паспорта, пока не убедитесь в том, что все данные записаны верно. Если описка есть, паспортист заберет все бумаги. Документ снова придется ждать, но доплачивать госпошлину или писать новое заявление будет не нужно.

Если же документ с ошибкой вы все-таки забрали, то исправлять нужно через отдел МВД, выдавший паспорт. Это можно сделать через:

• «Госуслуги». Найти заявление «Замена или замена паспорта гражданина РФ» и выбрать причину «Замена паспорта в связи с обнаружением неточности или ошибочности записей». Заполнить заявление и ждать приглашение в паспортный стол.
• МФЦ. С собой — две фотографии на паспорт, документы, подтверждающие верные данные, и паспорт с ошибкой.
• Напрямую в отдел МВД, которое выдало документ с ошибкой.

Оплачивать госпошлину или нет — зависит от ситуации. Если ошибка случилась по вине сотрудника, то доплаты нет. Если вы допустили ошибку в заявлении, то доплата 300 рублей. До 1 января 2023, если оплачивать через «Госуслуги», действует скидка 30%, то есть пошлина — 210 рублей.

Как исправить ошибку в водительских правах

Любые опечатки в водительских удостоверениях критичны, так как сотрудник ГИБДД может классифицировать это как отсутствие водительских прав, а это нарушение, по которому можно получить штраф от 5 до 15 тыс. рублей. Поэтому водительские права следует обязательно заменить.

Для этого обратитесь в любое отделение ГИБДД и заполните заявление на получение нового удостоверения. Обязательно укажите истинную причину замены, чтобы избежать повторной ошибки. Запросите из архива дубликат заявления, которое вы подавали на выдачу удостоверения. Документ понадобится, чтобы разобраться, кто виноват.

Если ошибку допустила ГИБДД, то платить снова госпошлину не нужно. Ошибка с вашей стороны — придется снова заплатить. На рассмотрение у госавтоинспекции есть 30 дней. К сожалению, в это время управлять автомобилем не получится.

Как исправить ошибку в банковских документах

Золотое правило: не нужно подписывать документы, пока вы не убедились, что все записано верно. Если банк идентифицирует вас неверно, то нужно просто обратиться в финансовое учреждение и запросить изменения в данных. При переводах же сложнее — если отправитель неверно укажет данные, то деньги до вас не дойдут.

В такой ситуации оказался пользователь финансового маркетплейса Банки.ру, который обратился на горячую линию: «Что делать, если мне перевели достаточно большую сумму денег, на мой счет, но фамилию указали с двумя буквами — НН».

Наши эксперты посоветовали пользователю обратиться в банк с документами. Финансовое учреждение может пойти навстречу и зачислить перевод, но также вправе отказать в выдаче денег из-за этой ошибки. В течение пяти дней банк-получатель отправит деньги обратно в банк-отправитель. В течение этого времени человек, отправивший деньги, должен запросить изменение данных получателя, и тогда банк-отправитель может внести изменения в реквизиты. Если деньги вернулись из банка-получателя, то отправителю нужно забрать их и отправить новым переводом, если это актуально.

Как исправить ошибку в СНИЛС?

Чтобы исправить опечатку в СНИЛС, нужно просто подать заявление в ПФР. Новое свидетельство выдадут бесплатно и без дополнительных разбирательств. Обязательно укажите, по какой причине вы запрашиваете замену, и приложите документы, которые подтверждают верное написание.

Напоминаем, что в 2019 году вступил в силу федеральный закон, который отменяет выдачу физических свидетельств СНИЛС, те самые зеленые карточки. Вместо них теперь ведомства выдают специальный документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учета, на бумаге или в электронном виде.

✅ Ошибки в документах – ошибки везде? 

Документирование – первейший элемент метода бухгалтерского учета. Как у любой науки, у бухучета есть предмет и метод: предметом являются факты хозяйственной жизни, а метод включает в себя документирование, инвентаризацию, оценку, калькуляцию, счета, двойную запись, баланс, отчетность. Один из основных постулатов учета: нет документа – нет факта хозяйственной жизни. В федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 402-ФЗ) документам посвящена отдельная статья – 9-я. 

В рамках программы реформирования бухгалтерского учета Минфин утвердил в 2021 г. (16.04.2021 г., приказ № 62н) отдельный стандарт, посвященный документам – ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

В ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ говорится о необходимости подтверждения фактов хозяйственной жизни документами либо при совершении самого факта, либо сразу после его окончания.

Документы могут быть составлены на бумаге и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Ошибки первичных документов классифицируются по различным основаниям:

— по причинам возникновения (невнимательность и некомпетентность специалистов, неисправность вычислительной техники и т.п.);

— по месту возникновения (в текстовых и числовых данных самих документов, в учетных регистрах);

— по значению (ошибки самого документа, не повлиявшие на другие данные (например, дата, описательная часть), и ошибки, повлиявшие на другие операции (пример: неверная сумма расходов приведет к искажению налоговой базы по налогу на прибыль). 

К ошибкам первичных документов можно отнести: отсутствие обязательных реквизитов, наличие несанкционированных изменений (помарки, подчистки), исправления в тех документах, которые нельзя изменять (кассовые и банковские документы (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, пункт 4.7 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У)) и др.

Последствиями ошибок в первичных документах могут стать неверные подсчеты результатов хозяйственных операций и налоговых баз, споры с контрагентами, претензии налоговых органов.

Вывод: ошибки в документах нужно исправлять. 

✅ Как исправить ошибку 

На первый взгляд есть простое решение: документ с ошибкой заменить на новый, где ошибок уже не будет. Но Минфин и ФНС против таких кардинальных способов исправления: в письмах ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@ и Минфина от 23.10.2017 № 03-03-10/69280 указано, что первичный документ с ошибкой, ранее принятый к учету, заменять новым документом нельзя, ошибки следует исправить по правилам бухучета. 

Закон № 402-ФЗ (ч. 7 ст. 9) допускает наличие исправлений в первичном учетном документе (кроме исключений, установленных иными нормативными актами, см. выше), ФСБУ 27/2021 содержит отдельный раздел, регламентирующий исправления в документах. 

Порядок оформления исправлений установлен следующий: исправить, указать дату, подписи лиц, составивших документ, идентифицирующие их данные (ФИО и др.). Это корректурный способ внесения изменений. Но есть и другой способ – выставление корректирующего (исправленного) документа, по аналогии со счетами-фактурами. Эти два способа рассмотрены в Рекомендации БМЦ* Р-41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные документы». 

Организациям предлагается самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике способ внесения исправлений в первичные документы, учитывая особенности документооборота.

Согласно п. 12 ФСБУ 27/2021 организация может включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, дополняющие обязательные, например, поля первичного документа: «Исправление №» и «от», где будут указаны номер и дата исправляемого документа. 

Сложнее обстоит дело с внесением изменений в электронные документы.

ФНС в письме от 11.10.2019 № ЕД-4-15/20928@ напомнила, что нормативные документы не устанавливают порядок аннулирования содержащих ошибки электронных документов. Но, добавляет ФНС, у контрагентов есть право договориться о том, что документ с ошибками не будет иметь правовых последствий, то есть будет аннулирован.

И снова нам подсказывает БМЦ¹: Р-42/2013-КпР «Внесение исправлений в электронные документы» рекомендует исправлять электронный первичный документ (ЭПД) выставлением исправленного ЭПД с дополнительными полями «номер» и «дата исправления», которые переносятся из первоначального ЭПД.

Исправленный ЭПД содержит два связанных файла: файл обмена информации продавца (информация продавца) и файл обмена информации покупателя (информация покупателя). Оформленным исправленный ЭПД будет считаться при наличии электронных подписей обеих сторон сделки. 

✅ Примеры из практики 

1️⃣ В первичный документ (ТОРГ-12) внесены исправления, заверенные подписью только одного из лиц, составивших документ. Достаточно ли одной подписи для подтверждения изменений? Ответ – нет, не достаточно. И закон № 402-ФЗ, и ФСБУ 27/2010 указывает на необходимость подтверждения исправлений всеми лицами, составившими (читай: подписавшими, уточняется в п. 16 Положения по ведению учета и отчетности № 34н) документ.

Судебная практика настаивает на том же: в первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (постановления Первого ААС от 20.10.2014 № 01АП-5686/14, ФАС Поволжского округа от 02.07.2013 № Ф06-4577/13 по делу № А06-8882/2011). Важный момент – исправления не должны быть односторонними, должны присутствовать подписи и исполнителей (продавцов), и заказчиков (покупателей). 

2️⃣ Как внести исправления в счет на оплату? В общем случае счет на оплату не относится к первичным документам (правда, счета на оплату коммунальных услуг, аренды могут подтверждать факты оказания соответствующих услуг и рассматриваться как первичные учетные документы при наличии всех обязательных реквизитов (письма Минфина от 29.07.2010 № 03-03-06/1/494, УФНС по г. Москве от 17.10.2011 № 16-15/100085@)). Если организация определит для себя, что счет на оплату – это не первичный документ, при наличии ошибок его можно просто заменить на новый. 

3️⃣ В УПД со статусом «1» допущена техническая ошибка. Как исправить? Если ошибка препятствует идентификации налогоплательщика и прочих данных для вычета по НДС, нужно составить новый УПД со статусом «1», где указать верные данные с таким же номером и датой, а в строке 1а — номер и дату исправлений (пп. 1.1 п. 1 приложения 7 к письму ФНС от 17.10.2014 г. № ММВ-20-15/86@).

Если ошибки содержатся только в реквизитах счета-фактуры (и первичного документа), то оформляют новый УПД со статусом «2» с таким же номером и датой, как и ошибочный, и с указанием в строке 1а даты и номера исправлений. 

4️⃣ При заполнении путевого листа была допущена ошибка: сумма фактического расхода, которая превышала норму, была отражена в путевом листе как расход по норме. Как исправить (внести исправления в путевой лист или составить бухгалтерскую справку)? Исправление можно внести корректурным способом (зачеркнуть ошибку, внести правильные данные, поставить надпись «исправлено», заверить исправление подписями ответственных лиц), либо составить новый экземпляра путевого листа, в котором указать номер и дату первичного документа, а также порядковый номер и дату исправления (по аналогии в исправлением счетов-фактур) (письмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235, письма ФНС от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 12.01.2018 № СД-4-3/264). Составление только бухгалтерской справки недостаточно для обоснования расходов на приобретение ГСМ, поскольку первичным документом для этого является путевой лист. 

✅ Выводы

Ошибки в первичных документах исправлять нужно, выберите свой способ внесения исправлений (корректурный либо составление нового документа с указанием исправленного), закрепите способ в учетной политике. 

* Бухгалтерский методологический центр (БМЦ) является субъектом негосударственного регулирования бухгалтерского учета в пределах компетенций, установленных ст. 24 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

«Такском» — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.

20 лет «Такском» помогает организациям наладить взаимодействие с государством и контрагентами, а также упростить и ускорить внутренние бизнес-процессы:

— удаленная сдача отчетности в госорганы, в том числе решения 1С;

— оформление и получение электронных подписей;

— подключение и обслуживание онлайн-касс, а также услуги ОФД;

— надежный, выгодный и удобный переход на электронный документооборот;

— решения для маркировки и прослеживаемости товаров;

— проверка контрагентов.

Читайте больше в базе знаний «Такском»