Если сотрудник часто делает ошибки

Каждый руководитель время от времени сталкивается с промахами подчиненных. От его реакции на эти проблемы зависит его репутация в коллективе и продуктивность всей команды. Александр Шульгин, управляющий партнер агентства Purrweb, рассказывает, как работать с такими ситуациями, чтобы из неприятных случайностей они превратились в инструмент развития бизнеса.

Почему происходят факапы

Сотрудники совершают ошибки по нескольким причинам. Если это происходит из-за нехватки знаний и soft skills, человеку нужно дать ментора и план обучения. Если ему не хватает ресурсов — пересмотреть загрузку и бюджет проекта, если желания и настойчивости — проверить систему мотивации. Но эти инструменты сработают, только если сотрудник готов меняться.

К счастью, сотрудник был готов пересмотреть свою позицию. Вместе с ним мы вывели проектный менеджмент на новый уровень меньше чем за год. 

Shutterstock/retrorocket

Почему покер-фейс так же вреден, как и грубый разнос

Большинство руководителей понимают, что бурная реакция с криками, а тем более оскорблениями и угрозами — это плохо, но сдержаться удается не всегда. В сложные моменты у человека могут сработать поведенческие паттерны, заложенные еще в детстве. Если вы сорвались на подчиненного больше трех раз подряд — это уже не случайность, а паттерн. Чтобы его победить, нужна осознанная работа.

Чему учат провалы

1. Не вините людей за ошибки, а мобилизуйте их для работы над проблемой

Как-то раз у нас сильно упали продажи. Я не стал искать виноватых, вместо этого собрал продажников и сказал: ребята, в этом месяце может случиться кассовый разрыв. Давайте вместе подумаем, почему у нас нет сделок.

2. Учите сотрудников сообщать о факапах как можно раньше

Николай Петелин, сооснователь банка «Точка», руководитель направления МСБ банка «Восточный»:

Однажды при запуске услуги по регистрации ИП я нанял на это направление перспективного, как мне показалось, сотрудника и отпустил вожжи. А через несколько месяцев выяснилось, что все это время он вместо упрощенной системы налогообложения оформлял клиентам общую, где размер налога выше в разы. Из-за того, что режим налогообложения можно менять только раз год, клиенты компании целый год бы платили повышенные налоги. 

Я исповедую принцип, что если клиент пострадал из-за твоих действий, в том числе финансово, ты должен ему все возместить. Сумма возмещения быстро росла и по первичным подсчетам могла дойти почти до 3 млн рублей. Все это время сотрудник знал о своей ошибке, но не приходил и не сознавался.

О проблеме мы узнали от клиента. Мне пришлось оперативно нанять более опытного бухгалтера из старой гвардии. Она, успев переоформить части клиентов документы, снизила сумму возмещений почти в пять раз. Наши потери были бы меньше, если бы сотрудник рассказал о проблеме вовремя.

3. Конфликты в коллективе повышают риск провалов

Федор Борщев, ex-руководитель проектов «Студии Артемия Лебедева», ex-CTO «ГдеМатериал», консультант-CTO iGooods: 

Когда-то я с партнером пришел руководить командой, в которой все программисты были на ножах и между собой, и с бизнес-заказчиком. Продукт каждую неделю падал, причем каждый раз по новой причине. Каждое обсуждение превращалось в эмоциональную перепалку. Вместо того, чтобы системно разбирать и чинить проблемы, люди винили друг друга: каждый факап воспринимался как предательство, а плохо написанный код — как личная лень программиста.

Мы договорились писать после каждого серьезного фейла Post mortem — документ, в котором рассказывается, почему ошибка случилась, как она развивалась, какие системы защиты не сработали и как ее предотвратить в будущем. 

На проекте был большой технический долг, поэтому договорились с бизнес-заказчиком, что будем разбираться с ним параллельно с разработкой новых функций. За три-четыре месяца спокойно его закрыли. Продакшн перестал падать, в команде наступил мир. Она до сих пор успешно приносит бизнесу деньги.

4. Важно научить команду сверяться с видением заказчика

Николай Петелин: 

В банке разрабатывали дизайн приложения. Ответственный за этот проект руководитель полгода показывал стейкхолдеру банка отдельные элементы дизайна, а когда за месяц до релиза дизайн продукта был презентован целиком, то неожиданно выяснилось, что весь стиль этой работы руководству не нравится. Для разработки этого дизайна нанимали стороннюю команду, потратили много времени и денег, а теперь все это полетело в корзину. Произошло это из-за того, что стейкхолдер, не видя весь дизайн целиком, дорисовывал себе совершенно другую картину, а сотрудник не учитывал этот момент.

Как достичь максимума

• Реакция на ошибку сотрудника должна зависеть от ее причины. Если ему не хватает знаний или ресурсов, это не его ошибка. Если он не согласен с перечнем своих обязанностей, нужно искать компромисс. И только в случае твердого нежелания меняться с сотрудником лучше расстаться.
• Не допускайте появления в коллективе звезд, которые подают свою небрежность в работе как особые права. Это плохой пример для остального коллектива. 
• Не отвечайте на сообщение об ошибке сразу, если чувствуете усталость или раздражение, — отложите разговор на час или на следующий день. 
• Грубость и угрозы в рабочем общении неприемлемы, но и полное отсутствие реакции со стороны руководителя может сработать в минус. Не скрывайте, что вы расстроены из-за ошибки, предложите сотруднику выработать план по ее устранению. 
• После каждой неудачи пишите Post mortem — документ с объяснением, почему произошла ошибка и как ее избежать в будущем. 
• Учите сотрудников сообщать о проблемах как можно раньше — это поможет минимизировать убытки от провала. 
• Отслеживайте конфликты в коллективе — они часто мешают конструктивной работе и усугубляют последствия ошибок.
• Иногда неудачи происходят из-за того, что сотрудник вынужден долго ждать обратной связи от руководства. Чтобы избежать этого, будьте открыты для общения с подчиненными или дайте им больше полномочий. 

Фото на обложке: Shutterstock/retrorocket

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

Прекрасно вас понимаю, дилемма еще та!. Пришлось быть в таких ситуациях : как начальник и как ваша подчиненная. Долго работала руководителем разного ранга в нескольких местах. Был карьерный рост, награды, почет и уважение. Но были унижение и наказания не за свои, а чужие просчеты и ошибки. Что делать, участь такая у всех руководителей от мастеров до директоров. Они всегда первыми в ответе за результаты работы и действия своих подчиненных . Их прямая обязанность следить за работой коллектива, правильно организовывать труд каждого, создавать условия для выполнения обязанностей, быть предусмотрительными.

Варианты советов: избавиться от женщины пред пенсионного возраста, передать часть ее функций другим, постоянно перепроверять ее работу не выход из положения. Вы правильно поступаете, что так не делаете. Потому что:

• Иногда пожилые люди не заменимы на работе. Могут подсказать, дать дельный совет, т.к. есть жизненный опыт и мудрость. Не конфликтны и выступают буфером между коллегами. Могут свободно задержаться на работе, выйти в выходной.
• Но на работе все равны. Каждый должен выполнять и отвечать только за свою работу, за что получает деньги. К сожалению есть те, кто паразитирует на других, пользуясь своим возрастом. Таких надо жестко ставить на место.

Что делать, как вам поступать в данной ситуации.

Лучше один раз потратьте на нее время. Спокойно вместе разберитесь, почему она постоянно делает ошибки. Из-за чего это происходит, найдите причины и пытайтесь их устранить. Только так вы поможете ей и себе спокойно работать.

1.Думаю, что серьезные ошибки женщина делает и по вашей вине. Сама видно плохо разбирается в деле, нет опыта, прочных навыков. А вы не смогли просто и конкретно объяснить, что и как правильно делать. Пусть сделает это кто-то другой. Нет четких инструкций, образцов документов. У нее возможно плохая слуховая память, а развита зрительная, поэтому она может забывать, что ей раньше говорили. Продиктуйте ( распечатайте) короткие по шаговые инструкции что и как делать в разных случаях. Пусть эти « поминалки», образцы будут всегда у нее под рукой. После этого спокойно можете за серьезную ошибку, нарушение инструкций наказать материально, написав докладную руководству. Ей будет стимулом быть внимательней, а вам ++, как начальнику. Но не следует каждый день ругать за мелкие ошибки. Это вызывает стресс, нервное напряжение и ошибок будет еще больше.

2.Проблема может быть не в ней, а

• в организации рабочего места,эргономике помещения. Для вас все нормально, а ей не удобно работать,поэтому быстро устает и теряет внимание: комп не так стоит, темно, душно, холодно, сквозняк. Приходиться постоянно отвлекаться от дел что-то искать, вставая с места и т.д. Помогите сделать перестановку, повесить полки и т.п.
• в организационных и технологических вопросах всей организации. Тогда на ее месте будет и молодой, но ситуация повториться. Так, например, было со мной. Промахи и ошибки в работе я и начальник сначала считали результатом возраста. На него проще всего все свалить. Но 20-летние девочки в других цехах и что работала 2 месяца за меня ошибались так же. Ошибки продолжались пока не поменяли программу на компьютерах, не произошли изменения в технологии, не сделали четкий график работ. После изменений и переезда всех в другое помещение о постоянных ошибках вообще забыли. Наша служба заработала как часы. В нем было светло, чистый воздух, тихо, комфортные условия зимой и летом. Удобная офисная мебель, а не старые столы и стулья о которые рвали одежду и колготки. Боялись лишний раз встать-сесть, чтобы не поломались.

Вот еще несколько подсказок.

На концентрацию внимания и памяти положительно действуют синий, зеленый и желтый цвет. Их рекомендуют для интерьера помещения и на рабочем месте. Отрицательно влияет обилие красного, коричневого цвета. Нет ничего проще, как поменять папки и канцелярские принадлежности, заставки на компьютере, подарить календарь нужной цветовой гаммы. Многие игнорируют роль запахов, а напрасно. Запахи полыни, лимона, розмарина, мяты , сибирской пихты повышают точность работы и увеличивают ее скорость.

Человек чаще совершает ошибки, если сидит спиной к двери.

У пожилых людей снижается концентрация внимания, способность сосредоточиться, память из-за кислородного голодания мозга. Многие просто не знают чем себе помочь. Можно тактично подсказать названия препаратов – аминолон, глицин, неопепт, фенолтропил, пикамилон. Тоже самое происходит при шейном хандрозе. Если прикладывать на шею гость медных монет или делать сетку из йода+лимонный сок (1:1) станет намного легче.

Не спешите расставаться с пожилыми подчиненными, лучше помогите доработать до пенсии. Поверьте, вам это обязательно зачтется, поможет профессиональному росту, как руководителей. Добро и зло всегда возвращаются. Людская молва далеко бежит!

Время на прочтение
8 мин

Количество просмотров 131K

Как-то один из персонажей популярного сериала заявил «Все врут!». И это отчасти правда. И что уж 100% правда, что все лажают. Каждый может вспомнить, когда наши сотрудники не выполнили взятые на себя обязательства, сорвали сроки, что-то сделали — но совсем не то, а иногда лучше бы вообще не проявляли инициативу. К сожалению, лажают не только сотрудники, но и руководители. Самое печальное в этом то, что работают далеко не дураки, но бывают такие глупые epic fail, что и говорить не хочется.

Вариантов, что с этим делать, довольно много. Я бы хотел рассказать об одном из подходов, который в моем случае сработал. По итогу количество косяков и взаимных конфликтов руководитель-подчиненный стало значительно меньше.

Часть 1. Предыстория «Как кто-то играл в шахматы, а кто-то в шашки».

У меня шел очередной ИТ проект, плюс обычная работа (стандартная матричная структура управления).

Было очень много неопределенности в самом проекте, в используемых технологиях, в конце концов конечный результат проекта тоже менялся несколько раз. Не добавляла оптимизма чудовищная бюрократическая машина со стороны Заказчика. Доставляли особую радость подставы со стороны поставщиков. Ну а венчала иерархию проблем проекта ее высочество — политика: тут и странные решения, и различные схемы «пацанских» договоренностей, и многое еще другого. Вообщем, обычный такой проект.

Но, не это было самым неприятным. Что-то не то было с моими сотрудниками. Нужно отметить, что в таком составе мы работали впервые, хотя с каждым из них я, так или иначе, сталкивался по работе. В команде все как на подбор: умные и грамотные ребята. Но, если нужно было проявить инициативу, взять на себя ответственность, принять решение, пусть даже самое мелкое, то это приводило к каким-то эпическим фейлам.

Первой моей реакцией было: «Ну бывает. К ошибкам нужно относится терпимее, это собственно и есть — накопление опыта и зрелости». Я гордился своим взвешенным подходом — настоящий матерый управленец.

Я разговаривал с каждым сотрудником по факту каждого косяка, спрашивал у него: «Чему ты теперь научился?». А после разговора трепал по плечу: «Ну ничего, бывает. Важно, что ты понял, что сделал неправильно. В следующий раз такого уже не будет.».

Вы думаете, количество ошибок и косяков снизилось? Ничуть. Они возникали даже в тех местах, где я не мог представить. Я был тогда самовлюбленным глупцом, живущим теориями менеджмента.

К середине проекта я уже был очень теоретически подкованный парень в области управления проектами (прошел несколько курсов и получил PMP). Нужен научный подход! Это была моя вторая попытка что-то сделать.

Я вел графики работ, строил сетевые диаграммы, обсуждал риски с командой и планировал работу с их учетом. Я управлял ожиданиями, общаясь со заинтересованными лицами (stakeholders), я проводил совместные митинги и обсуждения проекта внутри команды, и все такое. Но, черт возьми, моя команда работала против меня.

Следующей моей реакцией было введение системы штрафов. После пары штрафов и выговоров резко снизилась мотивация персонала, но принципиально проблема не исчезла. Штраф действует в случае четко определенных правил: нужно сделать то и, то, иначе будет больно.

Это лишь привело к тому что мой телефон раскалялся от звонков типа: «У нас кончились метизы, где нам их взять?», «У нас тут ошибка выскочила, но не критическая можно работать дальше. Нужно звонить разработчикам?». Никто не хотел сделать ни одного лишнего шага без согласования.

Потом была попытка №3. Я решил пересмотреть должностные инструкции, описать основные бизнес процессы, учесть в деталях все нюансы. Итог закономерен — я утонул в деталях.

Окончательно меня добил рассказ Элберта Хаббарда «Послание к генералу Гарсия». Небольшой рассказ буквально несколько страниц. Далее будет спойлер… настоятельно рекомендую прочитать рассказ самостоятельно.

Я перебрал у себя в голове весь свой персонал… никто бы из них не смог доставить письмо. Не было такого человека, которому можно просто сказать конечный результат, и он бы добился его.

Я не помню, когда у меня появилась идея: нужно сформулировать правила игры. То есть нужно задать начальные координаты наших отношений руководитель – подчиненный. Что-то такое, на что можно было опираться, когда нужно принять решение или выполнить задачу в условиях недостаточной информации.

Суть любого конфликта это разные ожидания сторон. То, что было нормально для меня, для моих сотрудников было совсем ненормально. Нужны были общие правила, общий фундамент.

Я сформулировал несколько ключевых принципов, которых по моему мнению должен был придерживаться каждый сотрудник. Это как раз те неявные ожидания с моей стороны. Я разослал черновик всем своим сотрудникам. Мы, совместно переписывали их несколько раз. Так в этом документе появились неявные ожидания моих сотрудников, как по отношению к друг другу, так и ко мне.

Итоговым вариантом нашей совместной работы стали два документа:

1. «Принципы Менеджмента»
2. «Фирменные стандарты»

В первом документе описываются основные принципы работы в компании: кто, как, когда и что должен делать. Это общие принципы для всех сотрудников компании.

Во втором документе описываются общие стандарты поведения и принятия решений в условиях недостаточной информации – лекарство от неопределенности. В аннотации к данному документу написан следующий текст:

«Во время работы Вы можете столкнуться со сложными ситуациями, когда нужно будет принимать решения, которые не описаны в инструкциях. Компания рассчитывает на то, что Вы в такой ситуации совершите поступок и будете следовать нижеизложенными фирменным стандартам. Им следуют все в нашей компании, они составляют основу нашей корпоративной культуры и потому носят название фирменных стандартов.»

Здесь будет приведены только «Принципы Менеджмента», т.к. объем статьи и так стал большим. Фирменные стандарты я опишу в следующей статье, если будет интерес.

Часть 2. Принципы Менеджмента

Отступление:

1. Часть из нижеизложенных принципов я честно скопировал, часть написана моими сотрудниками, часть написана мной. Я не помню, откуда они появлялись. Если вы обнаружили свои мысли, сообщите я поставлю внизу ссылки.
2. У нас использовалась на тот момент специализированная ИТ система для управления проектами и задачами, я заменил ее название на XXX

Принцип 1: Прозрачность.

• Каждый должен знать, что он должен сделать, когда от него ожидают результат.
• Каждый должен знать кто за что отвечает и, кто сейчас тормозит процесс.
• Каждый может посмотреть ход работы по любой задаче, кто, что и когда выполнил.

Данная прозрачность достигается путем использования специализированной системы XXX

Принцип 2: Все в одном месте

Все коммуникации по рабочим вопросам должны идти только через XXX. Результаты встречи, телефонного разговора, Lync общения и аськи ответственное лицо должно внести все достигнутые договоренности в XXX.

Кто является таким ответственным лицом? Если явно несказанно, то тот, кто дает поручения.
Вывод 1: В случае, если задача не была поставлена в XXX ее можно не выполнять. Последствий за это не будет. (За исключением экстренных ситуаций и аварий)
Вывод 2: Если задача не отмечена как выполненная в XXX, она считается не выполненной.

Принцип 3. Полученное задание должно быть проанализировано перед началом работы

Получив задание исполнитель должен его проанализировать. Целью анализа является оценка достаточности собственных ресурсов, а именно:

• Понимание – оценка ясности самого задания, как по целям, так и по способам исполнения. Кроме того, необходимо учесть другие параметры сроки, требования по качеству, приоритетность.
• Квалификация – оценка собственных знаний и навыков, необходимых для выполнения задания с учетом требуемых параметров
• Информации – оценка ее полноты для выполнения задания с учетом требуемых параметров
• Времени — оценка возможности выполнения задания в требуемые сроки с учетом остальных обязательств по ранее полученным заданиям, рутинным обязанностям.
• Полномочия – оценка достаточности полномочий для выполнения задания (сравнение имеющихся полномочий и тех, которые вручены вместе с заданием)

Принцип 4. Полученное задание должно быть выполнено на 100%

Работа делится на две части: выполненная с учетом всех обязательств и условий в задании, и не выполненная. Другими словами, либо результат есть, либо его нет.

Принцип 5. О препятствиях к 100% выполнению задания необходимо немедленно сообщать руководителю и всем заинтересованным лицам

В случае возникновения любого препятствия в виде реальной помехи, собственных сомнений, поступления новой информации и все то, что на ваш взгляд тем или иным образом меняет задание — необходимо немедленно сообщить руководителю.

Принцип 6. Предложение по решению проблемы предпочтительнее чем информация по ее возникновению

Идеальный вариант — это предложение гарантированного решения проблемы. В случае отсутствия такого, принимаются предложения по возможному решению.

Принцип 7. Расширенное толкование полученного задания не допускается

Сроки, требования, условия выполнения задания необходимо обсуждать при анализе только что полученного задания. В процессе выполнения задания трактовать возникшие обстоятельствам в свою пользу не допускается.
Пример: Отсутствие руководителя на рабочем месте не отменяет подачу запланированного отчета в это время.

Принцип 8. Несогласие с параметрами задания или регламентами исполнения не может служить поводом для их игнорирования

Если вы не согласны с параметрами полученного задания, то вы можете их обсудить

1. При анализе полученного задания
2. При возникновении ситуации, когда невозможно закончить работу на 100%

Принцип 9. Факты и аргументация предпочтительнее мнения

Мнение сотрудника очень важно, но лучше если оно подкреплено кроме эмоций еще и фактами.

Принцип 10. Ваше задание – это только ваше задание.

За выполнение полученного задания полностью отвечает исполнитель. Если в процессе выполнения задания ему потребуется какая-либо помощь, информация, взаимодействие с другими людьми – это не снимает с него ответственность за вовремя законченное задание.

Принцип 11. Системная работа по проектам в системе XXX

У каждого проекта обязательно есть:

• Название – кратко суть проекта или его результат
• Суть проекта. О чем проект? Краткое описание: о чем проект, что должно быть в результате.
• Контрагент. Для какой организации будет выполняться проект. Если такого контрагента нет, его необходимо добавить
• Автор проекта, он же ответственный за результаты выполнения проекта.
• Статус проекта. Если по данному проекту есть активные задачи, которые нужно выполнить, то проект считается активным. (Активными считаются задачи, где-либо есть сроки либо их нужно выполнить до последнего числа текущего месяца)
• Срок окончания проекта
• Аудитор проекта – руководитель ответственного лица за результаты проекта.
• Исполнители проекта. Они могут быть добавлены позже, при назначении задач.

Принцип 12. Правильное планирование работ по проекту

Обязательное правило: У каждого проекта должны быть задачи. Общее количество задач должно быть таким, чтобы после их выполнения результат по проекту был достигнут. Если у проекта нет задач либо он не выполняется в этом месяце, либо ответственный за его реализацию не работает.

Весь проект разбивается на задачи. Задача — это объем работы, который выполняется либо одним человеком, либо в
течение 1 рабочего дня.

Название задачи обязательно начинается с глагола: «Сделать, отправить, получить, спланировать, выполнить, и.т.д.»
У каждой задачи есть:

• Постановщик задачи.
• Исполнитель задачи, их может быть несколько.
• Краткое описание что должно быть сделано.
• Срок окончания задачи

Дополнительно может использоваться:

• Файлы
• Чек листы
• Напоминание/Повтор задачи
• Аналитика
• Заметки / другие источники информации

Принцип 13. Постановка экстренных задач и поручений

В случае аварийных ситуаций, срочных поручений допускается постановка задач по сотовому или городскому телефону. В этом случае, если задача была выполнена в течение текущих суток исполнитель уведомляет либо звонком, либо смс о исполнении поручения. Если уведомления не пришло задача считается не выполненной.

Если выполнение задачи требует больше времени, она обязательно фиксируется в системе XXX. Если это не сказано явно, ответственным за регистрацию в системе является тот, кто поставил задачу.

В следующей статье я расскажу о наших «Фирменных стандартах» и к чему это все привело.

Продолжение здесь

UPD: Поправил автора рассказа «Послание к генералу Гарсия». Саентологи затуманили мой мозг. Действительно автором данного рассказа является Элберт Хаббард. Спасибо за внимательность хабражителю vfrolov

Shutterstock/retrorocket

Почему покер-фейс так же вреден, как и грубый разнос

Большинство руководителей понимают, что бурная реакция с криками, а тем более оскорблениями и угрозами — это плохо, но сдержаться удается не всегда. В сложные моменты у человека могут сработать поведенческие паттерны, заложенные еще в детстве. Если вы сорвались на подчиненного больше трех раз подряд — это уже не случайность, а паттерн. Чтобы его победить, нужна осознанная работа.

Чтобы не срываться, можно взять за правило не реагировать на сообщение об ошибке сразу. Лучше отложить разговор, особенно если вы чувствуете усталость и раздражение.

Полностью скрывать свои эмоции тоже не стоит — это может сработать только в минус. Совершив ошибку, человек ожидает определенной реакции со стороны начальства. Если руководителю сообщают о провале, а он сидит с каменным лицом, это обескураживает и пугает еще больше. Лучше открыто, но корректно выразить свое огорчение и предложить сотруднику вместе подумать, как исправить ошибку. 

Чему учат провалы

Вот несколько важных вещей, которые мы поняли после столкновения с разнообразными негативными ситуациями. 

1. Не вините людей за ошибки, а мобилизуйте их для работы над проблемой

Как-то раз у нас сильно упали продажи. Я не стал искать виноватых, вместо этого собрал продажников и сказал: ребята, в этом месяце может случиться кассовый разрыв. Давайте вместе подумаем, почему у нас нет сделок.

И ответ нашелся: мы вспомнили, что некоторое время назад начали искусственно замедлять процесс продаж (дольше вести переговоры с клиентами, откладывать подписание договоров), потому что наше производство не справлялось с растущим объемом заказов. С тех пор наша команда выросла и начала спокойно справляться с загрузкой, но продажи по-прежнему шли медленно. Когда мы это осознали, проблема решилась мгновенно. В тот месяц мы заключили рекордное количество контрактов.

2. Учите сотрудников сообщать о факапах как можно раньше

Иногда сотрудники скрывают ошибки до последнего, надеясь разобраться самостоятельно. Вот к чему это может привести.

Николай Петелин, сооснователь банка «Точка», руководитель направления МСБ банка «Восточный»:

Однажды при запуске услуги по регистрации ИП я нанял на это направление перспективного, как мне показалось, сотрудника и отпустил вожжи. А через несколько месяцев выяснилось, что все это время он вместо упрощенной системы налогообложения оформлял клиентам общую, где размер налога выше в разы. Из-за того, что режим налогообложения можно менять только раз год, клиенты компании целый год бы платили повышенные налоги. 

Я исповедую принцип, что если клиент пострадал из-за твоих действий, в том числе финансово, ты должен ему все возместить. Сумма возмещения быстро росла и по первичным подсчетам могла дойти почти до 3 млн рублей. Все это время сотрудник знал о своей ошибке, но не приходил и не сознавался.

О проблеме мы узнали от клиента. Мне пришлось оперативно нанять более опытного бухгалтера из старой гвардии. Она, успев переоформить части клиентов документы, снизила сумму возмещений почти в пять раз. Наши потери были бы меньше, если бы сотрудник рассказал о проблеме вовремя.

3. Конфликты в коллективе повышают риск провалов

Задача руководителя — вовремя заметить проблемы в отношениях между сотрудниками и перевести ситуацию из эмоционального русла в рациональное. 

Федор Борщев, ex-руководитель проектов «Студии Артемия Лебедева», ex-CTO «ГдеМатериал», консультант-CTO iGooods: 

Когда-то я с партнером пришел руководить командой, в которой все программисты были на ножах и между собой, и с бизнес-заказчиком. Продукт каждую неделю падал, причем каждый раз по новой причине. Каждое обсуждение превращалось в эмоциональную перепалку. Вместо того, чтобы системно разбирать и чинить проблемы, люди винили друг друга: каждый факап воспринимался как предательство, а плохо написанный код — как личная лень программиста.

Мы договорились писать после каждого серьезного фейла Post mortem — документ, в котором рассказывается, почему ошибка случилась, как она развивалась, какие системы защиты не сработали и как ее предотвратить в будущем. 

На проекте был большой технический долг, поэтому договорились с бизнес-заказчиком, что будем разбираться с ним параллельно с разработкой новых функций. За три-четыре месяца спокойно его закрыли. Продакшн перестал падать, в команде наступил мир. Она до сих пор успешно приносит бизнесу деньги.

4. Важно научить команду сверяться с видением заказчика

Многие провалы происходят из-за дискоммуникации между начальством и сотрудниками. 

Николай Петелин: 

В банке разрабатывали дизайн приложения. Ответственный за этот проект руководитель полгода показывал стейкхолдеру банка отдельные элементы дизайна, а когда за месяц до релиза дизайн продукта был презентован целиком, то неожиданно выяснилось, что весь стиль этой работы руководству не нравится. Для разработки этого дизайна нанимали стороннюю команду, потратили много времени и денег, а теперь все это полетело в корзину. Произошло это из-за того, что стейкхолдер, не видя весь дизайн целиком, дорисовывал себе совершенно другую картину, а сотрудник не учитывал этот момент.

И последнее. Чтобы сотрудники не боялись сообщать о своих ошибках и проблемах, руководитель всегда должен быть открыт для беседы. Если нет времени обсуждать каждую мелочь, нужно дать людям больше полномочий — тогда в случае обнаружения ошибки они остановят проблемный процесс сами, не тратя драгоценное время на согласования. 

Как достичь максимума

• Реакция на ошибку сотрудника должна зависеть от ее причины. Если ему не хватает знаний или ресурсов, это не его ошибка. Если он не согласен с перечнем своих обязанностей, нужно искать компромисс. И только в случае твердого нежелания меняться с сотрудником лучше расстаться.
• Не допускайте появления в коллективе звезд, которые подают свою небрежность в работе как особые права. Это плохой пример для остального коллектива. 
• Не отвечайте на сообщение об ошибке сразу, если чувствуете усталость или раздражение, — отложите разговор на час или на следующий день. 
• Грубость и угрозы в рабочем общении неприемлемы, но и полное отсутствие реакции со стороны руководителя может сработать в минус. Не скрывайте, что вы расстроены из-за ошибки, предложите сотруднику выработать план по ее устранению. 
• После каждой неудачи пишите Post mortem — документ с объяснением, почему произошла ошибка и как ее избежать в будущем. 
• Учите сотрудников сообщать о проблемах как можно раньше — это поможет минимизировать убытки от провала. 
• Отслеживайте конфликты в коллективе — они часто мешают конструктивной работе и усугубляют последствия ошибок.
• Иногда неудачи происходят из-за того, что сотрудник вынужден долго ждать обратной связи от руководства. Чтобы избежать этого, будьте открыты для общения с подчиненными или дайте им больше полномочий. 

Фото на обложке: Shutterstock/retrorocket

Американский социолог, исследователь профессий и рабочих процессов Эверетт Хьюз в своих работах отмечал, что с ошибками и неудачами неизбежно сталкиваются все люди, независимо от специальности. В чем причины ошибок, что делать руководителю, если подчиненные их совершают, и как не навредить мотивации персонала — читайте в статье преподавателя Русской Школы Управления, консультанта по организационному развитию и HR Анны Мирсковой.

Под ошибками мы понимаем непреднамеренные действия, например, отсутствие результата, невыполнение поставленной задачи. И не берем во внимание ситуацию намеренного противодействия — ее необходимо рассматривать отдельно. 

Причины ошибок сотрудников

Как реагировать и что делать, если ваш подчиненный совершил ошибку? В первую очередь разберитесь, что было тому причиной: 

• Некорректно поставленная руководителем задача.
• Неправильные действия самого подчиненного при ее выполнении. 

На практике встречаются оба этих случая. Иногда руководители сами, обладая гораздо большим объемом информации по сравнению с подчиненным, ставят задачу, не разъясняя некоторые значимые аспекты. Например, менеджер «забывает» уточнить, в каком виде должен быть представлен результат, или какие предполагаются процедуры контроля, или к кому сотрудник может обращаться за информацией во время выполнения работы.

У подчиненных могут возникать психологические сложности с тем, чтобы уточнить стоящую перед ними задачу, обратиться за разъяснениями. Особенно, если починенный — новичок или просто не очень смелый человек.

«Книжная полка РШУ» — подкаст о классике мировой бизнес-литературы.
Слушайте обзоры книг от наших экспертов.

Как избежать ошибок

Чтобы избежать ошибок, можно вспомнить практику, которая существовала во времена парусного флота. Тогда для передачи приказов использовали репетичного (от лат. repetere — повторять) судна. Во время боя оно могло двигаться между другими кораблями и передавать флажками приказы флагмана. Перед тем как этот приказ выполнять, каждый из линейных кораблей должен был его продублировать (так же, флажками), после чего репетичное судно давало знак: приказ понят точно.

Как этот подход можно использовать сегодня в практике компаний:

1. Во-первых, сам руководитель, отдав распоряжение, может уточнить у подчиненного: «Как вы меня поняли?», выслушать ответ и сопоставить корректность восприятия информации. 

2. Во-вторых, сам сотрудник, получив задание от руководителя, может спросить: «Правильно ли я вас понял?» и повторяет все сказанное. 

Независимо от того, кто выступит инициатором уточнений, задание будет понятно верно.

Что делать, если подчиненный ошибся

Но что делать, если сотрудник все-таки ошибается: наказывать его или нет, разбирать ли с ним промахи? Важно понимать ситуацию, в каком контексте это произошло:

Во-первых, каков уровень личностной зрелости сотрудника — не все люди могут признавать собственные ошибки, часто они психологически к этому не готовы. А на воспитание подчиненного вам потребуется много времени.

Во-вторых, каковы особенности организационной культуры компании или субкультуры подразделения. Ведь отношение к ошибкам закладывается и на уровне организаций. Например, в компании не принято конструктивно говорить об ошибках, обсуждать их, извлекать из них полезный опыт, а принято ошибки скрывать, потому что за них ругают и наказывают. И руководитель, неспособный признавать свои ошибки, задает модель поведения, которую потом копируют подчиненные.

Если вы хотите, чтобы сотрудник правильно принимал критическую обратную связь и после нее был мотивирован исправлять или не допускать ошибки, выполняйте несколько правил:

1. Прежде всего, вы сами, как руководитель, должны быть открыты обратной связи, способны обсуждать с подчиненными результаты не только их, но и своей работы.

2. Обратную связь сотрудникам формулируйте корректно, по существу, без перехода на личности.

3. Анализ и исправление ошибок поощряйте и подкрепляйте (речь идет о нематериальной мотивации и особенностях организационной культуры).

4. Выстраивайте каналы коммуникаций в компании (сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали) и открытую доверительную атмосферу.