Сергей Слесарев,
частнопрактикующий юрист, эксперт центра «Общественная дума»
Ежегодно суды рассматривают тысячи споров, связанных с ошибками в листках нетрудоспособности: ошибки в больничных могут вызвать претензии со стороны проверяющих и с работодателя потребуют возместить понесенные на оплату больничного расходы или откажут в зачете страховых взносов. Усиливает напряженность тот факт, что даже малейшая помарка, скажем, «пробитый» день рождения при подшивке больничных, может привести к таким последствиям. Есть ли надежда у организации в подобных случаях отстоять «справедливость» в судах? Что думают суды по поводу ошибок в листках нетрудоспособности и при каких условиях организации не стоит бояться претензий со стороны проверяющих?
Листок нетрудоспособности как подтверждение страхового случая
Нередко больничный воспринимается просто как некий аналог справки о болезни для признания уважительной причины отсутствия на рабочем месте.
И это действительно в определенной степени справедливо, прежде всего с точки зрения трудовых отношений: для работодателя важно лишь то, по какой причине отсутствовал работник, и что у него действительно была объективная причина «прогулять» исполнение трудовых обязанностей.
Но вот с точки зрения системы обязательного социального страхования листок нетрудоспособности гораздо более важный документ.
Когда мы выходим на больничный или в отпуск по уходу за ребенком (декретный), то запускаются «шестеренки» системы обязательного социального страхования.
То, что кажется нам порой просто обычным пособием социальной направленности, на самом деле является страховым покрытием (страховой выплатой) в связи с наступлением страхового случая в рамках договора страхования.
При этом основанием выплаты такого пособия является не сами по себе болезнь, травма или рождение ребенка, а изменение нашего положения вследствие случившегося события.
Об этом, в частности, прямо говорится в ст. 1 Федерального закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» (далее — Закон об ОСС): обязательное социальное страхование — часть государственной системы социальной защиты населения, спецификой которой является осуществляемое в соответствии с федеральным законом страхование работающих граждан от возможного изменения материального и (или) социального положения, в том числе по независящим от них обстоятельствам.
Среди страховых рисков перечислены (ст. 7 Закона об ОСС):
1) необходимость получения медицинской помощи;
2) утрата застрахованным лицом заработка (выплат, вознаграждений в пользу застрахованного лица) или другого дохода в связи с наступлением страхового случая;
3) дополнительные расходы застрахованного лица или членов его семьи в связи с наступлением страхового случая.
Как видим, задача системы ОСС поддержать прежде всего материальное положение гражданина, помочь ему при потере заработка или необходимости дополнительных травм.
Достижение пенсионного возраста, рождение ребенка, болезнь, травма и т. п. являются лишь страховыми случаями, которые приводят к срабатыванию страхового риска и страховой защиты.
Они «сигнализируют» о наступлении страхового риска (п. 1.1 ст. 7 Закона об ОСС, ст. 9 Закона РФ от 27.11.1992 № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации»).
Конечно, вы можете, прочитав это, сказать: к чему эта лекция про систему ОСС и причем здесь ошибки в больничном и претензии проверяющих?
Дело в том, что листок нетрудоспособности — это не просто «справка о болезни», а документ, подтверждающий наступление страхового случая и «срабатывания» страхового риска.
Некий аналог кнопки «Пуск» для системы ОСС, и если эта кнопка дефектная, то и возникают вопросы о правильности ее срабатывания.
И в случае возникновения споров суды будут смотреть на то, действительно ли «кнопка» была «рабочей» и сработала правильно; а организация, к которой предъявлены претензии должна готовиться предоставить доказательства наступления условий для «срабатывания» страховой защиты.
Обратимся для иллюстрации к судебной практике и заодно составим небольшой перечень претензий ФСС к больничным и реакции судов на них.
Претензия 1. Потеряли листок нетрудоспособности
Потеря листка нетрудоспособности может случится по разным причинам: от кражи документов до халатности сотрудников и случайной порчи листков.
В такой ситуации ФСС считает произведенные выплаты по больничному необоснованными, якобы из-за неподтверждения факта нетрудоспособности. Но суды смотрят на утрату больничных по-иному.
Так, АО потеряло листки нетрудоспособности по 10 работникам, из-за чего ФСС принял решение об непринятии к зачету расходов на выплату пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
АО оспорило решение в суде, и все три инстанции поддержали общество, указав, что сам по себе факт непредставления листков нетрудоспособности в связи с их утратой страхователем не является достаточным основанием для отказа в принятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения при наличии иных документов, подтверждающих обоснованность соответствующих выплат.
Основанием для назначения и выплаты страхового обеспечения, в частности, пособия по беременности и родам или по временной нетрудоспособности, застрахованному лицу является наступление документально подтвержденного страхового случая (ст. ст. 8, 12 Закона об ОСС). По смыслу названных норм, а также ст. ст. 3, 2.3, 4.1, 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» условиями, необходимыми для возмещения страхователю расходов по обязательному социальному страхованию, являются:
- наличие между страхователем и застрахованным лицом трудовых отношений;
- документальное подтверждение наступления страхового случая и выплаты пособия застрахованному лицу, исчисление и уплата страховых взносов.
Общество обращалось в медицинские учреждения с просьбой подтвердить выдачу листков нетрудоспособности своим работникам, а также о выдаче их дубликатов. А в подтверждение обоснованности произведенных выплат АО предоставило Фонду в ходе проводимой проверки:
- расчетную ведомость за спорный год;
- приказы о приеме работников на работу;
- расчеты пособий по временной нетрудоспособности на каждого работника;
- расчетные листки и иные документы, подтверждающие выплату пособий работникам.;
- ответы медицинских учреждений, в которых содержатся сведения о выданных листка нетрудоспособности с указанием серией и номеров листков, фамилиях, именах и отчествах работников и периодах их нетрудоспособности. Также лечебным учреждением предоставлены копии корешков листков.
Содержащаяся в представленных документах информация позволяет установить наличие трудовых отношений между страхователем и застрахованными лицами, факт наступления страховых случаев, периоды временной нетрудоспособности застрахованных лиц и несение страхователем соответствующих расходов.
При этом суд округа подчеркнул, что действующим законодательством не предусмотрена повторная выдача листков нетрудоспособности взамен утраченных, потому утрата больничных не повод для «наказания» работодателя.
В случае утраты таких листков правомерность произведенных расходов может быть подтверждена иными документами, включая письма лечебных учреждений, которые в совокупности содержащихся в них сведений подтверждают, что утраченные листки нетрудоспособности действительно выдавались застрахованным лицам и предъявлялись к оплате страхователю. (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.06.2018 № Ф07-5149/2018 по делу № А21-9220/2017).
Аналогичную позицию суд округа привел и в другом деле, в котором колледж потерял листки нетрудоспособности за 2016 год: сама по себе утрата — не повод для принятия решений об отказе к зачету и доначислении страховых взносов, пени, штрафов.
Наступление страховых случаев и выдача листков нетрудоспособности подтверждена медицинскими организациями по запросу суда первой инстанции (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.05.2020 № Ф07-2705/2020 по делу № А13-4806/2019).
Схожие выводы встречаются и в другом деле: во время проверки ООО не смогло предоставить оригиналы листков нетрудоспособности по одному из работников, из-за чего ФСС не принял к зачету соответствующие расходы.
Суд отклонил доводы Фонда, поскольку факт наступления страховых случаев ФСС не опроверг, а отсутствие оригиналов листков нетрудоспособности само по себе не является основанием для принятия спорного решения (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 13.08.2019 № Ф02-2281/2019 по делу № А19-20870/2018).
Как видим из примеров, для снятия претензий проверяющих достаточно доказательств наличия трудовых отношений и факта наступления временной нетрудоспособности.
Последний подтверждается любыми доказательствам, полученными от медицинской организаций, например, в порядке запроса.
Запрос пишется в свободной форме, в нем указывается: причина запроса (утрата листков нетрудоспособности и необходимость подтвердить наступление страхового случая для выплаты пособия по временной нетрудоспособности) и какая информация нужна (номер, серия, дата выдачи листка нетрудоспособности, ФИО работников, периоды нетрудоспособности), адрес, куда требуется направить ответ.
Рекомендуется при этом для снижения риска отказа по мотиву сохранения «медтайны» избегать формулировок с просьбой подтвердить факт обращения за медпомощью или получения медпомощи, а лишь просить подтвердить выдачу листка нетрудоспособности.
Если медорганизация по какой-либо причине откажется сделать это, то копии переписки прикладываются к пакету документов для проверяющих. Также можно попросить работников самих получить аналогичные справки в медорганизации.
В случае судебного разбирательства можно ходатайствовать перед судом о направлении судебного запроса в медорганизацию.
Ходатайство формулируется или в тексте самого заявления об оспаривании соответствующего решения проверяющих или в форме отдельного документа. В любом случае прикладываются запрос и «отказной» ответ медорганизации. (ч. 4 ст. 66 АПК РФ).
Претензия 2. Ошибки в оформлении и продлении листка нетрудоспособности
Неверное продление листка нетрудоспособности.
Так, например, медицинские организации оформили листки нетрудоспособности на дополнительные дни отпуска по беременностям и родам как первичные, а не как «продление», из-за этого ФСС отказался принимать к зачету выплаченные ПАО пособия работникам.
Между тем, как указали суды, действовавший на момент оформления порядок оформления листков нетрудоспособности не определяет, как должен быть оформлен больничный лист на дополнительные дни — как первичный или как продолжение, и не устанавливает, что выдаваемый на дополнительные 16 дней листок обязательно должен быть продолжением основного декретного больничного.
Президиум ВАС РФ в Постановлении от 11.12.2012 № 10605/12 отметил, что работодатель не вправе контролировать правильность оформления больничного листа и соблюдение порядка его выдачи. Поэтому ФСС не может отказать работодателю в зачете (возмещении) суммы пособия, если в больничном листе есть такие нарушения.
Фонд в подобных случаях вправе потребовать возмещения расходов на выплату пособия от медицинского учреждения, неверно оформившего листок (п. 6 ч. 1 ст. 4.2 Закона № 255-ФЗ). (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 25.06.2020 № Ф05-7340/2020 по делу № А40-158982/2019).
В другом деле работнице продлили больничный лист, но, вопреки правилам оформления листков нетрудоспособности, первый «закрыли», а второй выдали как продолжение первого.
ФСС посчитал, что в этом случае выплата пособия по временной нетрудоспособности была необоснованной и потребовал от общества возместить понесенные ФСС расходы на выплату пособия, так как выплата пособия произведена в рамках пилотного проекта напрямую Фондом. Общество оспорило решение в суде.
Суд пришел к выводу, что недостатки, допущенные лечебным учреждением при оформлении листка нетрудоспособности, не могут служить основанием для возмещения расходов, излишне понесенных ФСС заявителем.
Доказательств выдачи лечебными учреждениями листков нетрудоспособности в отсутствие медицинских показаний учреждением не представлено.
Ссылка учреждения на то, что медицинская организация выдала неправильно оформленный листок нетрудоспособности, где раздел «заполняется врачом медицинской организации» оформлен с применением печатающих устройств, а спорные записи о номере «листка нетрудоспособности продолжении», записи в строке «Иное» код «31» и строке «выдан листок нетрудоспособности (продолжение)» внесены чернилами черного цвета гелевой (или капиллярной) ручкой, не свидетельствует о недостоверности сведений, представленных страхователем; доводы Фонда о том, что листок нетрудоспособности был испорчен заявителем, основаны на предположениях, документально не подтверждены и не опровергнуты.
Для признания необоснованным произведенной выплаты требуется, чтобы Фонд установил обстоятельства, свидетельствующие о направленности действий страхователя на незаконное получение денежных средств из ФСС, но таких доказательств суду не предоставлено (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 07.11.2018 № Ф04-4525/2018 по делу № А45-2304/2018, Определением Верховного Суда РФ от 27.02.2019 № 304-ЭС19-275 было отказано в передаче дела для пересмотра).
Неверные даты в больничном или ошибки в датах.
Так, медорганизация допустила ошибку в части внесения в больничный период нетрудоспособности: двумя строками вместо одной и указания всех периодов продления вместо начальной и конечной дат периода нетрудоспособности.
И опять ФСС отказал в зачете взносов. Суд признал позицию Фонда необоснованной: сами по себе ошибки в оформлении дубликата листка не являются безусловным основанием для признания наступившей нетрудоспособности нестраховым случаем, исключающим выплату страхового обеспечения.
В силу п. 6 ч. 1 ст. 4.2 Закона № 255-ФЗ Фонд наделен правом предъявлять иски непосредственно к медицинским организациям о возмещении суммы расходов на страховое обеспечение по необоснованно выданным или неправильно оформленным листкам нетрудоспособности, т. е. негативные последствия несоблюдения медицинскими учреждениями требований действующего законодательства возлагаются непосредственно на них, а не на страхователя, который не наделен правом контроля правильности оформления и соблюдения порядка выдачи листков нетрудоспособности медицинскими организациями.
Поскольку Фонд не оспорил факт нетрудоспособности и не доказал направленность действий учреждения как страхователя на создание искусственной ситуации для получения средств Фонда, его решение незаконно (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 10.08.2017 № Ф08-5574/2017 по делу № А63-8397/2016).
Причем суды в данном деле сослались также на позицию ВАС РФ о том, что именно медорганизация несет риски за нарушение правил оформления и выдачи листков нетрудоспособности, например, в случае отсутствия у нее лицензии на осуществление медицинской деятельности (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.12.2012 № 10605/12 по делу № А33-11561/2011).
Придерживается такой же позиции об ответственности медорганизаций и ВС РФ (см. например, Определение Верховного Суда РФ от 13.02.2018 № 306-КГ17-22369 по делу № А12-3283/2017).
В другом споре работники медорганизации неверно заполнили реквизиты листков в части дат окончания периода нетрудоспособности, в частности, в одном из листков дата выдачи не соответствовала дате выписки после стационарного лечения, в другом — ошибочно заполнена строка «приступить к работе…» и т. п.
Все это послужило основанием для отказа ФСС в принятии к зачету произведенных расходов.
Однако суд признал, что у ФСС отсутствовали правовые основания для принятия такого решения, так как нарушения требований, предъявляемых к порядку заполнения листков нетрудоспособности, допущены непосредственно медицинскими учреждениями, а сами факты нетрудоспособности лицами, участвующими в деле, не оспариваются.
Отказ Фонда в принятии к зачету расходов по выплате страхового обеспечения не изменяет правовой природы выплаченных пособий, поскольку ошибки в оформлении документов не могут являться безусловной причиной признания наступившей нетрудоспособности нестраховым случаем, то есть не обязывающим выплатить страховое обеспечение.
Такие ошибки фактически не влекут отказа в выплате пособия по временной нетрудоспособности (Определение Верховного Суда РФ от 16.12.2014 № 309-КГ14-2606). (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 28.01.2019 № Ф08-11199/2018 по делу № А63-5252/2018).0-36992/2019).
Аналогичный вывод содержится и в иных спорах:
- медорганизация неверно указала дату закрытия больничного: сам по себе факт оформления листков нетрудоспособности с нарушением Порядка № 624н, при наличии условий для получения гражданином пособий по временной нетрудоспособности, не является основанием для отказа в принятии к зачету этих расходов (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 19.08.2020 № Ф09-4818/20 по делу № А50-36992/2019);
- в продолжении листка нетрудоспособности работниками медучреждения неверно указана дата начала периода нетрудоспособности. Суд пояснил, что не любое нарушение порядка выдачи листков временной нетрудоспособности свидетельствует о незаконности произведения выплат по социальному страхованию.
Фонд не оспорил факт наступления страхового случая и не предоставил доказательства недостоверности спорного листка нетрудоспособности (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 20.02.2019 № Ф02-81/2019 по делу
№ А19-11796/2018).
Отсутствует печать/штамп медорганизации.
Например, пособие по временной нетрудоспособности назначили на основании листка нетрудоспособности без печатей медицинской организации.
Суды установили, что допущенное обществом нарушение является устранимым и не свидетельствует о незаконности начисления и выплаты пособий, обстоятельства наступления страхового случая в отношении работников Фондом не оспариваются.
Наступление страховых случаев, период нетрудоспособности застрахованных лиц, несение страхователем соответствующих расходов являются подтвержденными.
При этом суд возложил на ФСС обязанность по уплате госпошлины, и отклонил довод об освобождении Фонда от этого, так как ООО обратилось к Фонду с заявлением, приложив необходимые документы, в котором просило пересмотреть решение Фонда.
Между тем Фондом данное заявление по существу не рассмотрено, обществу о порядке последующих действий после получения необходимых документов ничего не сообщено. Таким образом, Фонд имел возможность разрешить сложившуюся ситуацию во внесудебном порядке, однако мер в ответ на действия общества не предпринял, на поданное заявление не ответил.
Законодательством не предусмотрено освобождение государственных и муниципальных органов от возмещения судебных расходов в случае, если решение принято не в их пользу (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 04.10.2018 № Ф02-4308/2018 по делу № А19-22723/2017).
Исправления «замазкой».
Так, в листке нетрудоспособности допустили такую ошибку: на затертую «замазкой» запись в поле «страховой стаж» внесена новая запись, вместо положенного зачеркивания и внесения на оборотной стороне листка нетрудоспособности верной записи.
Из-за этого ФСС потребовал от института (работодатель) возместить излишне понесенные расходы на выплату «больничного».
Между тем, как указали суды, доказательств выдачи лечебным учреждением листка нетрудоспособности в отсутствие медицинских показаний Фондом не представлено.
Фонд не оспаривает факт болезни работника и обоснованность выдачи больничного листа.
Целевой характер расходования средств Фонда не нарушен.
Нарушение страхователем порядка заполнения в поле «страховой стаж» листка нетрудоспособности не свидетельствует об отсутствии оснований для выплаты пособия по временной нетрудоспособности застрахованному лицу (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 26.09.2018 № Ф06-37202/2018 по делу № А06-10422/2017).
Последствия ошибок в больничном
На основании сведений по больничному листку, обработанных СФР (до 2023 года — ФСС) в установленном порядке при участии работодателя, выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности. В частности, именно больничный указывает на уважительную причину пропуска сотрудником работы — в связи с его болезнью или возникшей необходимостью по уходу за ближайшими родственниками.
Обратимся к истории взаимодействия работодателей и СФР (ФСС) по вопросам больничных выплат. Если говорить о выплаченной в 2020 году работодателем непилотного региона сумме пособия (за исключением оплаты за первые 3 дня больничного), то она впоследствии компенсировалась ему из федерального бюджета за счет средств ФСС. При этом каждый случай выплаты сотрудникам компании пособия по нетрудоспособности тщательно изучался инспекторами из Фонда соцстраха при проведении проверки работодателя. В 2021 году страхователи так же возмещали пособия, выплаченные в период до конца 2020 года в рамках непилотного проекта. В 2022- 2023 годах СФР (ФСС) полностью сам оплачивает больничные начиная с 4-го дня нетрудоспособности работника.
Есть нюансы определения начала периода оплаты больничного в СФР (ФСС).
Одним из оснований для отказа в зачете средств по уплате в СФР (ФСС) в сумме выплаченного пособия по временной нетрудоспособности может служить обнаружение ошибок в оформлении больничных листков (п. 18 постановления Правительства от 12.02.1994 № 101). Поэтому работодатели должны тщательно следить за тем, чтобы больничный был оформлен правильно.
В 2022 — 2023 годах решение данной задачи в большинстве случаев значительно упрощено благодаря повсеместному внедрению электронных больничных. Их работодатели не заполняют в принципе и потому со своей стороны ошибок при заполнении листков совершить не могут.
Подробнее о ходе внедрения электронных больничных читайте в специальном материале.
Вместе с тем в отношении ряда категорий работников оформляются бумажные больничные. В их заполнении работодатели полноценно участвуют. Речь идет о работниках, которые (ч. 28 ст. 13 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ):
- имеют доступ к сведениям, составляющим государственную и иную тайну;
- подлежат государственной защите.
Если в бумажном больничном есть допущенные работодателем ошибки, которые можно исправить, то делаются соответствующие исправления в листке.
Как свидетельствует судебная практика (применимая в отношении правоотношений с участием работодателей и СФР (ФСС) по действующему законодательству по аналогии), работодателям все чаще удается отменять решения ФСС по отказу в зачете расходов на выплату больничных своим сотрудникам по листкам нетрудоспособности с недостатками в оформлении.
ВАЖНО! С 01.01.2021 все регионы РФ перешли на прямые выплаты пособий ФСС. В 2022 — 2023 годах данная практика наряду с внедрением электронных больничных трансформировалась в постоянно действующий механизм. Работодатель оплачивает только первые 3 дня больничного, остальные деньги работнику перечисляет СФР (ФСС). Зачетный механизм оплаты пособий отменили.
Подробно порядок оплаты электронных больничных описан в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Допустимы ли исправления в больничном?
Если при выписке бумажного больничного листа были допущены ошибки (и они не были исправлены), то по такому листу СФР (ФСС), скорее всего, не возместит затраты. Поэтому так важны исправления в больничном листе допущенных ошибок.
Правда, следует иметь в виду, что исправить в этом бланке ошибку сможет лишь работодатель, но никак не медработник. Причем исправление в больничном листе работодателем вносится только в раздел, который он и заполняет. Если ошибки допущены в разделе, заполняемом врачом, то такой больничный будет считаться испорченным — потребуется оформление дубликата.
Если ошибка допущена в электронном больничном, до выплаты по нему пособия медорганизация по решению врачебной комиссии оформляет дубликат и направляет в СФР (ФСС РФ3 сведения для формирования дубликата в форме электронного документа взамен ранее сформированного листка нетрудоспособности (п. 67 Условий и порядка формирования больничных листков по приказу Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н). Аналогично, оформляется дубликат бумажного больничного — в соответствии с положениями п. 76 Условий.
Узнать больше об оформлении дубликата больничного вы можете из тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к ней.
В соответствии с письмом Фонда соцстрахования от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575 (применимым сейчас в части определения правил заполнения бумажного больничного) работодатель может не обращать внимания на то, если в документе, заполненном от руки, есть описки и иные технические погрешности оформления. Но только если содержание записи можно легко прочитать и понять смысл.
При этом следует иметь в виду, что записи в листке должны быть сделаны печатными буквами гелевой, перьевой или капиллярной ручкой с чернилами черного цвета. Использование шариковой ручки недопустимо (п. 76 Условий). Еще больничный может быть заполнен машинописным способом.
В письме Фонда соцстрахования от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956 (также применимом в отношении бумажных больничных) перечислены несущественные недочеты, которые не возбраняется исправить.
Подробнее о правилах внесения данных в больничный лист читайте в статье «Пример заполнения больничного листа работодателем».
Ознакомиться с большим количеством практических нюансов оформления больничных вы можете в тематической статье, подготовленной экспертами «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.
Самые распространенные ошибки при заполнении больничных
Среди самых распространенных ошибок в заполнении бумажного больничного, которые требуется исправлять, можно выделить следующие:
- Работодатели зачастую ошибочно вносят записи в поле «Дата начала работы» без имеющихся на то оснований. Так, в большинстве случаев эти графы не должны заполняться. Исключением является ситуация, когда работник обязан приступить к выполнению трудовых обязанностей при аннулированном трудовом договоре, если болезнь наступила в период действия договора (до его прекращения).
- Аналогичная ситуация складывается и с ошибочным заполнением графы «В т. ч. нестраховые периоды» (разъяснение содержится в письме Фонда соцстрахования от 18.10.2012 № 15-03-14/05-12954). Ее следует заполнять только при условии, что сотрудник проходил военную или иную (по закону от 12.02.1993 № 4468-I) службу начиная с 01.01.2007.
ВАЖНО! Если указанные выше строки все же были по ошибке заполнены, то для исправления потребуется зачеркнуть сделанную запись. На обратной стороне листка нетрудоспособности следует указать: «Строку «В т. ч. нестраховые» (или «Дата начала работы») считать незаполненной». Эту запись необходимо заверить печатью компании и подписью уполномоченного лица.
Если к работодателю обратился работник с просьбой пересчитать средний заработок для расчета пособия на основании справки о сумме заработка, полученной от предыдущего работодателя, тогда по логике потребуется исправить внесенные в листок суммы. Но для исправления всех пяти записей на обратной стороне просто фактически может не хватить места, да и внесение более двух исправлений недопустимо. Поэтому исправлять сделанные записи с предыдущими расчетами не стоит — можно просто подколоть к больничному дополнительный лист с правильно сделанными расчетами.
О максимальном размере выплат по больничному вы сможете узнать из материала «Максимальный размер больничного листа в 2023 году».
Ознакомиться с практической схемой расчета максимального пособия по больничному листку вы можете в экспертном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.
Допустимые ошибки, не требующие внесения исправлений в бумажный листок нетрудоспособности:
- Если вместо печатных букв работодатель заполняет форму прописными.
- Допущенные по невнимательности несущественные помарки, замена арабских цифр римскими (определение ВАС России от 13.02.2012 № ВАС-764/12).
- Ошибки, допущенные врачом, если они не отрицают факт наличия болезни (имеются положительные судебные решения, к примеру, постановления ФАС МО от 11.02.2014 № Ф05-17975/2013 и ФАС ЗСО от 05.03.2014 № А70-4564/2013).
- Если подпись уполномоченного лица выполнена шариковой ручкой и/или цвет чернил синий, а не черный (постановление ФАС ЗСО от 21.01.2014 № А27-8345/2013).
ВАЖНО! Законодательством предусмотрены алгоритмы пересчета суммы больничного пособия.
Инструкция: как исправить ошибку в больничном листе
В п. 85 Условий подробно указано, как работодателю исправить бумажный больничный лист. Для этого понадобится:
- аккуратно зачеркнуть ошибочную запись;
- на обратной стороне документа сделать правильную запись;
- там же, где внесена правильная запись, делается отметка: «Исправленному верить», которая заверяется печатью и подписью ответственного лица работодателя, изначально заполнявшего данный больничный лист.
Другим способом вносить исправление нельзя, в т. ч. нельзя пользоваться корректором, закрашивающим неправильную запись для нанесения поверх нее правильной.
ВАЖНО! С 01.01.2022 стал обязательным к применению ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Начать применять его можно было и раньше, указав это в учетной политике. Порядок исправления ошибок в новом стандарте прописан аналогичным образом. Один из пунктов документа — местом хранения документов устанавливается только РФ — вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в обзоре.
Организовать работу с электронными больничными вам поможет Готовое решение от «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Подробную информацию о ФСБУ 27/2021 вы найдете в статье «Как работать по новому ФСБУ 27/2021».
Нормативными актами не установлено четкого срока для внесения исправлений в больничный. Но, исходя из сложившейся судебной практики, работодателям следует позаботиться об исправлении ошибочных записей до окончания выездной проверки, инициированной ФСС, и, соответственно, до принятия решения по ее результатам (постановление ФАС ЗСО от 27.11.2009 № А45-11770/2009).
Правда, есть немало судебных решений, в которых работодатель отстоял свое право внести исправления в больничный и после завершения выездной проверки (постановление ФАС ЗСО от 11.04.2013 № А27-15335/2012).
Ознакомиться с судебной практикой по взысканиям, связанным с оплатой больничных, вы можете в тематической статье, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к ней.
Где найти образец по внесению исправлений
Для того чтобы легче сориентироваться, как вносить исправительные записи, рекомендуем ознакомиться с примером внесения правок. Образец исправления в больничном листе работодателем вы сможете увидеть на нашем сайте.
Узнать больше о нюансах внесения исправлений в больничный лист вы можете здесь.
Итоги
В 2022 году на всей территории РФ действуют электронные больничные листки. Но для некоторых категорий лиц все еще оформляются бумажные больничные. Для того чтобы избежать разногласий с СФР (ФСС) следует придерживаться существующих правил по заполнению больничного листа.
Однако Фонд соцстрахования России разрешает работодателям вносить некоторые исправления в бумажные больничные листы. При этом должен соблюдаться определенный порядок, установленный приказом № 1089н.
Содержание страницы
- Ошибки в больничном листе: допустимы или нет
- Основные правила заполнения листков по временной нетрудоспособности
- Какие ошибки допустимы в больничном листе
- Наиболее распространенные ошибки в больничных
- Исправление ошибок в больничном листе: правила и требования
- Ошибки в оформлении больничного со стороны медицинского персонала
- Ошибки в оформлении больничного листка, допущенные работодателем
Больничный лист – это не просто бюллетень, свидетельствующий о болезни сотрудника, это документ, имеющий важное финансовое значение. Именно поэтому к его содержанию и оформлению предъявляются особые требования. Их несоблюдение может повлечь за собой такое неприятное последствие, как отказ в принятии листка нетрудоспособности Фондом социального страхования. Особенно много вопросов у специалистов вызывает наличие в больничном листке ошибок, помарок и исправлений.
Ошибки в больничном листе: допустимы или нет
Бумага все стерпит – это не про оформление официальных документов. Любой отчетный документ подразумевает строго определенное заполнение. То же самое касается и листка по временной нетрудоспособности, или проще говоря, больничного листа. Любые исправления и помарки могут сделать его недействительным, вследствие чего сотрудники ФСС откажут в выплате соответствующего пособия.
Важно! В случае некорректного заполнения листка по временной нетрудоспособности может пострадать не только сотрудник, но и работодатель: законом для него предусмотрена административная ответственность.
Следует помнить, что в оформлении больничного есть ошибки, которые считаются малозначительными и, напротив, те, что являются серьезными нарушениями.
Основные правила заполнения листков по временной нетрудоспособности
Для того, чтобы оформленный бланк больничного листа не вызывал нареканий со стороны специалистов ФСС, следует придерживаться некоторых норм: В частности, он должен быть написан:
- заглавными печатными буквами на русском языке;
- черной гелевой, капиллярной или перьевой ручкой;
- с крайней левой ячейки;
- с соблюдением границ ячеек.
Какие ошибки допустимы в больничном листе
Заполнить больничный лист не так, как требуется, могут две категории людей – врач, заполняющий верхнюю часть, и работодатель, на чьей совести – заполнение другой части документа. Юристы и чиновники ФСС предусмотрели для каждой из этих категорий свои варианты исправления недочетов.
Люди – не роботы. Видимо, из понимания данного факта, фонд социально страхования разработал список неточностей, которые вполне допустимы в листках по нетрудоспособности. В частности, специалисты ФСС не будут придираться, если:
- в пустых ячейках отсутствуют прочерки;
- между инициалами врача есть лишние пробелы;
- символы касаются границ ячеек;
- некоторые части слов написаны прописью;
- без четкой последовательности указан адрес больницы или поликлиники;
- печать попала на поля для информации;
- присутствуют кавычки в названии работодателя;
- помарки небольшие, вроде лишних точек, запятых или галочек.
Какие-либо другие ошибки являются уже более серьезными и служат основанием для отказа в приеме специалистами ФСС и требуют выдачи соответствующего дубликата.
Внимание! Если больничный лист был сложен в несколько раз или, вместо черной гелевой ручки заполнялся синей шариковой – это не может быть основанием для его непринятия.
К сведению: допущение в больничном бюллетене двух и более несущественных ошибок или помарок влечет за собой признание его недействительным. Поэтому при заполнении этого документа стоит быть предельно внимательным.
Наиболее распространенные ошибки в больничных
Как показывает практика, существует целый ряд ошибок, которые при заполнении листков по временной нетрудоспособности встречаются особенно часто. К ним относятся:
- нечеткая печать организации;
- неправильное наименование организации;
- названия организации и печать не совпадают;
- не указана специализация лечащего врача;
- использование не арабских, а римских цифр в оформлении;
- отсутствие подписи врача или представителей врачебной комиссии;
- в листке присутствуют лишние сведения;
- неверно указан код заболевания или даты нахождения на больничном.
Все эти и некоторые другие ошибки являются, что называется, критичными и неизменно ведут к выдаче дубликата.
Важно! Не нужно искать в больничном листке подробный диагноз — его там нет. Вместо этого в бюллетене ставится определенный код, например: 01 – заболевание, 02 – травма и т.д. Точно также в некоторых случаях медицинские организации имеют право не указывать свой профиль (в частности, центры по профилактике и борьбе со СПИДом наркологические, психиатрические больницы и т.п.)
К сведению! Для уточнения значимости допущенной ошибки можно обратиться в региональный ФСС. Это позволит своевременно решить проблемы по неточному заполнению листка по временной нетрудоспособности и избежать возможных судебных разбирательств.
Исправление ошибок в больничном листе: правила и требования
Заполнить больничный лист не так, как требуется, могут две категории людей – врач, заполняющий верхнюю часть, и работодатель, на чьей совести – заполнение другой части документа. Юристы и чиновники ФСС предусмотрели для каждой из этих категорий свои варианты исправления недочетов.
Если какая-либо оплошность в заполнении больничного бланка все же допущена, существует строго определенный порядок по ее корректировке.
- Первым делом надо черной гелевой ручкой аккуратно, ровной непрерывной линией зачеркнуть исправленную запись.
Важно! Если неправильно записана целая строка, то на обратной стороне нужно написать о том, что эта строка недействительна; - Далее следует внести правильные сведения на специально отведенных полях с обратной стороны листа;
- «Исправленному верить» — эта резолюция должна сопровождать каждую исправленную запись. Подкреплять ее необходимо подписью ответственного сотрудника и печатью организации.
В качестве лица, отвечающего за исправления может выступать:
- генеральный директор или директор предприятия;
- главный бухгалтер;
- специалист кадрового отдела;
- любое другое уполномоченное лицо, в обязанность которого входит оформление больничных бюллетеней.
Если больничный лист выдается сотруднику, который работает на индивидуального предпринимателя, то печать можно ставить только при ее наличии. Если печать у ИП отсутствует, что законом вполне допустимо, то никаких дополнительных пометок делать не нужно.
Можно ли исправлять помарки или ошибки в больничном листе с помощью корректора?
Ни в коем случае. Против этого прямо возражает п. 65 Приказа № 624н. Такой больничный могут не принять в качестве основания по списанию расходов ревизоры из ФСС. Чтобы не пришлось доказывать его действительность через суд, лучше прямо придерживаться установленного порядка внесения исправлений.
Можно ли исправлять исправление?
Случается, что при исправлении собственной ошибки работник отдела кадров или бухгалтерии пишет правильный вариант не там, где требуется по закону – на оборотной стороне листка, а рядом с погрешностью. Такое исправление не будет засчитано, это также нарушение. Если такое случилось, нужно исправить неправильное «исправление». На оборотной стороне листка следует написать то, что было должно, сопроводив припиской: «Исправленному верить», подписью и печатью.
ВНИМАНИЕ! Если неверный формат исправления не слишком закрывает информационное поле, не мешает чтению всех необходимых записей, ФСС может счесть это техническим недочетом и не слишком придираться. Но «исправить исправление» будет надежнее.
К сведению: в последние годы наблюдается тенденция к смягчению требований, предъявляемых ФСС к оформлению больничных листов. Мелкие недочеты не являются непременным условием к его переоформлению, главное, чтобы текст был читабельным и понятным.
Ошибки в оформлении больничного со стороны медицинского персонала
Иногда ошибки в заполнении больничных листов допускают работники больниц, поликлиник и медицинских центров. В этом случае, исправлять их не имеют права ни работодатели, ни другие сотрудники лечебных учреждений. Определить степень важности ошибки могут только специалисты Фонда социального страхования. Если они сочтут данное нарушение значительным, то вернут документ в организацию. После этого, работник, которому принадлежит листок по нетрудоспособности, может обратиться к медикам за выдачей дубликата.
Важно! Дубликат – единственный способ исправить ошибку, которую допустил при оформлении больничного листка врач. Предыдущий экземпляр документа должен быть аннулирован.
Важно, чтобы дубликат был запрошен и выдан своевременно. В случае возникновения споров судей или ревизоров может смутить длительный период между первоначальной выдачей больничного листа и его заменой.
Внимание! Прежде чем приступать к внесению необходимых сведений в листок нетрудоспособности сотрудника, работодатель должен убедиться в том, что записи, сделанные лечащим врачом, верны.
Ошибки в оформлении больничного листка, допущенные работодателем
Поскольку в больничных бланках есть часть заполняемая представителями медицинских учреждений, и засть, оформляемая работодателями, то неудивительно, что есть и ошибки, которые допускаются последними.
Чаще всего это бывают неаккуратно внесенные данные, препятствующие их чтению машинным методом. Именно поэтому следует строго придерживаться следующих правил.
- Писать печатные буквы исключительно в границах ячеек;
- Начинать записи только с крайней левой ячейки и оставлять между словами по одной пустой ячейке;
- В случаях, когда запись очень длинная, ее сокращение возможно, но лишь таким образом, чтобы не терялся смысл написанного.
Если произошла ошибка в расчете пособия, то это может служить основанием для отказа в принятии больничного листка ФСС, о чем представители фонда вынесут соответствующее решение.
В качестве итога ко всему вышесказанному можно сделать вывод о том, что тщательное соблюдение правил и норм по заполнению больных листков способно предупредить возникновение таких неприятных последствий как отказ в выплате компенсации за время проведенное на больничном сотруднику и вынесение административного наказания работодателю. Именно поэтому на всех этапах заполнения больничных бюллетеней, ответственным лицам следует быть особенно скрупулезными и внимательными.
Ошибка может возникнуть на разных этапах оформления этого документа и в разных сведениях. Рассмотрим возможные способы исправлений в больничном.
Этапы процедуры оформления больничного
Больничный лист — документ, подтверждающий со стороны медучреждения неспособность работника к труду в течение определенного времени и служащий основанием для ее оплаты. Бланк больничного утвержден приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н, а порядок выдачи (с правилами заполнения) — приказом этого ведомства от 29.06.2011 № 624н.
Заполняют его две инстанции:
- медицинское учреждение, отражающее в нем сведения о себе, лечащем враче, лице, оказавшемся неспособным к труду, месте его работы, причинах и сроках нетрудоспособности;
- работодатель, использующий документ для детализации данных о себе и работнике, внесения информации о страховом стаже работника и причитающихся ему суммах выплат по больничному.
К работодателю лист нетрудоспособности попадает после завершения его оформления медучреждением. И именно работодатель первым контролирует составление этого документа медучреждением. Причем проверить правильность оформления больничного ему очень важно, ведь именно он на основании этого документа выплачивает работнику пособие, а затем получает сумму выплаты в качестве компенсации от ФСС или засчитывает ее в уменьшение платежей по начисленным к уплате взносам на страхование по нетрудоспособности и материнству.
Обязательные требования по заполнению листка нетрудоспособности
Данные в бланк больничного вносят (пп. 56, 65 приложения к приказу № 624н):
- с помощью печатающего устройства или вручную, вписывая информацию в ячейки в специально отведенных для этого полях заглавными печатными буквами ручкой черного цвета (перьевой, гелевой, капиллярной, но не шариковой);
- заполняя поля от первой ячейки в них и не допуская выхода записей за пределы отведенных для них ячеек;
- проставляя печать в специально предназначенных для этого местах с учетом того, что выход за границы этих мест допустим, но при этом нельзя перекрывать ячейки, предназначенные для отражения информации.
При этом ФСС РФ (письма от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956, от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575, от 05.08.2011 № 14-03-11/05-8545, информационные разъяснения по теме в формате «вопрос — ответ») не считает, что требуют исправлений в больничном листе такие недочеты, как:
- использование прописных, а не печатных букв;
- попадание записей на границы ячеек, а печатей — на ячейки, предназначенные для отражения информации;
- присутствие в описании должности врача слов «врач» и «лечащий врач»;
- наличие пробелов между инициалами врача;
- сокращение наименования медучреждения, должности и фамилии врача до количества имеющихся в бланке ячеек и исключение инициалов;
- использование при указании названий кавычек, точек, тире и запятых;
- неточное наименование места работы, включенное в документ со слов работника;
- иные огрехи, не мешающие прочтению информации.
Прочие недостатки оформления могут оказаться критичными для признания больничного оформленным без нарушений. Поэтому при их выявлении работодателю следует обращаться за разъяснениями в отделение соцстраха (письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575).
Как исправить больничный лист при ошибке, сделанной лечебным учреждением
Неприемлемы для листка нетрудоспособности допущенные лечебным заведением:
- несоответствие указанных в документе названия или адреса медучреждения его официальному наименованию и реальному местонахождению;
- невнесение в него информации о должности врача или его фамилии;
- несоответствие данных о медучреждении в оттиске проставленной печати;
- ошибка при указании сведений о неспособном к труду лице.
Как исправить больничный лист в 2019 году, если он неправильно заполнен в лечебном учреждении? Право на это медучреждению законодательством не предоставлено. Содержащий ошибки документ должен быть заменен его дубликатом (п. 56 приложения к приказу № 624н).
Поэтому ответ на вопрос, как исправить ошибку в больничном в части, заполняемой медучреждением, прост: надо отправить работника в лечебное учреждение для замены листка нетрудоспособности.
Виды ошибок (в т. ч. по стажу), допускаемых работодателем
В отличие от медучреждения, у работодателя есть право исправлять ошибки, допущенные им при заполнении соответствующей части больничного (п. 65 приложения к приказу № 624н). При этом он тоже может не обращать внимания на несущественные нарушения правил оформления документа.
Однако практически ко всей вносимой в ячейки информации ему следует подходить с должной ответственностью, поскольку здесь указываются:
- его собственные данные (название, регистрационный номер в ФСС и код подчиненности);
- данные работника (Ф. И. О., СНИЛС, страховой стаж);
- базовые сведения для исчисления пособия (оплачиваемый период, величина среднего и среднедневного заработка);
- объем начисленного пособия, разделяемый на суммы, оплачиваемые ФСС и работодателем.
Ошибка в любом из этих показателей требует обязательного исправления.
Ряд показателей работодатель заполняет при необходимости, но если при этом допущена ошибка, ее тоже следует исправить. В числе таких показателей (п. 66 приложения к приказу № 624н):
- Отметка о месте работы. Оно может быть либо основным, либо по совместительству.
- ИНН работника. Не заполняют при отсутствии этого кода и при оформлении больничного в связи с беременностью и родами.
- Условия начисления. Должны отражать наличие особых характеристик работника (инвалидность, особые условия труда или проживания, особые ситуации возникновения права на пособие).
- Дата составления акта о несчастном случае на производстве. Указывают при наличии такого акта.
- Дата начала работы. Следует отразить, только если работник оказался нетрудоспособным в период между датами заключения трудового соглашения и его аннулирования.
- Продолжительность нестраховых периодов. Касается только периодов военной и приравниваемой к ней службы.
Сам расчет пособия в листке нетрудоспособности не показывается. Его формируют отдельно как приложение к больничному (п. 67 приложения к приказу № 624н).
Правила оформления и образцы исправлений, вносимых работодателями
Как исправить ошибку в больничном листе работодателю? Правила внесения исправлений в этот документ работодателями сформулированы в п. 65 приложения к приказу № 624н:
- запрещается применение корректирующих приспособлений;
- ошибочную запись следует с предельной аккуратностью зачеркнуть, применяя для этого разрешенные для внесения записей средства;
- правильную запись с пометкой: «Исправленному верить» делают на обороте листка нетрудоспособности, заверив ее подписью ответственного лица и печатью (если она у работодателя применяется).
Если поправка не единственная, в правильной записи придется отразить название того поля (строки), в котором исправляются данные. Поэтому целесообразно дополнить образец исправления ошибок в больничном листе работодателем дополнительной пометкой о названии строки.
Так, в качестве образцов исправлений в больничном листе работодателем в 2019 году можно использовать следующие:
- ООО «Сигма». Исправленному верить. Главный бухгалтер Семенова Н. Н. (если имела место единственная ошибка, допущенная в наименовании работодателя).
- Строка «Место работы — наименование организации»: ООО «Сигма». Исправленному верить. Главный бухгалтер Семенова Н. Н. и строка «Условия начисления»: 44. Исправленному верить. Главный бухгалтер Семенова Н. Н. (если неправильными оказались сведения в двух указанных в примере полях).
Кроме того, название строки надо упомянуть и при необходимости исключить из поля ошибочно внесенные туда данные. В этом случае основной текст образца исправления в больничном листе работодателем излишне сделанной записи примет вид: «Строку »…» считать незаполненной«.
Как исправить стаж в больничном листе — образцы такой записи тоже могут быть разными в зависимости от количества исправлений: без упоминания строки или с отражением ее названия. Однако текст поправки обязательно будет содержать правильные сведения о количестве лет и месяцев, пометку: «Исправленному верить», должность и Ф. И. О. ответственного лица, его подпись и (если применяется) печать.
Аналогичным образом исправляются ошибки и в иных строках. Когда работодателю потребуется исправить ошибку в больничном листе — образец любой из вышеприведенных записей достаточно взять за основу.
Законодательно количество возможных исправлений в листке нетрудоспособности не ограничено. Но роль такого ограничителя выполняет площадь, отведенная в бланке больничного для исправлений. Она не позволяет сделать больше двух поправок. Если исправлений больше, следует запросить в лечебном учреждении дубликат больничного. При этом исходный документ медучреждением будет изъят.
Что делать, если неправильно заполнен электронный больничный
При оформлении электронного листка нетрудоспособности возможность возникновения ошибок минимизируется, поскольку система, в которой это происходит (ЕИИС «Соцстрах»), единая и все сведения в ней автоматически подвергаются проверке и увязке. За счет этого данные о медучреждении, работодателе и работнике в больничном оказываются правильными. Автоматически соблюдаются и требования, предъявляемые к технической стороне оформления.
При этом ошибки могут иметь место и в электронных больничных. Но касаться они будут только данных, требующихся для исчисления суммы пособия. Исправить их работодатель может через личный кабинет страхователя, созданный для него в единой системе, используемой для формирования электронных больничных.
***
В оформлении больничного задействованы медучреждение и работодатель. Ошибки, допущенные медучреждением, исправлению не подлежат. Если они существенны, больничный меняется на дубликат. У работодателя же есть возможность внести поправки в заполняемые им сведения. Но количество исправлений не должно быть большим. Неверные данные надо зачеркнуть, а правильные сведения, сопроводив их записью: «Исправленному верить», подписью ответственного лица и печатью (если работодатель ее использует), привести на обороте листка нетрудоспособности.