В
управленческой практике различают
несколько видов контроля.
Общий
— контроль управляемой системы в целом.
Функциональный
— контроль отдельной функции или
отдельного подразделения, отдельного
участка.
Предварительный
— контроль на начальной стадии выполнения
задания. Данный вид контроля осуществляется
менеджером преимущественно на стадии
создания компании или на стадии начала
каких-либо работ.
На
стадии формирования и организации фирмы
в функции менеджера входит контроль
над разработкой нормативных документов,
формулировкой прав и обязанностей
сотрудников, а также за подготовкой и
изданием документов внутреннего действия
на фирме.
При
осуществлении предварительного контроля
менеджер должен обязательно учитывать
наличие материальных, человеческих и
финансовых ресурсов. В области материальных
ресурсов осуществляется контроль за
качеством сырья и состоянием основных
средств. В области человеческих ресурсов
контроль достигается путем анализа тех
деловых и профессиональных знаний и
навыков, которые необходимы для выполнения
конкретных задач предприятия. В области
финансовых ресурсов механизмом
предварительного контроля является
бюджет в том смысле, что он дает ответы
на вопросы: когда? сколько? какие средства
(наличные и безналичные) потребуются
предприятию?
На
стадии предварительного контроля
возможно выявить отклонения от стандартов
и норм в различные моменты. Предварительный
контроль имеет две разновидности:
диагностический и терапевтический.
Такие названия пришли в менеджмент из
медицины.
Диагностический
— контроль, включающий такие категории,
как измерители, эталоны, предупреждающие
сигналы и т.п. Эти категории указывают
на то, что на предприятии что-то не в
порядке.
Терапевтический
— контроль, позволяющий не только
выявить отклонения от нормативов, но и
принять исправительные меры.
В
ходе работы неизбежно возникают изменения
и отклонения, требующие корректировки
ранее составленных планов. Текущий
контроль в данной ситуации играет роль
основы системы обратной связи.
Своевременный, полный и точный учет
различного рода отклонений и изменений
в ходе работы позволяет с помощью
текущего контроля оперативно корректировать
и регулировать такие отклонения,
направляя протекание процесса работы
в соответствии с разработанным планом
и используя внешние ресурсы для
внутреннего применения.
Другое
название данного вида контроля —
оперативный. Оно показывает одно из его
основных преимуществ — оперативность
Объектом
текущего контроля чаще всего являются
сотрудники, а выполняет его — их
непосредственный руководитель. Такой
контроль позволяет исключить отклонения
от намеченных планов и инструкций.
Промежуточный
— контроль в середине выполнения задачи
или работы.
Заключительный,
или финальный, — контроль, осуществляемый
по окончании выполнения задания или
работ.
Цель
заключительного контроля — предотвращение
ошибок в будущем. Такой вид контроля
осуществляется после окончания какой-либо
определенной работы или этапа работы.
Он должен быть выполнен качественно и
непременно иметь большую достоверность,
так как основная суть здесь заключается
в сравнении фактически полученных
данных с запланированными. Такое
сравнение позволяет объективно судить
об эффективности производства и
управления на предприятии.
Недостатком
заключительного контроля является его
меньшая оперативность по сравнению с
текущим контролем.
Плановый
— контроль, осуществляемый в плановом
порядке, например, ежемесячно,
ежеквартально.
Внезапный
— контроль, осуществляемый при поступлении
негативных сигналов из внутренней среды
предприятия. Например, поступают жалобы
на систематические опоздания сотрудников
или сотрудники не выполняют своих
должностных обязанностей, постоянно
пьют чай или устраивают перекуры.
На
любом предприятии существует внутренний
контроль — система мер, обеспечивающая
нормальную работу предприятия. Обычно
внутренний контроль осуществляется
силами самого предприятия. Например, в
финансовой области речь может идти о
сохранности активов, достижении плановых
показателей, в том числе по прибыли.
Такого рода контроль осуществляется
обычно администрацией предприятия.
Кроме того, имеет место внутренний
бухгалтерский контроль. Для текущего
внутреннего контроля, проводимого
руководящими органами предприятия,
используются данные анализа, в том числе
статистического, материалы оценки
качества выполнения планов и т.д. С точки
зрения контроля со стороны бухгалтерии,
здесь оценивается строгое соблюдение
сотрудниками решений руководства,
правил отчетности, в частности, точное
отражение в ней производимых операций.
Внешний — контроль, осуществляемый
специалистами со сто-
роны
или сторонними организациями, например,
контроль санэпидемстанции, аудиторская
проверка и т.д. Проверка итогов работы
предприятия аудиторской фирмой нацелена
на определение уровня достоверности
показателей, содержащихся в документах
и отчетах. В данном случае задача контроля
состоит в квалифицированном определении
предела допустимых отклонений, все
остальные отклонения требуется
зафиксировать и устранить.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
13.02.20166.02 Mб134Ответы на экзамен по культуре.docx
- #
- #
- #
- #
Эффективность менеджмента определяется достижением цели, на всех этапах движения к результату менеджер должен осуществлять контроль и надзор за процессом, ресурсами, обстановкой. Контроль – это одно из важнейших функциональных предназначений руководителя.
Понятие контроля в менеджменте
Управление необходимо для того, чтобы эффективно организовать деятельность, рационально расходовать ресурсы и достигать поставленных целей. У менеджмента традиционно выделяют пять базовых функций: планирование, организация, мотивация, контроль и координация. Каждая из них имеет свою специфику и значимость. Так, контроль, текущий или стратегический, – это важная деятельность менеджера по сравнению результатов работы с планом на всех этапах производственного процесса, проверка результатов на соответствие стандартам и нормам, а также устранение возникающих отклонений.
Значимость контроля объясняется необходимостью снять неопределенность о состоянии дел в компании и о ходе производственного процесса. Также контроль – это обязательное условие успешной деятельности. Он позволяет оценить ситуацию и предотвратить возникновение кризисов. Контроль и надзор необходимы, но они могут протекать в разных формах и выполнять целый ряд функций. В зависимости от стиля руководства в организации контроль может быть сосредоточен в руках одного менеджера, обычно высшего звена, или делегирован нескольким сотрудникам.
Понятие контроля в менеджменте
Управление необходимо для того, чтобы эффективно организовать деятельность, рационально расходовать ресурсы и достигать поставленных целей. У менеджмента традиционно выделяют пять базовых функций: планирование, организация, мотивация, контроль и координация. Каждая из них имеет свою специфику и значимость. Так, контроль, текущий или стратегический, – это важная деятельность менеджера по сравнению результатов работы с планом на всех этапах производственного процесса, проверка результатов на соответствие стандартам и нормам, а также устранение возникающих отклонений.
Значимость контроля объясняется необходимостью снять неопределенность о состоянии дел в компании и о ходе производственного процесса. Также контроль – это обязательное условие успешной деятельности. Он позволяет оценить ситуацию и предотвратить возникновение кризисов. Контроль и надзор необходимы, но они могут протекать в разных формах и выполнять целый ряд функций. В зависимости от стиля руководства в организации контроль может быть сосредоточен в руках одного менеджера, обычно высшего звена, или делегирован нескольким сотрудникам.
Функции контроля
Контроль – это неприятный как для руководителя, так и для исполнителя момент работы, но он необходим. В менеджменте принято говорить о нескольких основных функциях контроля:
— Оценка среды, внешней и внутренней. В ходе контроля менеджер собирает информацию и снимает неопределенность в вопросе понимания текущего процесса. Проведение контроля позволяет обнаружить во внешней и внутренней среде негативные или угрожающие факторы и найти возможности для их устранения или учета в совершении деятельности.
— Реагирование на отклонения. Менеджер контролирует, чтобы быть в курсе всех деталей производственного процесса и успевать реагировать на изменения и отклонения. Контроль позволяет вовремя заметить промахи и угрозы и оперативно перестроить процесс производства.
— Распределение ресурсов. Тактический и технический контроль позволяют наиболее рационально использовать имеющиеся деньги, оборудование, находить верное место компетенциям сотрудников. При этом контроль позволяет выявить резервы и продуктивно их использовать.
— Поддержание обратной связи. Интерактивная функция контроля состоит в том, что в ходе его осуществления устанавливается взаимодействие между всеми элементами системы, между руководителем и исполнителем.
— Оценка работы персонала. Для того чтобы грамотно мотивировать сотрудников и эффективно оплачивать их труд, необходимо выстраивать четкую систему оценки, в этом менеджеру помогает контроль на всех этапах производства.
Виды контроля
Сложность процесса надзора приводит к тому, что существует несколько квалификаций контроля.
По периодичности проведения процедур выделяют:
— Предварительный контроль. Еще до начала работ должны проводиться действия по отслеживанию и оценке ключевых ресурсов: материальных, человеческих, производственных. Его цель – предотвратить возможность появления негативных последствий действий исполнителей. Он позволяет внести коррективы в план еще до начала его реализации и до совершения ошибок.
— Текущий контроль. Проводится в ходе выполнения работ, его цель – выявить на стадии появления и предотвратить ошибки и отклонения. Он направлен на отслеживание соблюдения норм и стандартов. Текущий контроль требует постоянного поступления информации и оперативного исправления ошибок.
— Заключительный контроль. Проводится на этапе подведения итогов и оценки достижения результатов. Главная цель этого вида контроля – предотвращение подобных ошибок в будущем. Данные, полученные в ходе этого этапа, становятся базой для создания новых планов.
На основании периодичности проведения контролирующих действий выделяют стратегический, тактический и оперативный контроль. По функциональной принадлежности специалисты называют финансовый, производственный, маркетинговый и кадровый виды контроля. Еще можно выделить на основании направленности действий внешний и внутренний виды контроля.
Виды контроля
Сложность процесса надзора приводит к тому, что существует несколько квалификаций контроля.
По периодичности проведения процедур выделяют:
— Предварительный контроль. Еще до начала работ должны проводиться действия по отслеживанию и оценке ключевых ресурсов: материальных, человеческих, производственных. Его цель – предотвратить возможность появления негативных последствий действий исполнителей. Он позволяет внести коррективы в план еще до начала его реализации и до совершения ошибок.
— Текущий контроль. Проводится в ходе выполнения работ, его цель – выявить на стадии появления и предотвратить ошибки и отклонения. Он направлен на отслеживание соблюдения норм и стандартов. Текущий контроль требует постоянного поступления информации и оперативного исправления ошибок.
— Заключительный контроль. Проводится на этапе подведения итогов и оценки достижения результатов. Главная цель этого вида контроля – предотвращение подобных ошибок в будущем. Данные, полученные в ходе этого этапа, становятся базой для создания новых планов.
На основании периодичности проведения контролирующих действий выделяют стратегический, тактический и оперативный контроль. По функциональной принадлежности специалисты называют финансовый, производственный, маркетинговый и кадровый виды контроля. Еще можно выделить на основании направленности действий внешний и внутренний виды контроля.
Стратегический и тактический контроль
Важнейшим инструментом реализации планов предприятия являются стратегический и тактический контроль. Задача данных видов деятельности менеджмента состоит в отслеживании верности планов и осуществляемых действий. Стратегический контроль – это систематическая проверка соответствия глобальных целей, стратегических программ и действий. Задачами этого вида деятельности являются: определение верности избранных долгосрочных целей и правильность пути их достижения, выявление потенциальных возможностей для компании. Тактический контроль связан с проверкой достижения краткосрочных, ближайших целей. Его инструментом является технический контроль, который направлен на выявление строгости соответствия производственного процесса регламентам, стандартам и нормативам.
Контроль на этапах подготовки
Весь процесс управления пронизан стадиями контроля. Существует традиция этапной классификации, в этом случае выделяют: предварительный, текущий и итоговый контроль. Каждый из них выполняет свои функции и имеет отличительные черты. Предварительный контроль предшествует началу работы, это неотъемлемая часть планирования. Его целью является создание условий для эффективного запуска производства. На этом этапе оценивается готовность и компетентность персонала, наличие необходимых ресурсов, документационная обеспеченность деятельности.
Контроль текущий, в отличие от предварительного, по времени протекания совпадает с производственными стадиями. Его основная функция – усовершенствование рабочего процесса. Менеджер постоянно отслеживает соответствие всех производственных операций и действий исполнителей утвержденным планам и стандартам. Иногда этот этап еще называется «промежуточный контроль», что подчеркивает его главную особенность – выявление недочетов и отклонений на пути к цели. Он применяется к оценке решения как текущих, так и стратегических задач. Особое значение имеет заключительный или итоговый контроль. Он сильно отличается от прочих стадий по своим задачам и протеканию.
Контроль на этапах подготовки
Весь процесс управления пронизан стадиями контроля. Существует традиция этапной классификации, в этом случае выделяют: предварительный, текущий и итоговый контроль. Каждый из них выполняет свои функции и имеет отличительные черты. Предварительный контроль предшествует началу работы, это неотъемлемая часть планирования. Его целью является создание условий для эффективного запуска производства. На этом этапе оценивается готовность и компетентность персонала, наличие необходимых ресурсов, документационная обеспеченность деятельности.
Контроль текущий, в отличие от предварительного, по времени протекания совпадает с производственными стадиями. Его основная функция – усовершенствование рабочего процесса. Менеджер постоянно отслеживает соответствие всех производственных операций и действий исполнителей утвержденным планам и стандартам. Иногда этот этап еще называется «промежуточный контроль», что подчеркивает его главную особенность – выявление недочетов и отклонений на пути к цели. Он применяется к оценке решения как текущих, так и стратегических задач. Особое значение имеет заключительный или итоговый контроль. Он сильно отличается от прочих стадий по своим задачам и протеканию.
Итоговый контроль: специфика
Завершающая стадия производственного процесса связана с решением нескольких важных задач. Это выявление степени соответствия поставленных целей и результатов, оценка работы персонала, составление перечня просчетов и ошибок, чтобы на их основе приступать к новому этапу планирования. Итоговый контроль должен проводиться по установленным критериям, чтобы исполнители понимали, как происходит проверка их работы и как это отразится на оплате их труда. Этот вид надзора связан с оценкой расходования ресурсов, с определением эффективности стратегии и тактики и оценкой правильности принятых ранее решений. Результаты этого этапа чрезвычайно важны для будущего организации, так как на его результатах можно избежать ошибок при создании планов на будущее.
Процедура контроля
Контроль, текущий и заключительный, проводится по одному алгоритму.
На первом этапе собирается информация, затем формулируются критерии оценки для каждой операции и процесса, далее определяются цели и методы контроля. Это подготовительный этап. Далее проведение контроля вступает в стадию собственно оценки процесса и действий. Последний этап – анализ полученной информации и формулирование выводов, он синонимичен заключительному контролю. В результате всех этих действий должно родиться управленческое решение.
Принципы контроля
Менеджер, осуществляющий контроль, текущий, стратегический или итоговый, должен помнить о базовых принципах его проведения. К ним относятся:
— Своевременность. Между процедурами контроля должно проходить какое-то время, он не должен быть слишком частым, чтобы сотрудник не испытывал ощущения, что ему не доверяют. Но и не должен проводиться слишком редко, чтобы у сотрудника не возникало впечатления бесконтрольности.
— Гибкость. Он должен адаптироваться под текущие условия.
— Экономичность. Его цель – сэкономить ресурсы, поэтому он сам не должен требовать больших вложений.
Аннотация: Рассматривается понятие контроля, описываются его основные виды и этапы проведения.
11.ppt
Смотреть на youtube || на ИНТУИТ в качестве: низком | среднем | высоком
Цель лекции: познакомить слушателей с практикой проведения функции контроля, описать основные виды контроля и этапы его проведения, представить требования.
Контроль — процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:
- установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;
- измерение достигнутых результатов с ожидаемыми результатами;
- корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Контроль как функция менеджмента — это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях.
В процессе управленческого контроля можно получить ответы на следующие вопросы:
- Чему мы научились?
- Что следует сделать иначе в следующий раз?
- В чем причина отклонений от намеченного?
- Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?
- Было ли воздействие контроля позитивным или негативным?
- Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?
Управленческий контроль необходим, прежде всего, по следующим причинам:
Неопределенность, сложность и динамичность организационной среды.
Предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию вред.
Поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов, плановых показателей и оценки темпа продвижения организации к намеченным целям.
Управленческий контроль проводится по следующей технологии:
- Выбирается концепция контроля: система, процесс или частные проверки; предмет и цель контроля; контролирующий орган.
- Организуются цели контроля: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля.
- Нормы контроля: этические, правовые, производственные и пр.
- Методы контроля: предварительный, текущий и заключительный.
- Объемы и области контроля: полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый и пр.
При проведении управленческого контроля следует руководствоваться следующими критериями:
- Эффективность контроля – определяется результативность, полезность контроля.
- Эффект влияния на людей – следует определить, что конкретно вызывает у работников предлагаемая технология контроля, а именно:положительные или негативные стимулы, стрессовые реакции и пр.
- Выполнение задач контроля – необходимо определить совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать устранению отклонений; выработке эффективных решений.
- Определение границ контроля – контрольные мероприятия не должны осуществляться без ограничений. Длина контролируемых участков должна способствовать выявлению отклонений на самой ранней стадии. Необходимо соблюдать нормы контроля в соответствии с действующим законодательством.
Управленческий контроль бывает предварительным, текущим и заключительным.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ.
Основным средством контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.
Предварительный контроль используется в трех областях:
- Человеческие ресурсы.
- Материальные ресурсы.
- Финансовые ресурсы.
Предварительный контроль принято делить на два вида: терапевтический и диагностический.
Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Его объектом являются сотрудники организации.
Для осуществления текущего контроля, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.
Заключительный контроль своей целью предполагает предотвращение ошибок в будущем.
В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена.
Заключительный контроль позволяет:
Во-первых – получить достоверную информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.
Во-вторых – повысить мотивацию.
Таким образом, процедура контроля проводится в три этапа:
Этап А. Установление стандартов – конкретных целей, прогресс в отношении которых поддается измерению. На данном этапе производится выработка показателей результативности – определяется то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.
Этап B. Сравнение достигнутых результатов со стандартами. Устанавливается масштаб отклонений, используется принцип исключения, измеряются показатели, а также проводится своевременное информирование о стандартах и результатах.
Этап C. Выбор подходящей линии поведения: ничего не предпринимать; установить отклонения; пересмотреть стандарты.
Для того чтобы контроль был эффективным, к нему предъявляются следующие требования:
- Объяснить персоналу необходимость проводимого контроля.
- Обеспечить гибкость, т.е. выбрать наилучший при данных обстоятельствах «стиль контроля», в целях исключения неточности и деспотичности.
- Организация взаимосвязей процессов планирования и контроля с целью исключения использования непригодной информации.
- Ориентация контроля на результаты и задачи, стоящие перед организацией, и оценка эффективности контроля с точки зрения достижения целей и возможности осуществления стратегического планирования.
- Сформировать механизм контроля, соответствующий исследуемому виду деятельности.
- Контроль должен быть простым и основываться на несложных, но оригинальных методах.
- Общие затраты на систему контроля не должны превышать создаваемые ею преимущества.
- Следовательно, контроль экономически оправдан, если отношение затрат к планируемой прибыли остается достаточно низким.
Краткие итоги
В лекции представлено определение контроля как функции менеджмента, а также те основные вопросы, на которые можно получить в процессе проведения контроля.
Представлена технология проведения контроля, а также критерии, которыми необходимо руководствоваться.
Рассмотрены виды управленческого контроля (предварительный, текущий и заключительный).
Определена процедура проведения контроля, которая заключается в установлении стандартов, сравнении достигнутых результатов со стандартами и выборе подходящей линии поведения.
Для определения эффективности контроля в лекции также указаны основные требования.
Вопросы
- Дайте характеристику контролю как функции менеджмента.
- Выделите основные критерии проведения контроля.
- Назовите этапы проведения контроля и дайте им краткую характеристику.
- Опишите требования, предъявляемые к функции контроля
Контроль как важнейшая функция в системе менеджмента
Контроль – это процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными. Контроль обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации. Окончательная цель контроля состоит в том, чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента.
В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования-критерии:
- эффективность контроля – определяется успешность, полезность контроля (уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков, сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля);
- эффект влияния на людей – выясняется вопрос, вызывает ли у работников применяемая технология контроля положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции (демотивация труда);
- выполнение задач контроля – контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления производством, способствовать устранению отклонений, выработке эффективных решений;
- определение границ контроля – контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений Длина проверяемых отрезков должна позволять выявлять отклонения на самой ранней стадии.
Различают следующие виды контроля.
- Предварительный контроль. Он напоминает айсберг, большая часть которого скрыта под водой. Это связано с тем, что некоторые аспекты контроля могут быть замаскированы среди других функций управления. Предварительным контроль называется потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация (а не создание) определенных правил, процедур и линий поведения. В организации предварительный контроль используется в трех ключевых областях: человеческих, материальных и финансовых ресурсах. В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации, в области материальных – ведется контроль за качеством сырья, чтобы сделать отличный товар. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет в том смысле, что он дает ответ на вопрос, когда, сколько и каких средств (наличных и безналичных) потребуется организации. В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты времени. Он имеет две разновидности: диагностический и терапевтический. Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т. п., указывающие на то, что в организации что-то не в порядке. Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять предварительные меры.
- Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего его объект – сотрудники, а он сам является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий контроль позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Для его осуществления аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.
- Заключительный контроль. Цель такого контроля – помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем – в процессе ее выполнения). Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы ориентировать на проблемы в момент их возникновения, он дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем; способствует мотивации работников. На всех уровнях управления менеджеры выполняют все пять функций управления: планирование, организацию, руководство, мотивацию и контроль.
Статьи по теме
- Предельная полезность
- Личностный потенциал персонала в современных условиях
- Личность и ее социальная роль в организации
- Типы организационной культуры и методы ее формирования
- Деловая конфликтология
- Лидерство в системе менеджмента
- Командообразование как создание специальной разновидности формальной группы под конкретную задачу или проект
- Группа как ключевое звено в организации
- Три подхода к объяснению поведения человека в организации
Узнайте цену услуг:
- Цена консультации (ВКР)
- Цена консультации (дипломная работа)
- Цена консультации (диссертация)
- Цена консультации (контрольная работа)
- Цена консультации (курсовая работа)
- Цена консультации (практика)
- Цена консультации (реферат)
- Цена консультации (статья)
- Цена консультации (эссе)
«Да забей ты на эти
дипломы и экзамены!”
(дворник Кузьмич)
- исправление фактических результатов, реализация корректирующего планирования;
- изменение слишком заниженных либо завышенных стандартов.
Основная цель заключительного этапа контроля — предотвращение ошибочных действий и решений в будущей работе предприятия. Его эффективность напрямую зависит от достоверности собранных и проанализированных сведений. По итогам процедуры контроля возможна не только корректировка внутренних механизмов фирмы, но и пересмотр контрактов и соглашений с партнерами в случае несоответствия изменениям.
При реализации контроля как одного из важнейших инструментов менеджмента следует принимать во внимание человеческий фактор, то есть учитывать возможность негативного влияния процедуры на персонал. Необходимо разъяснить необходимость ее проведения, а также мотивировать сотрудников предприятия на содействие и предоставление максимально точных и правдивых сведений.
Цель лекции: познакомить слушателей с практикой проведения функции контроля , описать основные виды контроля и этапы его проведения, представить требования.
Контроль — процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:
- установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;
- измерение достигнутых результатов с ожидаемыми результатами;
- корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Контроль как функция менеджмента — это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях.
В процессе управленческого контроля можно получить ответы на следующие вопросы:
- Чему мы научились?
- Что следует сделать иначе в следующий раз?
- В чем причина отклонений от намеченного?
- Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?
- Было ли воздействие контроля позитивным или негативным?
- Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?
Управленческий контроль необходим, прежде всего, по следующим причинам:
Неопределенность, сложность и динамичность организационной среды.
Предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию вред.
Поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов, плановых показателей и оценки темпа продвижения организации к намеченным целям.
Управленческий контроль проводится по следующей технологии:
- Выбирается концепция контроля: система, процесс или частные проверки; предмет и цель контроля; контролирующий орган.
- Организуются цели контроля: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля.
- Нормы контроля: этические, правовые, производственные и пр.
- Методы контроля: предварительный, текущий и заключительный.
- Объемы и области контроля: полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый и пр.
При проведении управленческого контроля следует руководствоваться следующими критериями:
- Эффективность контроля – определяется результативность, полезность контроля.
- Эффект влияния на людей – следует определить, что конкретно вызывает у работников предлагаемая технология контроля, а именно:положительные или негативные стимулы, стрессовые реакции и пр.
- Выполнение задач контроля – необходимо определить совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать устранению отклонений; выработке эффективных решений.
- Определение границ контроля – контрольные мероприятия не должны осуществляться без ограничений. Длина контролируемых участков должна способствовать выявлению отклонений на самой ранней стадии. Необходимо соблюдать нормы контроля в соответствии с действующим законодательством.
Управленческий контроль бывает предварительным, текущим и заключительным.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ .
Основным средством контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.
Предварительный контроль используется в трех областях:
- Человеческие ресурсы.
- Материальные ресурсы.
- Финансовые ресурсы.
Предварительный контроль принято делить на два вида: терапевтический и диагностический.
Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ . Его объектом являются сотрудники организации.
Для осуществления текущего контроля , аппарату управления необходима обратная связь . Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.
Заключительный контроль своей целью предполагает предотвращение ошибок в будущем.
В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена.
Заключительный контроль позволяет:
Во-первых – получить достоверную информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.
Во-вторых – повысить мотивацию.
Таким образом, процедура контроля проводится в три этапа:
Этап А. Установление стандартов – конкретных целей, прогресс в отношении которых поддается измерению. На данном этапе производится выработка показателей результативности – определяется то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.
Этап B. Сравнение достигнутых результатов со стандартами. Устанавливается масштаб отклонений, используется принцип исключения, измеряются показатели, а также проводится своевременное информирование о стандартах и результатах.
Этап C. Выбор подходящей линии поведения: ничего не предпринимать; установить отклонения; пересмотреть стандарты.
Для того чтобы контроль был эффективным, к нему предъявляются следующие требования:
- Объяснить персоналу необходимость проводимого контроля.
- Обеспечить гибкость, т.е. выбрать наилучший при данных обстоятельствах «стиль контроля», в целях исключения неточности и деспотичности.
- Организация взаимосвязей процессов планирования и контроля с целью исключения использования непригодной информации.
- Ориентация контроля на результаты и задачи, стоящие перед организацией, и оценка эффективности контроля с точки зрения достижения целей и возможности осуществления стратегического планирования.
- Сформировать механизм контроля, соответствующий исследуемому виду деятельности.
- Контроль должен быть простым и основываться на несложных, но оригинальных методах.
- Общие затраты на систему контроля не должны превышать создаваемые ею преимущества.
- Следовательно, контроль экономически оправдан, если отношение затрат к планируемой прибыли остается достаточно низким.
Краткие итоги
В лекции представлено определение контроля как функции менеджмента, а также те основные вопросы, на которые можно получить в процессе проведения контроля.
Представлена технология проведения контроля, а также критерии, которыми необходимо руководствоваться.
Рассмотрены виды управленческого контроля (предварительный, текущий и заключительный).
Определена процедура проведения контроля, которая заключается в установлении стандартов, сравнении достигнутых результатов со стандартами и выборе подходящей линии поведения.
Для определения эффективности контроля в лекции также указаны основные требования.
Те, кто впервые слышит слово “контроллинг”, как правило, представляют себе контроль за чем-либо, но на самом деле это совершенно не так. Контроллинг на предприятии – это сложная система, которая направлена на усовершенствование финансовых, кадровых, технологических процессов с целью достижения эффективного функционирования организации в целом. В отличие от контроля, который предназначен для выявления проблем и ошибок, допущенных в прошлом, контроллинг стремится к построению системы управления процессами в фирме, которые фокусируются на текущих и будущих делах. Почему это так важно?
Служба контроллинга на предприятии является важным элементом, так как его работники могут минимизировать потери ресурсов, сделать анализ текущих и будущих планов, а также выявить возможные ошибки, то есть те, которые могут быть допущены в ходе деятельности компании. Однако для того, чтобы понять, что представляет собой этот вид деятельности, важно подробнее изучить его особенности и ключевые моменты. В данной статье будут рассмотрены основные понятия, цели и задачи контроллинга, а также его концепции, инструментарий и функции.
Понятия и определения
Контроллинг – это новое направление в системе менеджмента, поэтому сегодня нет однозначного определения данного понятия. Однако существует несколько определений, которые пользуются наибольшей популярностью и отображают суть данного термина.
Его происхождение связано с английским глаголом to control. В переводе “контроллинг” – это “руководство, наблюдение, контроль, управление, регулирование”. Однако такого описания мало для того, чтобы понять суть данного явления, поэтому стоит рассмотреть два следующих более точных определения.
Контроллинг является обособленным направлением деятельности в организациях, которое связано с осуществлением экономической функции и направлено на принятие правильных стратегических и оперативных решений руководящим персоналом.
Контроллинг – это комплекс действий, направленных на сопровождение всех процессов необходимым информационно-аналитическим обеспечением для принятия правильных управленческих решений. Чаще всего они нацелены на увеличение прибыли в организации.
Современный контроллинг на предприятии обязательно должен включать в себя систему менеджмента качества, управление рисками и системой ключевых показателей, а также управление процессами при реализации любого вида планирования.
Цели и задачи
Исходя из основных понятий, можно сделать вывод, что главной целью контроллинга на предприятии является ориентация всех процессов управления на достижение определенных поставленных целей, которые могут выражаться в усовершенствовании продукции, достижение должного уровня конкурентоспособности и так далее. Другими словами, цель – это поддержание эффективного управления организацией. Каково же его назначение?
Исходя из цели, выделяют следующие основные задачи контроллинга при управлении компанией:
- разработка методологии планирования и его организация;
- учет, включающий сбор информации и ее обработку;
- контроль;
- организация мероприятий по специальной системе наблюдений.
Данные задачи, изложенные в кратком виде, имеют своеобразные подзадачи, которые должны выполняться службой или отделом, на который возложена функция контроллинга. Разработка методологии планирования и его организации включает в себя следующее:
- обеспечение создания нормативной базы, которая поможет осуществлять прогнозы развития компании;
- оказание консультативной помощи лицам, которые разрабатывают стратегические планы;
- выполнение координационной работы при составлении различных планов, при определении главных целей фирмы и составлении бюджетов;
- принятие участия в обсуждениях и определениях параметров (качественных и количественных) работы.
Задача учета включает в себя следующее:
- разработка структуры передачи и получения информации;
- создание системы информационного обеспечения для предоставления справок, сведений и отчетов лицам, ответственным за определенный процесс в управлении компанией;
- определение потребности в снабжении необходимой информацией менеджеров или других ответственных лиц;
- сопоставление планов и отчетов и составление промежуточной отчетной документации, которая отображает ход выполнения планов;
- анализ отклонений от планов, выявление возможных причин и разработка предложений по предотвращению влияния негативных факторов, которые повлекли сбои в работе.
Задача контроля включает в себя:
- отслеживание выполнения планов, направленных на достижение стратегических целей;
- отслеживание состояния условий внешней среды, взаимосвязанных с отработкой стратегических планов;
- контроль за слабыми местами, которые были выявлены при планировании или анализе хода выполнения программ.
Задача по организации мероприятий по специальной системе наблюдений предусматривает следующее:
- разработка нормативной базы для получения и предоставления информации внутри организации;
- разработка мероприятий, предусматривающих дополнительное информационное и аналитическое обеспечение.
Особое место в системе контроллинга финансов, персонала и ресурсов занимает ведение отчетности. Как правило, традиционная отчетность подразумевает ориентацию на прошлое и изложение фактических данных о прошедших процессах и явлениях, а отчетность в контроллинге ориентирована в будущее.
Таким образом, можно увидеть, что организация контроллинга на предприятии способствует созданию текущего контроля за процессами с целью определения последствий тех или иных управленческих решений. А также можно сказать, что внедрение контроллинга позволяет уберечь руководство компании от принятия необдуманных или нерентабельных решений, влекущих за собой расход ресурсов.
Методы
Для выполнения всех поставленных задач при управлении организацией контроллинг предусматривает применение следующих общенаучных методов:
- анализ;
- дедукция;
- индукция;
- конкретизация;
- абстрагирование;
- синтез;
- аналогия;
- моделирование.
После того как были рассмотрены цели, задачи и методы данного направления деятельности, крайне важно остановиться и на его функциях.
Функции
Система контроллинга на предприятии включает в себя такие основные функции, как:
- информационная;
- учетно-контрольная;
- аналитическая;
- функция планирования.
А также условно можно выделить три функции, которые будут являться совокупностью вышеперечисленных – сервисную, комментирующую и управленческую.
Причины возникновения контроллинга
На стыке девятнадцатого и двадцатого веков многие американские руководители в процессе управления организациями столкнулись с острой необходимостью улучшения методов хозяйственного учета и финансового контроля. Первые попытки улучшения учетной системы выглядели таким образом – руководители предприятий возлагали на главного финансиста и секретаря фирмы задачи по предоставлению аналитической информации по вопросам экономической и хозяйственной части. Таким образом формировалась тесная рабочая взаимосвязь между финансовой службой и человеком, который ассистирует главному руководителю. Впоследствии было установлено, что из-за многообразия информации и потребности ее детализации целесообразнее возложить данную задачу на отдельных должностных лиц. Таким образом и произошло внедрение контроллинга на предприятии.
Можно выделить следующие предпосылки возникновения контроллинга:
- всемирный экономический кризис;
- усложнение и ужесточение для предпринимателей системы налогообложения;
- усложнение форм финансирования.
Развитие контроллинга как отрасли экономической науки обусловлено следующими причинами:
- интернационализации и дифференциации компаний;
- сменой технологий, задействованных в производственных сферах;
- усложнение системы управления предприятием; осложнение внешней среды;
- усложнение коммуникативных процессов для принятия управленческих решений, что повлекло за собой острую потребность в компетентных кадрах в сфере системотехники и организации.
Сегодня многие руководители зарубежных предприятий отмечают, что после создания отделов контроллинга на предприятии, к примеру, увеличились доходы фирмы, использование финансовых, человеческих и других видов ресурсов стало более правильным и удалось значительным образом сократить издержки.
Перед службой контроллинга в организации стоит очень серьезная задача – обеспечивать оперативный сбор и составление детального анализа информации по всем имеющимся затратам в целях управления предприятием. Директор предприятия, начальник финансовой службы и начальники производственных отделов должны своевременно и регулярно получать информацию, чтобы в случае возможных отклонений успеть принять правильные меры и скорректировать работу всего предприятия.
Концепции
На сегодняшний день в экономической литературе выделяют немецкую и американскую концепцию контроллинга. В целом данные концепции очень похожи друг на друга, однако основным их отличием является то, что первая более ориентирована на рассмотрение проблем внутреннего учета и анализа внутренней среды организации, а вторая – проблем внешней среды, с которой тесно взаимосвязана компания.
Стоит отметить, что немецкая концепция получила более широкое признание. Согласно данной концепции, центральной задачей является решение проблем внутреннего учета в плановой, контрольной и документальной форме.
Американская концепция также ставит на передний план решение вопросов, связанных с плановой, контрольной и документальной формой внутреннего учета, однако здесь центральное место отведено еще и решению задач оценки внешней среды и ее детального анализа.
Инструменты
Инструменты контроллинга – это некоторый набор действий, который позволяет выполнять определенные функции и задачи. Данный инструментарий можно классифицировать по таким критериям:
- период действия (стратегический или оперативный);
- область применения (зависит от поставленных задач).
Для того чтобы четко понять, какие основные инструменты используются в контроллинге и при каких обстоятельствах их лучше всего применять, следует рассмотреть нижеприведенную таблицу.
Анализ точки безубыточности ABC-анализ
Анализ слабых мест фирмы
Анализ инвестиционных проектов Анализ скидок
Анализ сбыта и структуры потребления
Оценка рентабельности запуска производства сырья для изготовления собственной продукции
Оценка кривой обучаемости
Оценка потенциала фирмы SWOT-анализ
Оценка качества обслуживания График Гантта
Расчет уровня запасов Планирование работы мощностей Ценообразование
Анализ барьеров входа
Анализ соответствия показателей (плановых и фактических)
К вопросу выбора инструментария в контроллинге необходимо подходить крайне осторожно. К примеру, организации, которая ведет свою деятельность в условиях рынка олигополии или монополии, абсолютно нет смысла использовать анализ конкурентов.
Вышеперечисленные инструменты в контроллинге финансов позволяют значительно упростить процедуру экономического развития и составления плановой и отчетной документации.
Стратегический и оперативный контроллинг
Существует два вида контроллинга, которые отличаются периодом своего действия, а также задачами и способами их решения.
Стратегический контроллинг направлен на выполнение долгосрочных программ, стратегий. Его цель – формирование четкой системы планирования, которая позволит надежно управлять компанией, что приведет к увеличению прибыли.
А. Гэльвайтер (ученый-экономист) в своих трудах выделил восемь направлений, которые должен охватывать стратегический контроллинг, а именно:
- Определение полноты планов компании, а также их формальное и финансовое содержание.
- Контроль за нестабильными условиями внутри организации и во внешней среде, которые тесто связаны с реализацией стратегических планов фирмы.
- Контроль за принятием важных решений и их исполнением, исходя из аспекта сроков.
- Отслеживание выполнения планов, особенно на сложных или важных этапах его осуществления.
- Своевременное реагирование на неблагоприятные внешние и внутренние условия, которые могут причинить финансовый вред организации или дать побочный результат деятельности.
- Отслеживание стратегической ситуации фирмы на основе регулярных анализов.
- Проверка разграничения стратегических единиц предприятия.
- Контроль соблюдения определяющих принципов предприятия, которые были определены ранее.
Можно выделить такие задачи этого вида контроллинга:
- определение количественных и качественных целей;
- ответственность за планирование;
- проработка системы альтернативных стратегий;
- определение критических точек во внутренней и внешней среде для системы альтернативных стратегий;
- определение слабых мест организации и управление ими;
- формирование системы показателей;
- управление отклонением и их показателями;
- управление мотивацией в учреждении;
- управление экономическим потенциалом.
Оперативный контроллинг на предприятии отличается от стратегического тем, что он направлен на оказание помощи управляющим в достижении результатов краткосрочных целей. Стоит отметить, что его главная задача состоит в том, чтобы не допустить кризисного состояния в организации и отследить текущий процесс выполнения запланированных мероприятий.
Для того чтобы понять отличительные черты этих двух видов, следует рассмотреть нижеприведенную таблицу.
Признаки | Стратегический контроллинг | Оперативный контроллинг |
Ориентация | Внутренняя среда Внешняя среда | Рентабельность Экономическая эффективность |
Уровень управления | Стратегический (долгосрочный) | Тактический и оперативный |
Цели | Создание условий для выживания Проведение антикризисных мероприятий Поддержание успешного потенциала |
Обеспечение ликвидности и прибыльности |
Главные задачи | Определение количественных и качественных целей Ответственность за планирование Проработка системы альтернативных стратегий Определение критических точек во внутренней и внешней среде для системы альтернативных стратегий Определение слабых мест организации и управление ими Анализ экономической эффективности |
Методическая помощь при разработке бюджета Поиск слабых мест для осуществления тактического управления Определение совокупности подконтрольных показателей в соответствии с текущими целями Сравнение плановых и фактических показателей Определение влияния отклонений на исполнение текущих планов Мотивация |
Взаимосвязь оперативного и стратегического контроллинга
Данные два вида контроллинга являются неотъемлемыми частями друг друга. Самой главной задачей стратегического контроллинга является обеспечение длительного существования конкретного предприятия, а оперативного – текущее планирование и реализация определенных планов для получения прибыли.
Взаимосвязь этих двух видов можно представить в виде таких изречений:
- “делать правильное дело” – это стратегический контроллинг;
- “делать дело правильно” – это оперативный.
Таким образом, можно сделать вывод, что оперативный контроллинг является составной частью реализации стратегического.
Внедрение и организация работы службы
Если руководитель предприятия принял решение о внедрении системы контроллинга, то ему понадобится в первую очередь внести изменения в организационную структуру и создать службу (отдел), которая обязательно должна быть в прямом подчинении у генерального директора или главного руководителя. Служба контроллинга может включать в себя следующих специалистов:
- начальник службы;
- контроллер-куратор цехов (подразделений/участков/отделов);
- специалист по управленческому учету;
- специалист по информационным системам.
Если объемы производства или размер организации небольшой, то можно объединить функции данных направлений и исключить одну должность.
Для надлежащей организации работы при внедрении такой системы следует прописать каждому специалисту должностные инструкции, функционал которых будет определен исходя из потребностей предприятия.
Каждый руководитель, особенно тех предприятий, которые расположены на постсоветских территориях, должен помнить, что внедрение инновационных методов управления может вызвать у персонала критику, а в некоторых случаях и полное отторжение. Поэтому перед запуском работы службы контроллинга необходимо презентовать нововведения и донести до сведения всех сотрудников главные задачи, цели и основные функции, которые будет выполнять данное структурное подразделение.
Также стоит отметить, что внедрение такой службы должно быть поэтапным и включать в себя подготовительную стадию, на которой изучается состояние предприятия, затем само внедрение, и в заключение осуществляется этап автоматизации, если в этом есть необходимость.
Заключение
В целом контроллинг отображает в себе огромнейший спектр научных экономических и управленческих дисциплин — менеджмент, стратегическое планирование, кибернетика, экономическая теория и так далее. Благодаря этому профессиональный менеджер или команда из нескольких специалистов, на которых возложена функция контроллинга, способны решать производственно-экономические и кадровые вопросы, учитывая многоплановость и широкий спектр проблематики данной деятельности. Именно поэтому наличие налаженной системы контроллинга на предприятии позволяет решать, а зачастую и предвидеть проблемы, что, в свою очередь, приводит к своевременному реагированию и минимизации различных издержек и серьезных финансовых потерь.
Контроль является завершающим циклом основных управленческих функций менеджмента. Он представляет собой процедуру количественной и качественной оценки и учета результатов деятельности организации как объекта, последующее информирование по поводу отклонения действительных показателей от заданных либо их соответствия, а также анализ полученных сведений.
На основе данных, полученных в процессе контроля, формируется очередной этап планирования. Контроль успешно применяется для обеспечения исправной работы предприятия в долгосрочной перспективе и для решения оперативных задач.
Контроль в менеджменте, в соответствии с индивидуальными характеристиками, делится на следующие типы:
Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут.
- внутренний/внешний — по принадлежности субъекта к исследуемому бизнесу;
- выборочный/общий — согласно масштабам реализации;
- контрактный (договорной)/добровольный/уставной (законодательный) — по юридическим обязательствам;
- кадровый/финансовый/технологический/материальный/исполнительный/результативный — в соответствии с предметом контроля;
- оперативный/тактический/стратегический — согласно направленности действий;
- специальный/нерегулярный/регулярный/экстренный — в соответствии с повторяемостью;
- предварительный/текущий/заключительный — хронологически;
- организационный/групповой/персональный — согласно выбранному управленческому уровню;
- поэтапный/отслеживающий/результативный — по способу осуществления;
- скрытый, гласный — по характеру реализации.
Процедура контроля может осуществляться как лицами, имеющими прямое или косвенное отношение к объекту, так и посторонними (независимыми) специалистами. Во втором случае процесс носит характер проверки.
В качестве субъектов контроля могут выступать: поставленные цели и их качество; действия, направленные на выполнение задач; соответствие прогнозируемых и реальных процессов; исполнительность персонала; взаимодействие руководства и подчиненных и т. д.
Как и любая другая функция управления, контроль нуждается в оценке результативности (максимально точного достижения запланированных целей) и эффективности (минимальных затрат бюджета предприятия на осуществление процедуры).
Признаки эффективно организованной контрольной функции менеджмента:
- стратегическая направленность — внедрение и следование основным приоритетам организации;
- целеустремленность — направленность на итоговый сбор информации, выявление проблем и формирование стандартов для эффективного решения бизнес-задач;
- актуальность — постоянная оценка и анализ нужд предприятия на каждом конкретном этапе функционирования;
- доступность — соразмерность задач с потребностями и возможностями исполняющего их персонала, взаимосвязанного с органами контроля;
- адаптивность — гибкость и возможность приспосабливаться к внешним и внутренним изменениям;
- своевременность характеристик, оценок и расчетов;
- результативность — экономичность затрат на осуществление процедуры контроля;
- ответственность — осуществление контроля не только руководящим составом, но и каждым работником в отдельности.
Цели и задачи контроля
Контроль как этап управленческой деятельности преследует следующие цели:
- своевременное, всестороннее выявление недочетов, ошибок и нарушений в работе отдельных работников и целых подразделений;
- формирование способов и путей решения выявленных проблем и последующее инструктирование, обучение персонала;
- обобщение успешного опыта, структурирование его в систему и внедрение с целью совершенствования деятельности управленческого аппарата.
В соответствии с целями, которые необходимо достичь, контролирующее подразделение ставит перед собой следующие задачи:
- диагностика функционирования организации на всех уровнях;
- обратная связь с персоналом предприятия и его своевременное информирование о желательных результатах и путях их достижения, побуждение и мотивация;
- изучение, организация и внедрение новаторских идей и успешного передового опыта.
Функции контроля
Функции контроля направлены на своевременное предупреждение возникновения кризисных ситуаций в штатной работе организации, что достигается путем сбора, анализа, принятия и внедрения решений в действия каждого ее подразделения. Главными инструментами при этом являются: наблюдение, проверка, учет и анализ.
Основные функции контроля в управлении организацией следующие:
- проверочная — определение обоснованности (в том числе юридической) и целесообразности принятых решений, проверка их реализации с соблюдением технических, экологических, законодательных и прочих нормативов;
- информационная — выявление, сбор, генерация и обработка сведений, касающихся фактического состояния и функционирования организации в целом и каждого ее подразделения в частности;
- диагностическая — анализ и оценка реального положения дел внутри организации и на фоне конкурентов, выявление ключевых тенденций изменения состояния, возможных угроз и скрытых резервов;
- прогностическая — создание основы для предположений о потенциальном развитии организации и возможных отклонениях от исходных заданных показателей;
- коммуникативная — организация, совершенствование и поддержание обратной связи;
- ориентирующая — концентрация внимания управленческого аппарата на самых важных объектах;
- защитная — обеспечение сохранности наиболее важных для жизнедеятельности организации ресурсов;
- стимулирующая — поощрение либо наказание персонала согласно результатам проведенных мероприятий;
- корректирующая — на базе полученных результатов проверки преобразование состояния подразделений и поведения персонала до удовлетворяющего необходимым требованиям и характеристикам, либо обеспечение исправного функционирования в случае отклонения от начального курса без ущерба состоянию организации.
Основные этапы процедуры, список
Оперативный контроль в менеджменте представлен в трех формах, продиктованных последовательностью (этапом) исполнения.
Основные этапы управленческого контроля следующие:
- предварительный — проверяющий объем и качество ресурсной базы, поступающей в организацию, прежде чем она станет частью системы производства;
- текущий — предпринимаемый в ходе переработки ресурсов, принятых на предварительном этапе, в продукцию предприятия;
- заключительный — сконцентрированный на результате деятельности организации. Осуществляется по итогам завершенного производственного процесса.
Первые два этапа эффективны в значительной степени, так как способны влиять на качество и верный курс производственного процесса. Важность заключительного этапа состоит в сборе информации, благодаря которой осуществляется планирование дальнейшей деятельности и формируется база поощрения сотрудников.
Классические этапы контроля
Процедура контроля осуществляется поэтапно, с соблюдением очередности ступеней реализации. Основные этапы процесса контроля:
- 1-й этап — стандартизация, выработка эталона. На данном этапе осуществляется установка норм, требований, оптимальных показателей, с которыми будут сравниваться реальные результаты, достигнутые каждым подразделением в частности и организацией в целом;
- 2-й этап — подготовка к реализации и конкретизация предмета контроля, сбор сведений, сортировка. Кроме того, в этот период возможно формирование временной группы подготовленных сотрудников, которые выполняют дифференцированные задачи. После ознакомления с материалом уточняются нормативы, и формируется план действий;
- 3-й этап — измерение реальных результатов. Данная ступень крайне трудоемкая и часто вызывает затруднения. Она требует использования как качественных, так и количественных методов оценки, потому что некоторые виды деятельности невозможно подвергнуть фактическому изменению. Необходимо не только максимально точно подобрать единицы измерения, их частоту и скорость, но и определиться с масштабами контроля;
- 4-й этап — сравнение полученных фактических результатов с установленными ранее стандартами с целью выявления отклонений. В итоге отмечается превышение, снижение или соответствие принятым в начале нормам. На данном этапе важным является определение допустимых отклонений, оказание помощи в устранении недостатков, формирование предложений для подготовки заключения;
- 5-й этап — заключительный — подведение итогов, оценка и коррекция.
Затраты на осуществление контроля ни в коем случае не должны превышать его выгоду для предприятия, так как в этом случае незначительные отклонения перерастут в глобальные проблемы еще до обнаружения их контролирующими органами.
Не следует забывать об основной цели проведения процедуры контроля — увеличение эффективности работы, рентабельности и прибыли предприятия.
Заключительный этап в контроле, чем так важен
Заключительная стадия в процессе контроля основана на сведениях, полученных на предыдущих этапах. Она включает систематизированное подведение итогов, их оценку и формулирование корректирующих мероприятий. Причем после определения результатов возможна следующая схема развития:
- в случае соответствия стандартам или допустимом отклонении от них — поддержание ранее принятого направления и формы деятельности предприятия;
- в случае существенных отклонений от норм:
- исправление фактических результатов, реализация корректирующего планирования;
- изменение слишком заниженных либо завышенных стандартов.
Основная цель заключительного этапа контроля — предотвращение ошибочных действий и решений в будущей работе предприятия. Его эффективность напрямую зависит от достоверности собранных и проанализированных сведений. По итогам процедуры контроля возможна не только корректировка внутренних механизмов фирмы, но и пересмотр контрактов и соглашений с партнерами в случае несоответствия изменениям.
При реализации контроля как одного из важнейших инструментов менеджмента следует принимать во внимание человеческий фактор, то есть учитывать возможность негативного влияния процедуры на персонал. Необходимо разъяснить необходимость ее проведения, а также мотивировать сотрудников предприятия на содействие и предоставление максимально точных и правдивых сведений.
Читайте также:
- Николай дроздов биография кратко
- Хронология крымской войны кратко
- Османская империя во второй половине 19 века кратко
- Статья 282 ук рф кратко
- Миндалина и эмоциональная память кратко