Каким бы разумными и прокаченными в планировании людьми мы бы себя ни считали, любой мозг попадает в ловушки — когнитивные искажения. Одно из таких вредоносных искажений — ошибка планирования.
Что такое ошибка планирования и как она работает
Вычислили и дали имя ей психологи-исследователи Канеман и Тверски еще в 1979 году. Суть ошибки планирования в том, что люди склонны преуменьшать количество времени, которое необходимо для решения задачи.
Неточный прогноз по срокам запускает механизм откладывания. Зачем делать неделями то, с чем можно справиться за два дня? Мозг экономит силы и расставляет приоритеты, занимая тебя в это время другими задачами, ведь до дедлайна еще так далеко, а делать там вроде всего ничего.
При этом прошлый опыт никак не помогает. Даже если месяц назад похожая задача отняла у тебя в три раза больше времени, теперь-то кажется, что всё будет по-другому.
Вспоминая то, как ты выполнял дела в прошлом, ты упускаешь из вида наиболее сложные участки этого пути, концентрируясь на итоге. К дедлайну ты все-таки успел, а значит, прошлый подход вполне себе работает. Тебе почему-то кажется, что в этот-то раз ты сделаешь все быстрее и никакие препятствия не помешают.
В итоге ошибка планирования приводит к просроченным дедлайнам и нехватке времени — приходится наспех заканчивать работу в последнюю ночь или несколько раз переносить сроки. Как видишь, не везде «позитивная» оценка себя оказывается полезной.
Человек думает, что с каждым законченным проектом приобретает какой-то опыт, который позволит ему действовать быстрее в следующий раз. Частично это действительно так, руку ты и правда набиваешь, но вот на скорости это сказывается не так драматично, как может показаться в воображении.
Хорошо это или плохо, но мы всегда оцениваем будущего себя чуть лучше, чем прошлого или настоящего. «Я из будущего» — это настоящий «сын маминой подруги», которому не нужны сроки с запасом и прочие подстраховки, ведь он щелкает задачи одной левой и не глядя.
Как бороться с ошибкой планирования
Реалистичная оценка скорости своей работы — настоящая супер-способность, которая доступна немногим. А вот в ловушку планирования попадают почти все. Может показаться, что это особенность только неорганизованных людей с «творческим беспорядком» в голове и жизни, но на деле ей подвержены даже очень ответственные специалисты.
Можно винить в этом прокрастинацию или собственную лень, а можно попробовать обойти ловушку планирования с помощью наших советов.
1. Делить проект на маленькие отрезки и оценивать именно их,
а не всю картину целиком. Разделив задачу на этапы, ты на самом деле понимаешь, что она не может уместиться в нереалистично короткий срок из-за своей многосоставности.
Набросаем в планировщике список задач, которые нужно закрыть автору, чтобы закончить эту статью:
2. Найти способ измерить результат
После разбивки задачи на этапы все еще может быть искушение нереалистично оценить сроки на каждый этап. Например, представляя, что его можно уложить в час.
В таком случае попытайся измерить готовый результат и поделить его на то время которое ты прогнозируешь.
Если кажется, что статью можно написать за день, то оцени, сколько примерно страниц в ней должно быть, а потом прикинь, сколько ты способен выдать за час/сутки. Такой способ помогает вычислить неверные прогнозы на ранних стадиях.
3. Вести учет затрат времени
Отличный способ трезво оценивать свою работоспособность в будущем — включать таймер во время выполнения текущих типичных задач. Узнай, сколько обычно отрезков времени по 20-30 минут уходит на черновик, на сбор информации, на вычитку.
Измерив и записав результат несколько раз, ты в будущем уже будешь прикидывать эти цифры и без дополнительных замеров. Главное — не думать, что в этот раз каким-то магическим образом получится сделать все быстрее. Опирайся на прошлые данные и верь только цифрам, а не собственным ощущениям.
4. Добавлять искусственно по 20−30% времени к сроку
Это может вызвать у тебя почти физическое сопротивление — «зачем мне увеличивать срок, если я точно уверен, что сделаю все именно за столько»?
Но с таким подходом проигравших нет: не уложишься в заранее спланированные рамки — получишь запас времени. А если уложишься — то приятно удивишь руководство или просто сможешь отдохнуть в оставшийся до дедлайна отрезок.
Пользоваться этим приемом стоит не только для самостоятельной оценки сроков, но и если у тебя уже есть четкий дедлайн и нужно распределить время, чтобы в него уложиться. Если кажется, что получится выполнить задачу за три дня, добавляй для страховки еще один день и начинай заранее.
5. Попросить других оценить задачу
Если ты уже совсем не доверяешь себе и слишком много раз становился жертвой ошибки планирования, то пора просить об оценке коллег. Со стороны в данном случае действительно виднее. Только не проси об оценке руководителя — он явно захочет получить результат побыстрее 
6. Посмотреть на задачу с трех позиций
Оценить задачу объективнее поможет взгляд на нее со стороны реалиста, оптимиста и пессимиста.
- Сначала используй позитивный подход (в нем обычно и кроется ошибка планирования): прикинь, сколько времени уйдет на задачу в лучшем случае. К примеру, позитивная персона подсказывает, что уйдет всего два дня.
- Теперь обращаемся к пессимисту — сколько придется работать, если все пойдет не так и максимально затянется? Предположим, что 10 дней.
- Дальше смотрим на все реалистично, с упором на данные и цифры. План — примерно 5 дней.
Сложи эти три показателя и возьми за основу среднее: если округлить, то получим 6 дней. С таким сроком уже можно работать.
Саморазвитие
10 ошибок планирования
17 октября 2022
21 149 просмотров
Брайан Моран и Майкл Леннингтон в своей книге «12 недель в году» рассказывают о 10 ошибках, которые чаще всего совершают при составлении плана.
Ошибка 1. Ваш план не соответствует долгосрочным целям
Очень важно, чтобы ваши 12-недельные цели соответствовали долгосрочной картине будущего. Когда вы ставите цели, убедитесь, что они связаны с вашим видением и приближают вас к долгосрочным целям.
Ошибка 2. Вы не сосредоточены на выполнении плана
Концентрация на достижении целей очень важна. Если вы ставите много целей сразу, то есть вероятность, что вы не сможете правильно расставить приоритеты и выбрать необходимые действия. «Всё» не может быть приоритетным. Вы должны научиться отказываться от многих дел в пользу немногих — но самых важных.
Ошибка 3. Вы непоследовательны в выборе действий
Часто для достижения одной цели люди выбирают 8, 10 или более действий (тактических шагов). Вы правда думаете, что это необходимо?
Ошибка 4. Вы всё усложняете
Если вы хотите успешно завершить свой 12-недельный год, не усложняйте очевидное. Выберите только самые важные направления и разумно минимальный набор действий, которые приведут к достижению ваших целей.
Ошибка 5. Вашему плану не хватает целенаправленности
Ваш план должен охватывать самые важные цели и средства их достижения, иначе он не будет эффективным. Часто люди строят планы на основе подсказок со стороны. Убедитесь, что вы сосредоточены только на главном — том, что важнее всего для вас.
Ошибка 6. Вы не составляете план каждую неделю
Энергичное начало недели позволяет сохранить бодрость и эффективно работать в течение всей недели. Но говорят, понедельник — день тяжелый. Часто приходится заниматься всем понемногу, отвлекаться на электронную почту, звонки и разные непредвиденные дела.
Ошибка 7. Вы включаете в свой план абсолютно всё
Еженедельный план не должен отражать всю вашу работу. Нужно записывать только стратегически важные действия из 12-недельного плана. Если вы хотите составить дополнительный список дел или перечень звонков — запишите их на отдельном листе. В плане же указывается только главное — его нельзя «разбавлять» отвлекающими занятиями.
Ошибка 8. Вам кажется, что все недели проходят одинаково
Еще одно распространенное заблуждение. Многие думают, что одна неделя похожа на другую, поэтому постоянно копируют свои планы. Возможно, некоторые недели и похожи друг на друга, но не бывает так, чтобы в течение всех 12 недель вы выполняли одинаковые задачи. Даже если вы исключение, то все равно потратьте 5–10 минут в неделю на написание плана — это окупится, поверьте!
Ошибка 9. Вы не используете свой план ежедневно
Подготовив план на неделю, необходимо в него заглядывать каждый день, чтобы выполнять все действия, способствующие продвижению к цели. Сверяйтесь с планом по утрам, пару раз в течение рабочего дня и не забывайте проверить его вечером до ухода с работы.
У нас есть обычный распорядок дня и рабочие процессы, к которым мы привыкли. Правильная организация рабочего процесса ведет к успеху. Чем быстрее вы установите для себя правила, по которым будете работать каждый день, тем лучше. А еще лучше — подумать об этом прямо сейчас.
По материалам книги Брайана Морана и Майкла Леннингтона.
Обложка поста: unsplash.com.
Что такое ошибка планирования и как правильно оценивать сроки
Шесть действующих способов, которые применимы и на работе, и в обычной жизни.
Джессика Грин
Маркетолог, автор статей о бизнесе и маркетинге.
Что такое ошибка планирования
За последние три года я покрасила пять комнат у себя дома. Начала со спальни и планировала, что управлюсь с ней за неделю. Однако последний штрих сделала только через месяц.
Думаете, приступив ко второй комнате, я предусмотрела на её покраску месяц? А вот и нет. Я была уверена: раз уже набила руку, значит, точно закончу к выходным, максимум — к следующим. Но у меня снова ушёл месяц. Как и на каждую из всех остальных комнат. Кроме кухни — на неё понадобилось ещё больше времени.
Каждый раз, готовясь к покраске очередной комнаты, я ждала, что через неделю-две всё будет готово. Опыт говорил, что мне ни за что не управиться меньше, чем за месяц. Однако отказаться от уверенности в том, что уж в этот раз дело точно пойдёт быстрее, было сложно.
У этой излишней самонадеянности, из-за которой мы недооцениваем необходимое нам для решения задач время, есть название: ошибка планирования. Это понятие в конце 70-х годов ввели психологи Даниэл Канеман и Амос Тверски.
Учёные объяснили, что при планировании люди часто игнорируют свой прежний опыт. В моём случае это был тот факт, что на покраску комнаты мне каждый раз требовался целый месяц. Обычно мы фокусируемся только на предстоящей задаче: это помещение маленькое, значит, и красить его придётся недолго.
Даниэл Канеман подробно рассказывает об этом в книге «Думай медленно… Решай быстро». Он утверждает, что ошибки в планировании обычно связаны с двумя вещами:
- Мы не учитываем, сколько времени нам потребовалось для выполнения аналогичных задач в прошлом.
- Мы предполагаем, что не столкнёмся со сложностями, которые станут причиной задержек.
К чему приводит неверная оценка времени
Согласно данным Института управления проектами, всего чуть больше половины всех проектов завершаются в запланированные сроки.
Но одно дело — недооценить количество времени, которое нужно для покраски комнаты (это просто доставит вам немного неудобств). И совсем другое — совершать ту же ошибку в оценке рабочих задач и проектов. Здесь последствия могут быть гораздо более серьёзными.
В лучшем случае это приведёт к тому, что вам или вашей команде придётся работать сверхурочно. В худшем — к недостатку бюджета, маленькой прибыли, недовольству начальства и клиентов.
Как оценивать задачи правильно
Нужно перестать планировать, доверяя одной интуиции. Лучше использовать специальные техники.
1. Опирайтесь на предыдущий опыт
Психологи Канеман и Тверски рекомендуют: перед началом работы нужно не просто оценить, что предстоит сделать, а ещё и прикинуть, сколько обычно тратится времени на подобные задачи.
Например, вам нужно создать новую функцию для мобильного приложения — узнайте, сколько времени потратила ваша команда на аналогичную задачу. Хотите написать в блог пост длиной 4 000 слов — найдите данные о том, сколько часов или дней вам понадобилось в прошлый раз.
Если вы работаете в одиночку, самый простой способ собрать подобную информацию — использовать приложение для отслеживания времени. Применяйте его с разными типами задач, а позже используйте уже готовые отчёты.
Для деятельности в команде пригодится программное обеспечение для управления проектами. Большинство из них использует несколько способов сбора данных, например учёт фактического времени работы и построение диаграммы Ганта.
2. Попросите другого оценить вашу задачу
В 1994 году в журнале Американской психологической ассоциации «Личность и социальная психология» опубликовали результаты пяти исследований, проведённых Роджером Бюлером, Дейлом Гриффином и Майклом Россом.
Они подтвердили, что люди часто совершают ошибку планирования, описанную Канеманом и Тверски. Но обнаружилось ещё кое-что: мы часто неверно оцениваем затраты на собственные задачи, но при этом неплохо можем предсказать, сколько времени понадобится кому-то другому.
Учёные попросили участников исследования предположить, сколько времени потребуется на выполнение определённой задачи другому человеку. При ответе те гораздо чаще ссылались на имеющийся опыт. И даже когда его не было, их оценки были намного более рациональны, чем выводы тех, кто должен был выполнять задание.
Это происходит потому, что мы обычно с большим оптимизмом относимся к своим способностям. И гораздо более объективны, когда речь идёт о ком-то другом. Поэтому вместо того, чтобы пытаться оценивать задачи самостоятельно, попросите друга или коллегу сделать это за вас.
3. Составьте временной диапазон и учтите возможность задержек
Дональд Рамсфелд
Американский политик.
Есть известные известные — вещи, о которых мы знаем, что знаем их. Есть также известные неизвестные — вещи, о которых мы знаем, что их не знаем. Но ещё есть неизвестные неизвестные — это вещи, о которых мы не знаем, что не знаем их.
На эту цитату часто ссылаются в управлении проектами. Чтобы учесть неизвестные неизвестные, о которых говорит Рамсфелд, руководители используют так называемый конус неопределённости. Он предназначен для изображения диапазона времени, которого может потребовать задача.
Когда вы только начинаете работу над проектом, вы ещё мало о нём знаете. Поэтому фактическое время, необходимое для его завершения, может сильно разниться с прогнозом. Вы думаете, что работа займёт два дня, а реально может потребоваться восемь. Или всего несколько часов.
Но по ходу процесса этот диапазон сокращается. Однако точно сказать, сколько времени вам нужно, вы сможете только в конце — когда проект завершите.
И всё же конус неопределённости позволяет дать более точную оценку. Если вы мало знаете о предстоящем проекте, разделите предположительное время работы на четыре, чтобы найти нижний предел диапазона, и умножьте на столько же, чтобы определить верхний предел. В итоге получится, например, от 1 до 16 дней.
Если такой большой диапазон вам не подходит, используйте для учёта только верхний предел — тогда, предположительно, работа займёт 16 дней. Это не самое точное число, но, скорее всего, оно ближе к реальности, чем ваш первоначальный прогноз.
4. Оцените задачу по трём пунктам
Этот метод поможет быть объективнее. Для каждой задачи нужно дать оценку:
- лучшего сценария;
- худшего сценария;
- наиболее вероятного сценария.
Первое число наверняка совпадёт с вашим первоначальным прогнозом. Оценка самого вероятного сценария может быть основана на опытных данных, которые у вас есть. А при оценке худшего нужно учитывать, сколько времени потребуется, если всё пойдёт не так.
Получив три числа, рассчитайте среднее значение. Например, если лучший сценарий развития событий — три дня, вероятный — пять дней, а худший — девять, просто сложите: 3 + 5 + 9 = 17. Затем разделите это число на три. Получается в среднем 5,67 дня — это и есть ваш прогноз необходимого времени.
5. Рассчитайте коэффициент погрешности
Стив Павлина, автор книги «Курс по личному развитию для умных людей», рекомендует посчитать коэффициент того, насколько вы ошибаетесь в планировании. В дальнейшем это число можно будет применять для всех ваших задач.
Дайте оценку времени для нескольких дел, которые вам необходимо выполнить в ближайшем будущем. Запишите ваши предположения. После окончания работы отметьте, сколько вы потратили в итоге.
Сложите всё запланированное время между собой. То же самое сделайте с фактическим. Теперь всё фактическое время разделите на первоначальную оценку — у вас получится нужное соотношение.
Например, вы подсчитали, что для выполнения нескольких задач потребуется 12 часов. А в итоге потратили 15. Коэффициент погрешности: 15/12 = 1,25. Это означает, что выполнение задач заняло у вас на 25% больше времени, чем вы планировали.
Теперь всегда умножайте свои первоначальные оценки на получившийся коэффициент погрешности — и они будут точнее.
6. Проводите оценку в самое непродуктивное время суток
Американский аналитик и автор деловой литературы Дэниел Пинк в своей книге «Таймхакинг. Как наука помогает нам делать всё вовремя» погрузился в исследования, касающиеся наших хронотипов — внутренних часов.
Он изучил, как они влияют на наше самочувствие в течение дня. И выяснил, что хронотипы не только контролируют нашу физическую и умственную активность, а ещё и определяют, в какое время суток мы наиболее креативны и когда склонны к позитивным и негативным мыслям.
Пинк ссылается на исследование Скотта Голдера и Майкла Мэйси, которые анализировали настроение людей по сообщениям в Twitter. Они обнаружили, что посты пользователей обычно малопозитивны именно в периоды спада продуктивности.
У большинства людей этот спад наступает в середине дня, сразу после обеда. По Голдеру и Мэйси маловероятно, что в это время у вас будет хорошее настроение. Именно это может помочь вам избежать излишней уверенности и оптимизма и в итоге — планировать эффективнее.
Таким образом, суть последнего метода — оценивать задачи, находясь на спаде продуктивности. Это примерно через шесть часов после пробуждения. Но можно и просто подождать, когда придёт чувство рассредоточенности и усталости.
По итогу работы проверьте, приблизились ли вы к реальности, планируя своё время этим способом.
Само понимание ошибки планирования поможет вам правильно оценивать задачи. Возможно, у вас не получится контролировать свою склонность завышать собственные способности. Но если осознаете, как влияет излишний оптимизм, и постараетесь это влияние снизить, то станете намного лучше управлять своим временем.
Читайте также 🧐
- Как планировать дела по методу ALPEN и всё успевать
- Как правило 1–3–5 помогает грамотно планировать жизнь
- Правило трёх часов: как распланировать рабочий день, чтобы успеть больше
- Как и зачем планировать дела по системе автофокуса, которая предлагает довериться интуиции
Привет! Меня зовут Марина, я копирайтер. Давайте сразу объясню, почему моя статья выходит в блоге SingularityApp, а не в моем собственном. Этот материал и несколько следующих статей — результат моих поисков удобного решения для планирования. Я изучала разные подходы и приложения, в том числе и Сингулярити. Я несколько раз общалась с техподдержкой, затем познакомилась с разработчиками, рассказала о своих поисках идеального решения и ребята предложили мне написать несколько материалов для блога.
Я много пишу для своих заказчиков, у меня в работе всегда несколько проектов с разными дедлайнами, параллельно я стараюсь получать новые знания и обязательно чему-то учусь. А еще семья, друзья, встречи, домашние заботы…
Я, как и многие, часто сталкиваюсь с проблемами в планировании.
Например, частенько ошибаюсь со сроками. Кажется, задачу можно решить за час-полтора, но по факту оказывается, что на нее уходит часа четыре. Это приводит к срыву дедлайнов, ощущениям непродуктивной работы и фрустрации. Я решила разобраться, в чем проблема и почему мы переоцениваем скорость своей работы.
Что такое ошибка планирования и как она работает
Оказывается, ещё в 1979 году психологи-исследователи Канеман и Тверски вычислили ошибку планирования. Суть ее в том, что люди склонны преуменьшать количество времени, которое необходимо для решения задачи.
Неточный прогноз по срокам запускает механизм откладывания. Зачем делать неделями то, с чем можно справиться за два дня? Мозг экономит силы и расставляет приоритеты, занимая тебя в это время другими задачами, ведь до дедлайна еще так далеко, а делать там вроде всего ничего.
При этом прошлый опыт никак не помогает. Даже если месяц назад похожая задача отняла у тебя в три раза больше времени, теперь-то кажется, что всё будет по-другому.
Вспоминая, как ты выполнял дела в прошлом, ты упускаешь из вида наиболее сложные участки этого пути, концентрируясь на результате. К дедлайну ты все-таки успел, а значит, прошлый подход вполне себе работает. Тебе почему-то кажется, что в этот-то раз ты сделаешь все быстрее и никакие препятствия не помешают.
В итоге ошибка планирования приводит к просроченным дедлайнам и нехватке времени — приходится наспех заканчивать работу в последнюю ночь или несколько раз переносить сроки. Как видишь, не везде «позитивная» оценка себя оказывается полезной.
Зачастую по завершению проекта я получаю новый опыт, который позволит мне действовать быстрее в следующий раз. Частично это действительно так, ведь я набиваю руку. Но на скорости это сказывается не так драматично, как мне может показаться.
Наверное, мы склонны оценивать себя будущего лучше, чем прошлого и настоящего, вне зависимости от того хорошо это или плохо. «Я из будущего» — это настоящий «сын маминой подруги», которому не нужны сроки с запасом и прочие подстраховки, ведь он щелкает задачи одной левой и не глядя.
Мне кажется, реалистичная оценка скорости своей работы — настоящая супер-способность. Редко можно встретить человека, которому она доступна. Я не исключение. А вот в ловушку планирования попадают почти все. Раньше я думала, что это особенность только неорганизованных людей с «творческим беспорядком» в голове и жизни, хотя на деле ей подвержены даже очень ответственные специалисты.
Очень хочется решить, что “так у всех”, и смириться с реальностью. Зачем париться? Только сравнить себя с другими и продолжить винить прокрастинацию и собственную лень — слишком простой выход. Лучшее, что я могу сделать — попробовать обойти ловушку планирования и помочь вам своим опытом.
Как бороться с ошибкой планирования
Изучая ошибку планированию и советы тех, кто с ней уже сталкивался, я сформулировала несколько шагов для борьбы с ней. И попробовала реализовать их с использованием нескольких приложений для планирования задач. Вот мои шаги:
1. Необходимо делить проект на маленькие отрезки и оценивать именно их, а не всю картину целиком. По умному это называется декомпозицией. Разделив задачу на этапы, начинаешь понимать, что она не может уместиться в нереалистично короткий срок из-за своей многосоставности.
Для примера я набросала в планировщике Singularity мой список задач для того, чтобы закончить эту статью:
Такой внушительный чек-лист лично у меня напрочь отбивает желание думать, что получится сделать это все за день или в последнюю ночь.
2. Оптимизировать будущий процесс выполнения задач. Подробно расписывать задачи удобно в отдельных карточках, например, как в Trello (пока он еще работает в России). К ним можно прикреплять файлы, расписать подзадачи в виде чек-листа, пометить приоритет и тд. Это позволяет хранить всю необходимую информацию для выполнения задачи в одном месте и не тратить время на поиски.
Добавить или обновить информацию в карточке Trello очень просто
3. Найти способ измерить результат. После того, как мы разбили задачу на отрезки, все еще может оставаться искушение не реалистично оценить длительность каждого этапа. Например, может казаться, что подзадачу можно закончить за полчаса или час, ведь она кажется совсем небольшой.
Мне помогло измерение готового результата и деление его на то время, которое я прогнозирую.
Допустим, мне кажется, что статью я смогу написать за день. Чтобы проверить оценку, мне надо посчитать, сколько примерно страниц в ней должно быть, а потом прикинуть, какой объем текста я способна выдать за час/сутки. Такой способ помогает выявить неверные прогнозы на ранних стадиях.
4. Вести учет затрат времени. Отличный способ трезво оценивать свою работоспособность в будущем — включать таймер во время выполнения текущих типичных задач. Здесь можно использовать как обычный таймер на телефоне, так и специальное приложение с дополнительными функциями. Мне понравился встроенный таймер Сингулярити. Мало того, что он уже внутри приложения, так в нем еще и реализована специальная техника управления временем — «метод Помодоро». Подобные таймеры бывают и в виде отдельных сервисов, как, например, этот. Кухонный таймер-помидорка тоже отлично подходит.
Включай таймер прямо внутри планировщика, чтобы измерить задачу «в помидорах»
После того, как я измерила и записала результат несколько раз, мне стало проще прикидывать эти цифры и без дополнительных замеров. Главное — не думать, что в этот раз каким-то магическим образом получится сделать все быстрее. Опора на прошлые данные и вера только цифрам, а не собственным ощущениям — залог рационально спланированного времени.
5. Добавлять искусственно по 20-30% времени к сроку. У многих это может вызвать почти физическое сопротивление — «зачем мне увеличивать срок, если я точно уверен, что сделаю все именно за столько»? С таким подходом проигравших нет: не уложусь в заранее спланированные рамки — получу запас времени. А если уложусь — то приятно удивлю руководство или просто отдохну в оставшийся до дедлайна отрезок.
Пользоваться этим приемом стоит не только для самостоятельной оценки сроков, но и если уже есть четкий дедлайн и нужно распределить время, чтобы в него уложиться. Если кажется, что получится выполнить задачу за три дня, добавляй для страховки еще один день и начинай заранее.
6. Попросить других оценить задачу. Порой я совсем не доверяю себе, потому что слишком много раз становилась жертвой ошибки планирования. В связи с этим, иногда начала просить об оценке коллег. Проще всего это сделать, добавив участников к рабочему пространству. Тогда они смогут отрегулировать время задачи и оценить процесс моей работы, наблюдая за этапами выполнения задачи. Со стороны в данном случае действительно виднее. Только, как оказалось, не стоит просить об оценке руководителя — он явно захочет получить результат побыстрее.
В планировщике ToDoIst можно подключить прямое обсуждение своих задач и планирования, чтобы не переходить в 10 рабочих чатов для утверждения сроков.
7. Посмотреть на задачу с трех позиций. Часто я, да и наверняка многие из вас, смотрят на задачу под одним углом, но объективнее оценить ее поможет взгляд с нескольких сторон – реалиста, оптимиста и пессимиста.
— Сначала я всегда использовала позитивный подход, но именно в нем обычно и кроется ошибка планирования. Предположим, мне нужно оценить, сколько времени уйдет на задачу в лучшем случае. К примеру, мой внутренний оптимист подсказывает, что уйдет всего два дня.
— Потом я обращаюсь к пессимисту — сколько придется работать, если все пойдет не так и максимально затянется? Предположим, 10 дней.
— Дальше смотрю на все реалистично, с упором на данные и цифры. План — примерно 5 дней.
Складываем эти три показателя и берем за основу среднее: если округлить, то получим 6 дней. С таким сроком уже можно работать.
Подводя итог, я могу лишь сказать, что взломать свою систему планирования и научиться грамотно расставлять задачи по времени не так уж и сложно, как может показаться. Для этого просто нужно понимать, какие шаги стоит предпринять и что может упростить их выполнение (сторонняя оценка, использование специального приложения и т.д.).
Так получилось, что на момент моего эксперимента в мире все было спокойно, и я была уверена, что предлагаю читателям разные варианты приложений для планирования времени. Но, возможно, что часть упомянутых сервисов может перестать работать на территории России, например, Trello и ToDoIst.
Ошибка планирования – когнитивное искажение, которому подвержен практически каждый. Суть его заключается в излишнем оптимизме при оценке времени, требуемого для выполнения задачи. Вспомните, как часто с вами случалось, что вы планировали выполнить задачу за час, но уходило полтора? Как часто какое-то дело занимало больше времени, чем вы рассчитывали, и вам приходилось спешно менять график? В статье вы поближе познакомитесь с этим когнитивным искажением и узнаете, как с ним бороться.
Эксперименты, в которых вы можете узнать себя
Ошибка планирования в отношении личных задач. В ходе исследований у 37 студентов спросили, сколько времени им потребуется, чтобы завершить работу над дипломной работой. Средняя оценка требуемого времени составила 33,9 дня. По факту на работу ушло в среднем 55,5 дня. Правильную оценку смогли дать только 30% студентов.
Ещё одно показательное исследование было проведено в 1997 году в Канаде. Налогоплательщиков попросили спрогнозировать время, когда они отправят свои налоговые декларации. В среднем они сделали это на неделю позже, чем предполагали. Важно то, что они помнили, когда отправили налоговые декларации в прошлом году, но были уверены, что в этот раз справятся быстрее. Отсюда следует вывод, что даже учёт прошлого опыта далеко не всегда помогает избежать ошибки планирования.
Ошибка планирования в отношении коллективных задач. Этому когнитивному искажению подвержены не только единичные индивиды, но и сразу группы людей, коллективы. Это было доказано исследованиями, смысл которых аналогичен индивидуальным экспериментам.
Объяснения ошибки планирования
Учёные выдвигают ряд возможных объяснений этого когнитивного искажения, рассмотрим некоторые из них:
- Канеман и Тверски утверждают, что люди не используют прошлый опыт решения подобных задач в полной мере. Они сосредоточены на более оптимистичном сценарии.
- Также существует мнение, что люди хотят выдавать желаемое за действительное, то есть они считают, что задача будет выполнена быстро по той причине, что хотят, чтобы она была выполнена быстро.
- Ещё одно объяснение основано на казуальной атрибуции. Люди уверены, что в прошлом они справились с задачей медленно из-за влияния каких-то внешних факторов и, конечно же, в этот раз они справятся быстрее и лучше.
- Одна любопытная гипотеза гласит, что люди просто неправильно запоминают время, которое им требовалось на выполнение аналогичных задач в прошлом.
Расширенное определение ошибки планирования
Канеман и Ловалло предложили расширить смысл термина и включить в понятие ошибки планирования также и недооценку затрат и рисков.
Исходя из этого определения, ошибка планирования означает и то, что люди неправильно оценивают количество всех ресурсов, требуемых для выполнения задачи. К примеру, знаменитый Сиднейский Оперный театр был открыт на 10 лет позже и обошёлся не в 7 миллионов долларов, как планировалось, а в 102 миллиона, то есть в 14,5 раза дороже.
Способы борьбы с ошибкой планирования
Правильный анализ предыдущего опыта. Да, возможно, в прошлый раз вам что-то мешало и вы могли справиться с задачей быстрей. Но с чего вы взяли, что вам ничего не будет мешать на этот раз? Идеальных условий не бывает, примите это и учитывайте при планировании.
Также будет полезно при выполнении задач следить за временем. Вы должны знать, сколько времени у вас примерно уходит на то или иное дело.
Составляйте план реализации. План реализации – конкретный список того, как, когда и где нужно действовать. Такие планы помогают более реалистично смотреть на поставленную задачу и пути её решения.
Ещё это мобилизует волевые качества и становится дополнительным стимулом к действию.
Разделите на части. С ошибкой планирования связан любопытный эффект: время, которое отводится на выполнение задачи в целом, меньше, чем суммарное время, отводимое на выполнение каждой из частей этой задачи.
Разделите дело на составные элементы, а уже потом прогнозируйте необходимое время.
Планируйте правильно и достигайте намеченных целей. Желаю успехов!
Автор: Игорь Болтовнин
Понравилась статья? Присоединяйтесь к нашим сообществам в соцсетях или каналу в Telegram и не пропускайте выход новых полезных материалов:
TelegramВконтактеFacebook