Что считается ошибкой в трудовой книжке

Правовые основы

Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Важно исправить запись в трудовой книжке так, чтобы не допустить новых ошибок.

Форма книжки и Порядок их ведения и хранения утверждены приказом Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021. Это нормативный акт, который является основополагающим, и его текст необходимо держать под рукой каждому кадровику. В нем дана вся необходимая информация, как корректно заполнить и каким образом вносить изменения.

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего случаются следующие неточности:

• неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
• неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
• неточное название должности;
• пропуск букв, грамматические ошибки.

Поскольку даже один неверный символ иногда становится причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровикам следует относиться к неточностям предельно внимательно. Всегда следует сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, то ее необходимо корректно исправить.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделами II и III Порядка, утв. приказом Минтруда РФ № 320н, работодатель вправе внести исправления в:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• сведения об образовании;
• наименование профессии или специальности сотрудника;
• информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных данных в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» — никаких зачеркиваний (п. 12 Порядка, утв. приказом № 320н). Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе (п. 7 Порядка, утв. приказом № 320н).

В остальных случаях исправления вносятся путем признания определенной информации неточной и внесения правильной. Для этого в следующей после неточности графе необходимо указать порядковый номер, текущую дату и написать, какая информация не соответствует действительности и на какую ее надо заменить. В соседней колонке указать, на основании какого приказа или документа вносится исправление. Новые данные необходимо заверить подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

Образец исправления в трудовой книжке 2023 г.

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, вправе внести исправление в любой раздел книжки. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, вправе внести исправление в любой раздел книжки. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Какими документами следует подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации: справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в этом случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, то он вправе обратиться и к прежнему работодателю. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему обязаны исправить неточности.

Если у человека нет нового места работы, то после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Другая ситуация: экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи. В этом случае прежний работодатель следует такому алгоритму, как исправить, если запись в трудовой сделана неверно:

1. Пишет собственное наименование компании после сведений на новом рабочем месте работника.
2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Другая ситуация: экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи. В этом случае прежний работодатель следует такому алгоритму, как исправить, если запись в трудовой сделана неверно:

1. Пишет собственное наименование компании после сведений на новом рабочем месте работника.
2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Это означает, что для исправления в трудовой книжке ошибочной записи в дате не предусмотрен специальный способ. Запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, то исправить необходимо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительной. Затем указывает верные данные. Допускается и одной формулировкой исправлять несколько некорректных сведений.

Образец корректировки, если надо аннулировать две последние отметки:

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Это означает, что для исправления в трудовой книжке ошибочной записи в дате не предусмотрен специальный способ. Запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, то исправить необходимо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительной. Затем указывает верные данные. Допускается и одной формулировкой исправлять несколько некорректных сведений.

Образец корректировки, если надо аннулировать две последние отметки:

Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, то работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные сведения на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные или когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, заполнявшего документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка ФИО работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Поскольку только он точно знает, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, то работник вправе пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. И часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. Такие лишние сведения необходимо убрать. Здесь действуют общие правила, как аннулировать запись в трудовой книжке:

• ответственное лицо признает записи недействительными;
• расписывается;
• затем ставит печать (при ее наличии).

Рекомендуется, чтобы корректировка ФИО работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Поскольку только он точно знает, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, то работник вправе пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. И часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. Такие лишние сведения необходимо убрать. Здесь действуют общие правила, как аннулировать запись в трудовой книжке:

• ответственное лицо признает записи недействительными;
• расписывается;
• затем ставит печать (при ее наличии).

Аналогичным образом следует действовать, если есть неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовую книжку, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, есть возможность заменить дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной (п. 30 Порядка, утв. приказом № 320н).

В самом дубликате неточности исправляются по аналогичным правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, то, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, то это иногда дорого обходится работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», то работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Когда трудовую книжку признают недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК признают недействительной:

• при первичном заполнении были допущены ошибки;
• из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
• замазан или нечетко виден номер документа;
• внесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
• уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику есть возможность оформить дубликат. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Исправление в трудовой книжке — образец 2023 года, как это сделать правильно, должен быть настольным документом кадровика в любой организации. Знать, как внести исправление в трудовую книжку, важно не только в случае, когда ляп допущен самой фирмой, но и если кто-то из сотрудников обратился с просьбой исправить ошибку своего предыдущего работодателя.

Внесение исправлений в трудовую книжку: общие правила

Как установлено ТК РФ, фирма-работодатель должна не только внести в трудовую книжку специалиста информацию о его приеме в штат, но и поддерживать книжку в актуальном состоянии (ст. 66 ТК РФ). Это подразумевает также исправление ошибок в трудовых книжках — образец такого исправления представлен ниже.

Важно! С 01.09.2021 правила ведения трудовых книжек утверждены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее Правила). А трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

В трудовой книжке содержатся как личные сведения о ее владельце, которые приводятся на титульном листе, так и информация, касающаяся его профессионального пути и полученных награждений, которая вносится в 2 соответствующих раздела.

Подробнее о том, как корректно внести в книжку указанную информацию, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Законодатель определил 3 возможных способа исправления записей в трудовой книжке:

• зачеркнуть неправильные и указать сведения, соответствующие действительности;
• признать какую-то из ранее сделанных записей недействительной;
• просто добавить актуальную информацию, не изменяя и не удаляя того, что было внесено в книжку ранее.

В 2023 году указанный порядок изменений не претерпел, поэтому ответ на вопрос, как исправить ошибку в трудовой книжке, по-прежнему зависит от того, в каком именно разделе книжки была допущена неточность/ошибка.

Исправление ошибки на титульном листе трудовой книжки

На титульном листе кадровик компании может ошибиться при указании Ф. И. О. специалиста, его даты рождения, а также уровня образования.

П. 7 Правил предписывает в случае ошибки в личных данных специалиста:

• зачеркнуть недостоверные сведения одной чертой, после чего рядом (в той же графе титульного листа) указать актуальную информацию;
• при этом слева, на внутренней стороне обложки книжки прописать, на основании какого подтверждающего документа было внесено исправление;
• ответственному кадровику поставить свою подпись под указанной на обложке книжки ссылкой, а также подтвердить достоверность информации печатью фирмы.

Указанный выше порядок применяется как в случае, если изначально информация о специалисте была внесена неверно, а ошибку нашли только спустя годы, так и если, например, сотрудница сменила фамилию в связи с замужеством.

Образец внесения с 1 сентября 2021 г. записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно:

Если на титульном листе необходимо отразить актуальную информацию об уровне образования работника (к примеру, он был бакалавром, а стал магистром), зачеркивания также не нужны. Достаточно просто прописать сведения, соответствующие действительности на текущий момент (п. 8 Правил).

Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности смотрите в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе:

А как исправить запись в трудовой книжке, сделанную не на титульном листе, а в других разделах? Расскажем далее.

Как исправить ошибку или неверную запись в трудовой книжке

Если ошибка допущена в разделах, в которых фиксируется информация о местах работы специалиста и его наградах, зачеркивать ничего нельзя (п. 12 Правил).

Исправление в данном случае будет производиться посредством признания ранее сделанной записи недействительной (путем внесения в книжку новой отдельной записи соответствующего содержания) с последующим указанием актуальной информации.

Важно! Исправление может внести кадровик не только компании, где была допущена ошибка, но и фирмы, выявившей ее, если сотрудник теперь работает в ее штате. При этом обязательно наличие официального подтверждающего документа из организации, которая допустила такую ошибку.

Данный порядок исправления ошибок применяется в большинстве случаев: если было неправильно указано наименование компании, должность специалиста, департамент/отдел, в котором он трудился, и т. д. А также в случаях, если в книжку была внесена запись о переводе/увольнении, впоследствии признанном незаконным.

Подробнее о том, как признать запись недействительной, см. в статье «Запись в трудовой книжке считать недействительной — образец».

Исправление ошибочной записи в трудовой книжке: образец 2023

Основываясь на приведенных выше правилах, кадровики любой компании смогут без труда исправить допущенные ошибки как на титульном листе, так и в содержательной части трудовой.

Если вам нужен образец исправления ошибочных записей в трудовой книжке, воспользуйтесь подборкой документов от КонсультантПлюс. Посмотреть их можно, нажав на изображение ниже. Пробный доступ к К+ вы можете получить бесплатно.

Итоги

В 2023 году исправления в трудовой книжке по образцу необходимо производить, руководствуясь несколькими базовыми правилами:

• Во-первых, если неточность была допущена на титульном листе (при этом ошибка выявлена не сразу при оформлении книжки), неверные сведения надо зачеркнуть, а рядом написать правильные.
• Во-вторых, если ошибка кроется в записи о месте работы специалиста либо его наградах, такую запись нужно сначала признать недействительной (посредством новой записи в книжке), после чего внести актуальную информацию.

До конца 2019 года трудовая книжка является основным и единственным документом, который подтверждает стаж работника, необходимый для назначения страховой пенсии.

С 2020 года таким документом станут еще и сведения о трудовой деятельности.

Однако бумажные трудовые книжки мы будем продолжать вести:

• в 2020 году — на всех работников;

• с 2021 года — только на тех работников, которые до 01.01.2021 подадут об этом письменное заявление.

Поэтому нюансы ведения трудовых книжек остаются очень важными, и ошибки в этих документах недопустимы. А если они обнаруживаются, то их необходимо исправить: ошибки в трудовых книжках могут повлечь за собой не только жалобы в ГИТ или прокуратуру, но и судебные споры.

Чаще всего работники указывают в исковом заявлении проблемы при дальнейшем трудоустройстве, которые у них возникают вследствие некорректной формулировки причин увольнения и невозможности подтвердить свою работу на конкретной должности. Также им приходится доказывать свой трудовой стаж при оформлении пенсии, устанавливая свои права через суд.

В трудовых книжках обнаруживаются записи, которые не должны быть внесены, либо ошибки в заполнении вкладышей и самих трудовых книжек. Для работодателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, такая халатность может обернуться административной, дисциплинарной и материальной ответственностью.

Ошибки в заполнении трудовой книжки необходимо исправлять, руководствуясь Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016; далее — Инструкция № 69), и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 (в ред. от 25.03.2013; далее — Правила № 225).

КАК ОШИБАЮТСЯ ПРИ ПЕРВИЧНОМ ОФОРМЛЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Самыми распространенными и частыми ошибками при первичном оформлении трудовой книжки являются:

• неправильное внесение имени, фамилии, отчества;

• отсутствие данных на титульном листе об изменении фамилии, имени, отчества;

• неверные даты рождения;

• орфографические ошибки в фамилии, имени, отчестве;

• отсутствие подписи уполномоченного лица;

• отсутствие печати организации, которая оформила работнику трудовую книжку впервые;

• неуказание на титульном листе сведений об образовании владельца трудовой книжки. 

Если при первичном заполнении трудовой книжки специалист допустил ошибку в имени, фамилии или отчестве работника, то испорченный бланк необходимо списать, далее его необходимо уничтожить[1], а работнику завести новую трудовую книжку.

Как списать и уничтожить бланк трудовой книжки

Списать бланк трудовой книжки, как документ строгой отчетности, нужно с составлением соответствующего акта (пример 1), для чего приказом по основной деятельности необходимо создать специальную комиссию. Членами комиссии   могут быть любые работники организации в составе трех человек.

Организация может самостоятельно уничтожить бланки трудовых книжек (вкладышей в них), либо обратиться в специализированную организацию за определенное вознаграждение. В обоих случаях при ликвидационном процессе обязаны присутствовать работники, ответственные за списание бланков трудовых книжек (вкладышей в них).

Чтобы уничтожить испорченные трудовые книжки, обычно используют уничтожитель для бумаги — так называемый шредер. При его отсутствии можно воспользоваться другими вариантами, например, измельчить их ножницами вручную.

Ошибка на титульном листе трудовой книжки обнаружена позже

Если ошибка на титульном листе трудовой книжки обнаружена позже, то ошибочную запись необходимо зачеркнуть одной линией так, чтобы ее можно было прочесть, рядом написать правильно, а на внутренней стороне обложки сделать соответствующую запись об исправлении, заверенною подписью уполномоченного лица с расшифровкой, а также печатью организации (при ее наличии)[2].

Орфографические ошибки

Что касается орфографических ошибок, то при их наличии, по мнению суда[3], запись считается неправильной или неточной и также подлежит исправлению в соответствии с пунктом 27 Правил № 225.

СТОИТ ЛИ ВНОСИТЬ ЗАПИСИ О НЕПОЛНОМ ОБРАЗОВАНИИ

Полагаем, что записи о неполном или неоконченном образовании на титульный лист лучше не вносить, так как это будет лишняя запись, хотя п. 2.1 Инструкции № 69 предусматривает такую возможность. Лучше оставить строку «Образование» пустой и заполнить ее, когда работник завершит обучение и получит диплом.

Если запись о неполном или неоконченном образовании внесена при первичном оформлении, то впоследствии согласно п. 2.4 Инструкции № 69 через запятую необходимо внести правильные сведения. При этом предыдущая запись не зачеркивается (пример 2).